Omistajaohjausjohtaja Jarkko Virtanen:

Turku järjestää yhteistyössä englantilaisen Sail Training International Ltd:n kanssa suurten purjelaivojen The Tall Ships Races Turku -tapahtuman 18. – 21.7.2024. Kyseessä on kuudes vastaava suurtapahtuma vuodesta 1996 alkaen.

Turun kaupunki on perinteisesti ulkoistanut tapahtuman yhteistyökumppaneiden sopimusneuvottelut ja toteutuneista sopimuksista muodostuvan varainhankinnan siitä vastaavalle asiantuntijayritykselle.

Tässä päätöspöytäkirjassa määritellään vuoden 2024 tapahtuman varainhankinnan prosessi, ulkoistaminen ja hankintatapa.

Varainhankinnan palvelu kustannetaan kokonaisuudessaan provisioperiaatteella syntyneiden sopimusten ja tarjouskilpailussa tarjotun provisioprosentin perusteella. Hankintatapana käytetään avointa menettelyä.

Osa varainhankintatavoitteesta voi olla kaupungin hyväksymiä barter-suorituksia (tavaraa tai palveluja), jotka muussa tapauksessa jouduttaisiin ostamaan. Mikäli sopimus perustuu barter-suorituksiin, palveluntuottajan on kyettävä osoittamaan suorituksen euromääräinen markkina-arvo ja hyväksytettävä se kaupungilla.

Yritysyhteistyö ryhmitellään seuraaviin osa-alueisiin:

-       Yritysyhteistyö Tilaajan hankintasopimuskumppanien kanssa. 

-       Tapahtuman myyntipaikkojen vuokraus.

-       Tapahtuman promootiopaikkojen vuokraus.

-       Tapahtuman ravintola-alueiden vuokraus.

-       Muu yritysyhteistyö.

Tämän päätöksen yleiset yhteistyölinjaukset täsmennetään yksityiskohtaisemmin kulloinkin tarjouspyynnön yhteydessä ja edelleen tarjouskilpailun voittaneen yrityksen kanssa tehtävässä sopimuksessa.

Varainhankinnan palveluun sisältyy yllä kuvattu ’’muun yritysyhteistyön’’ sopimusneuvottelut, ’’yritysten promootiopaikkojen vuokraus’’. Solmittujen sopimusten tapahtuma-aikaisen valvonnan järjestämisestä sovitaan tarkemmin valitun palvelutuottajan kanssa.

Varainhankinnan palveluun ei sisälly yhteistyösopimusten neuvottelu ja teko Turun kaupungin hankintasopimuskumppaneiden kanssa, eikä tapahtuma-alueen myynti- tai ravintolapaikkojen suora vuokraus. Myynti- ja ravintolapaikkoja tai alueita voi sisältyä laajempaan kumppanisopimukseen.

Varainhankinnan palveluun ei sisälly julkisen rahoituksen hankkiminen, Turun kaupunkikonserniin kuuluvien yhtiöiden tai säätiöiden kanssa tehtävät yhteistyösopimukset tai kaupungin osakkuusyhtiöiden kanssa tehtävät sopimukset. Kaupungilla on edelleen oikeus suorittaa halutessaan omaa varainhankintaa ja solmia suoraan yhteystyösopimuksia yritysten ja yhteisöjen kanssa.

Toimialoista varainhankinnan palveluun eivät sisälly lisenssituotteiden valmistus- ja myyntisopimukset, konserttituotannot, ääni-, valo- ja lavatekniikkaa myyvät ja järjestävät yritykset, luotsaukseen ja hinaukseen liittyvät sopimukset.

Palvelun toimittaja neuvottelee ja valmistelee yritysyhteistyösopimukset ja esittää ne hyväksyttäväksi Turun kaupungille. Yritysyhteistyösopimusten tulee noudattaa STI:n asettamia reunaehtoja ja kulloinkin voimassa olevan pakotepolitiikan linjauksia.

Kaupungille ehdotettavien yhteistyösopimusten tulee olla kokonaistaloudellisesti perusteltuja ja kaupungilla on harkintansa perusteella oikeus hylätä ehdotettu yhteistyösopimus. Yksinoikeudet eivät ole lähtökohtaisesti yhteistyösopimuksen tavoitteena vaan edellyttävät aina erillistä perustelua. Palvelun toimittajalla ei ole oikeutta neuvotella yksinoikeuksista ilman, että se on etukäteen vahvistanut tilaajan kannan asiaan.

Palvelun toimittajalla ei ole oikeutta edustaa Turun kaupunkia tai muutoin toimia sen nimissä. Yritysyhteistyösopimukset solmitaan kaupungin ja yhteistyöyritysten välillä. 

Palvelun toimittaja markkinoi yrityksille ja yhteisöille Tapahtumaan liittyviä oikeuksia, kuten virallisen logon käyttöoikeutta, näkyvyyttä hankkeen kumppanina, osallistumisoikeuksia, käyttöoikeuksia yms.

Mikäli palvelun toimittaja ehdottaa yritysyhteistyöjärjestelyä, jossa barter-sopimuksen osaksi sisältyisi vastikkeellista hankintaa ja hankinnan arvo ylittäisi kansallisen kynnysarvon rajan, toimitaan hankintalainsäädännön mukaisesti. 

Turun kaupunki allekirjoittaa kaikki hyväksytyt yritysyhteistyösopimukset.

Palvelun toimittaja toteuttaa varainhankinnan yhteistyössä kaupungin yhteyshenkilön kanssa. Tapahtuman projektipäällikkö raportoi edelleen kansliapäällikön asettamalle Port Committeelle. Palvelun toimittajan tulee noudattaa Port Committeen antamia ohjeita esimerkiksi sopimusten laadintaan liittyen. 

PäätösPäätin, että The Tall Ships Races 2024 Turku -varainhankinnan sekä vuokraustoiminnan hankinnan ja järjestämisen osalta tulee noudattaa esittelytekstissä kuvattuja periaatteita.

Jarkko Virtanen

omistajaohjausjohtaja