Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon tilapalvelut kilpailutti Haahtela Pris -järjestelmän sekä Hilman julkaisupalvelun kautta Turun kaupungin Museokeskuksen kokoelmakeskuksen ja kaupunginarkiston päätearkiston kaksivaiheisena (tarjouspyyntö, osallistumisilmoitus ja neuvottelut -> lopullinen tarkennettu tarjouspyyntö) vuokratarjouskilpailuna. Tarjousta pyydettiin kahdesta erillisrakennuksesta tai yhdistelmärakennuksesta, johon nämä kaksi toimijaa tulisivat yhdessä. Tarjottavat kohteet saivat olla olemassa olevia peruskorjauskohteita lisärakennuksineen/laajennuksineen tai uudisrakennuskohteita. Kokonaisuuden yhteydestä tuli löytyä myös rakennuksen laajennusmahdollisuus noin 2.000 m² lisäosalle.

Hankittavan rakennuskokonaisuuden arvioitu kokonaispinta-ala on 11.500-13.908 m² riippuen tarjottavista/tarjottavasta rakennuskokonaisuudesta ilman lisäosaa.

Tarjouksen sai jättää yhteenliittymä, jossa on mukana useampi toimija. Sopimus/sopimukset kehitysvaiheesta ja siitä eteenpäin kirjoitetaan erikseen jokaisen toimijan kanssa, mikäli valituksi tulee vaihtoehto, jossa toteuttavaksi tulee kaksi erillistä rakennusta eikä niiden vuokranantaja ole sama. Hankinta toteutettiin hankintalain mukaisena neuvottelumenettelynä.

Osallistumishakemuksen jättäneistä soveltuvuusehdot täyttävistä tarjoajaehdokkaista voitiin valita 3 osallistumishakemukseen vaaditut soveltuvuusehdot täyttävää tarjoajaa hankintaprosessin jatkoon.

Käytyjen neuvotteluiden jälkeen tarjoajat jättivät lopulliset tarjouksensa. Valintaperuste hankinnalle on kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous.

Lähtökohtaisesti kokoelmakeskuksen tuli sijaita Turussa, kohtalaisen lähellä Turun linnaa ja sen lähistölle rakennettavaa Historian ja tulevaisuuden museota tai enintään 10 km Turun ydinkeskusta Kauppatorilta. Etäisyyden määrittely tehdään tieverkon mukaan, ei linnuntietä.

Yhdistelmärakennuksen tiloissa tulee työskentelemään normaalioloissa 57–70 henkilöä/ työpäivä.

Tarjouspyyntöprosessi ja tarjotut kohteet

Turun kaupungin tilapalveluiden toimitilajohtamisen yksikkö on pyytänyt Haahtela Pris -järjestelmän sekä julkisten hankintojen ilmoituskanava Hilman kautta Turun kaupungin Museon kokoelmakeskuksen ja kaupunginarkiston päätearkiston vuokrahankinnasta tarjousta 28.12.2021 klo14.00 alkaen.

Tarjouspyyntöä koskien julkaistiin 2 lisäkirjettä. Lisäkirjeessä 1 pyydettiin lupaa esittää kysymyksiä jo tässä kohtaa prosessia. Kysymyksien jättäminen koettiin prosessia edistäväksi, joten oikeus kysymysten jättämiseksi sallittiin 25.1.2022 klo13.00 asti. Lisäkirje 2 vastasi näihin esitettyihin kysymyksiin.

Hankintamenettelynä on hankintalain (1397/2016) mukainen neuvottelumenettely, jossa ensin pyydetään toimittajia lähettämään osallistumishakemus osallistuakseen tarjouskilpailuun. Tarjouskilpailussa osallistumisilmoitukset pyydettiin jättämään määräaikaan 14.2.2022 klo 16.00 mennessä

Osallistumishakemuksen lähettivät seuraavat ehdokkaat:

Rakennus-Salama Oy

Suomen Laatutilat Oy

Turun Teknologiakiinteistöt Oy

Neuvottelut osallistumisilmoituksen perusteella jättäneille hyväksytyille tarjoajille olivat viikkojen 11–12/2022 aikana. Hyväksytyistä osallistumisilmoituksesta tehtiin avauspöytäkirja.

Lopullinen tarkennettu tarjouspyyntö julkaistiin 12.4.2022 ja tarjouspyynnöt tuli jättää 31.5.2022 klo12.00 mennessä. Kysymyksiä kilpailuun sai jättää 5.5.2022 klo16.00 mennessä. Hankinnasta esitettiin kysymyksiä päivämäärään mennessä.

Lopulliseen tarjouspyyntöön tarkennettiin tarjouspyynnön aikataulu kohdan vaatimusta niin, että käyttöönottoaikataulusta johtuen ainoastaan asemakaavan mahdollistava tontti on mahdollista tarjota tai vuokranantajalle tulee olla myönnettynä poikkeuslupa ennen yhteistyösopimuksen allekirjoittamista, joka mahdollistaa tontille rakentamisen suunnitelman/suunnitelmien mukaisesti. Alkuperäisessä tarjouspyynnössä oli ristiriitaisia vaatimuksia tähän liittyen. Tämä johti tilanteeseen, jossa Suomen Laatutilat eivät voineet jättää lopullista tarjousta, sillä heidän ehdottamalleen yhdistelmärakennuksen rakennuspaikalla ei ollut asemakaavan mahdollistavaa tonttia.

