Talousjohtaja Valtteri Mikkola, palvelupäällikkö Irina Houg, rahoituspäällikkö Kim Moisiolinna ja kaupunginlakimies Petra Einiö 5.10.2022:

Taustaa

Turun kaupunki on luovuttanut Talouspalvelukeskuksen toiminnot 22.8.2014 päivätyllä sopimuksella Kunnan Taitoa Oy:lle (nyk. Sarastia Oy). Liikkeenluovutuksen tavoitteena on ollut toiminnallisten hyötyjen saavuttaminen sekä yhtenäisten prosessien ja järjestelmien kehittäminen.

Kunnan Taitoa Oy:n perustamisen yhteydessä kaupungin alkuperäisenä tavoitteena oli tuottavuuden ja taloudellisuuden saavuttaminen monistamalla SAP:n parhaita toimintakonsepteja seudullisesti ja valtakunnallisesti. Tarkoitus oli, että toiminnanohjausjärjestelmä ERP ratkaisu kattaa ensivaiheessa talous-, henkilöstö- ja materiaalihallinnon tarpeet. Myöhemmin ratkaisua pyritään kehittämään tukemaan kuntien johtamista tuottamalla toiminnan systemaattista suunnittelua varten tarkempaa tietoa kunnan palvelujen asiakkaista, resurssitarpeista ja kustannuksista.

Yhtenäistämällä toimintatapoja, tietojärjestelmiä ja ostopalvelusopimuksia Turun ja Taitoan arvioitiin saavuttavan merkittäviä välittömiä taloudellisia hyötyjä. Säästyvät menot oli tarkoitus kohdistaa kansallisten talouspalvelumallien ja niiden tuottamiseen tarvittavien tietojärjestelmien jatkokehittämiseen.

Liikkeenluovutuksen keskeiset toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet olivat:

- Toiminnallisten hyötyjen saavuttaminen

- Turun Talouspalvelukeskuksesta valtakunnallinen palvelukeskus

- Valtakunnallisten prosessien ja järjestelmien yhdenmukaistaminen

- Turun kaupungin talouspalvelujen kustannustaso pysyy taloussuunnitelmakaudella 2015–2018 vuoden 2014 suoritevolyymiin nähden nykyisellä tasolla.

1.4.2019 KuntaPro Oy sulautui Kunnan Taitoaan ja yhtiön nimeksi vaihtui Sarastia Oy. Sarastia Oy on fuusion jälkeen pyrkinyt yhtenäistämään toimintojaan, jonka seurauksena kehitys on keskittynyt vahvasti Kunta 365-palvelun ympärille. Fuusion ja sen seurauksena tehtyjen henkilöstövaihdosten jälkeen Sarastia Oy ei ole pystynyt tarjoamaan Turun kaupungin tarvitsemaa SAP-järjestelmän (Systems, Applications, Products) kehitystukea, koska Sarastia Oy:n kehittäminen kohdentuu Kunta 365-konseptin ympärille.

Turun kaupungissa otettiin 1.6.2021 käyttöön uusi toiminnanohjausjärjestelmä SAP S4 Hana. Tämän Aura-hankkeen yhtenä tavoitteena oli saavuttaa mittavia kustannussäästöjä karsimalla turhat prosessityövaiheet pois sekä pohtia vastuunjaot uudelleen.

Hankkeen yhteydessä siirsi Turun kaupungin kansliapäällikkö päätöksellään 5.3.2021 § 41 myyntilasku- ja myyntireskontraprosessin takaisin kaupungin hoidettavaksi ja päätti perustaa talouspalveluihin Myynnistä suoritukseen -yksikön prosessien tehostamiseksi ja säästöjen aikaansaamiseksi. Siirrosta tähän mennessä saatu kokemus on ollut positiivinen. Palvelu on ollut laadukasta, nopeaa ja palvelu on pystytty tuottamaan aikaisempaa pienemmillä kustannuksilla. Kehittämistyö prosessin parantamiseksi on ollut ketterää ja tiivis kehittämistyö jatkuu edelleen.

Vuoden 2014 liikkeenluovutuksen keskeisiä toiminnallisia ja taloudellisia tavoitteita, eikä Aura-hankkeelle asetettuja tavoitteita ole saavutettu myöskään maksuliikenneprosessin osalta. Turun kaupunki ei ole hyötynyt Sarastian valtakunnallisten prosessien ja järjestelmien yhdenmukaistamisesta, koska se ei ole ottanut käyttöön Kunta 365-konseptia. Turun kaupungin talouspalvelujen kustannustaso on noussut merkittävästi vuonna 2019-2022.

Maksuliikenneprosessin hoitaminen Turun kaupungin omana työnä

Maksuliikenneprosessi sisältää tällä hetkellä turhia prosessinvaiheita: prosessin eri vaiheissa tietoa siirretään Myynnistä suoritukseen – yksikön ja Sarastian välillä edes takaisin aiheuttaen päällekkäistä ja ylimääräistä työtä. Tiliotekäsittely tapahtuu SAPissa. Sarastia ei pysty itsenäisesti kohdistamaan haastavampia epäselviä suorituksia, vaan tarvitsee näihin jatkuvasti Myynnistä suoritukseen -yksikön tukea. Näin ollen tiliotekäsittely on jakautunut tällä hetkellä osin Sarastialle ja osin kaupungille. Tämä aiheuttaa tuplatyötä ja -selvittelyä. Selkeintä olisi, että tiliotekäsittely ja myös koko muu saapuvien ja lähtevien maksuliikenneaineistojen hallinta hoidetaan yhdessä ja samassa paikassa Turun kaupungin talouspalveluissa, joissa on siihen valmiiksi sekä resurssit että osaaminen.

Maksuliikenneprosessin yksinkertaistamiseksi, yhtenäistämiseksi ja nopeuttamiseksi, kustannussäästöjen saavuttamiseksi, virhetilanteiden vähentämiseksi, kehityspotentiaalin, osaamisen ja sijaisjärjestelyjen vahvistamiseksi sekä asiakaspalvelun laadun takaamiseksi on perusteltua, että Turun kaupunki irrottaa liikkeenluovutussopimuksessa sovitun maksuliikenneprosessin Sarastian ja Turun kaupungin välisestä palvelusopimuksesta ja ottaa prosessin hoitaakseen osana konsernihallinnon yhteisten palvelujen talouspalvelujen toimintaa.

Hankkeen toiminnalliset ja taloudelliset vaikutukset

Turun kaupunki pystyy arvionsa mukaan ottamaan koko maksuliikenneprosessin hoitaakseen ilman lisäresursointia. Tämä tarkoittaa nykyvolyymeilla  runsaan 286.000 euron vuosittaista säästöä. Vuodesta 2023 eteenpäin arvioitu kustannussäästö olisi 169.000 euroa, kun volyymit pienenevät osan kaupungin toiminnoista siirtyessä hyvinvointialueelle.

Esitämme, että kansliapäällikkö päättää, että maksuliikenneprosessi hoidetaan tiliotekäsittelyn ja koko muun saapuvien ja lähtevien maksuliikenneaineistojen hallinnan osalta 1.1.2023 alkaen osana kaupungin omaa talouspalvelujen toimintaa ja että talouspalvelut ja lakipalvelut käynnistävät viipymättä muutokset edellyttämät valmistelutyöt sekä sopimusneuvottelut Turun kaupungin ja Sarastian välisen palvelusopimuksen ja vastuiden muuttamiseksi sopimusyhteyshenkilön johdolla.

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

PäätösPäätin, että maksuliikenneprosessi hoidetaan tiliotekäsittelyn ja koko muun saapuvien ja lähtevien maksuliikenneaineistojen hallinnan osalta 1.1.2023 alkaen osana kaupungin omaa talouspalvelujen toimintaa ja että talouspalvelut ja lakipalvelut käynnistävät viipymättä muutokset edellyttämät valmistelutyöt sekä sopimusneuvottelut Turun kaupungin ja Sarastian välisen palvelusopimuksen ja vastuiden muuttamiseksi sopimusyhteyshenkilön johdolla.

Tuomas Heikkinen

kansliapäällikkö