Tarkennuksia tehtiin myös vuokrasopimusluonnokseen mm. vuokran määrän määrittelyn perusteisiin sekä yhteistoimintasopimusluonnokseen. Tarkennuksia tehtiin myös lunastusoption laskennan ja määrittelyn perusteisiin. Myös osapuolien vastuunjakoa eri tilanteissa kuvattiin selkeämmin.

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja hankinnalle asetetut ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Lopulliset tarjoukset saatiin 31.5.2022 klo12.00 mennessä.

Lopullisen tarjouksen jättivät:

Rakennus-Salama Oy

Turun Teknologiakiinteistöt Oy

Tarjotut kohteet:

Rakennus-Salama Oy

Tarjotun kohteen sijainti: Aerotie 2, Turku.

Uudisrakennus 1 kerroksessa, yhdistelmärakennus, jossa sijaitsee kummatkin toimijat: kokoelmakeskus ja päätearkisto.

Kokonaisneliöt:      12.000 m²

Tarjottu investoinnin kattohinta:   24.444 000 €

Vuokra:          11,32 €/m²/kk

Ylläpitovuokra:       1,82 €/m²/kk

Kokonaisvuokra:      13,14 €/m²/kk

Tuottovaatimus:      Ei ilmoitettu

Turun Teknologiakiinteistöt Oy

Tarjotun kohteen sijainti: Teollisuuskatu 35, Turku.

Teollisuusrakennuksen peruskorjaus sekä uudisrakennusosa 2 kerroksessa, yhdistelmärakennus, jossa sijaitsee kummatkin toimijat: kokoelmakeskus ja päätearkisto.

Kokonaisneliöt:      12.304 m²

Tarjottu investoinnin kattohinta:    40.132 905 €

Vuokra:          18,36 €/m²/kk

Ylläpitovuokra:       3,12 €/m²/kk

Kokonaisvuokra:      21,48 €/m²/kk

Tuottovaatimus:      8,50 %

Perusvuokran pohjana oleva investointi 11.262.470 €

Muutostöiden tuottovaatimus:   5,37 %

Muutostöiden pohjana oleva investointi 28.870.435 €

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin kokonaistaloudellinen edullisuus.

Tilaajan arviointiryhmä aloittaa vertailun pisteyttämällä tarjouksen laatuosion kohdassa 5–10 esitetyin perustein.

Tilaaja avaa hintatarjoukset vasta, kun tarjousten arviointi laadun osalta on täysin valmis ja arviointiryhmä on laatinut tarjousten arviointipöytäkirjat perusteluineen.

Hintatarjousten avaamisen jälkeen tilaaja tarkistaa niiden vaatimustenmukaisuuden ja suorittaa tarjousten kokonaispisteytyksen alla esitetyllä tavalla. Tarjouskilpailun voittaa eniten pisteitä saanut tarjoaja.

Taulukko 1. vertailu ja arviointitaulukko

Tilaaja tekee hankintapäätöksen ja ilmoittaa kilpailuun osallistuneille valitun palveluntuottajan nimen, oleelliset tiedot tarjouskilpailun ratkaisemisesta ja siihen vaikuttaneista keskeisistä seikoista sekä muiden tarjouksen antaneiden vastaavat tiedot tarjouksen antajien nimillä yksilöitynä.

Tilaaja ja tarjoaja allekirjoittavat yhteistyösopimuksen, kun hankintapäätös on lainvoimainen ja hankintalaissa säädetty 21 vrk odotusaika on kulunut.

Lopullinen tilaajaa sitova kehitysvaiheen sopimus syntyy vasta, kun tilaaja ja tarjoaja ovat allekirjoittaneet yhteistoimintasopimuksen.

Edullisin tarjous määritetään tarjouksen kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteella seuraavasti:

•Kokoelmakeskus ja päätearkisto arvioidaan hinta (50 %) - laatupisteytyksellä (50 %). Edullisin hinta saa pisteytyksessä eniten hinta-arvioinnissa pisteitä.

•Koko vuokrahanke/vuokrahankkeet arvioidaan ja pisteytetään lopuksi saaduilla pisteillä keskenään

•Tarjoajan tulee tarjota joko 2 erillisrakennusta kokoelmakeskus ja päätearkisto tai yhdistelmärakennusta, jossa nämä kummatkin toiminnot ovat.

Tarjousten pisteytys

Tarjousten vertailu aloitetaan tarjouspyynnön mukaisesti arvioimalla laatu.

Arviointi: LAATU

Tarjoajien saamat pisteet arviointikohteittain skaalataan siten, että arviointikohteesta parhaat pisteet saanut tarjous saa 100 vertailupistettä ja muiden tarjousten vertailupisteet lasketaan kaavalla:

Arvioitavan pistemäärä (5.–10.) * 100

Paras pistemäärä (5–10.)

Arvioitavan pistemäärä = Arviointikohdista (5.–10.) ko. tarjoajan saama pistemäärä

Arviointi: HINTA

Tilaaja pisteyttää hintatarjoukset siten, että alhaisimman hintatarjouksen tehnyt tarjoaja saa 100 hintapistettä ja muiden tarjousten hintapisteet lasketaan kaavalla:

Halvin hinta (1.) x 100 + Halvin hinta (2.) x 100 + Halvin hinta (3.) x 100

Oma tarjottu hinta (1.) Oma tarjottu hinta (2.) Oma tarjottu hinta (3.)

Paras pistemäärä = Arviointikohdasta (1.–10.) eniten pisteitä saaneen tarjoajan pistemäärä.

Laatuvertailu

Pisteet muodostuivat seuraavasti:

Taulukko 2. Vertailutaulukko, laatu kohta 5

Perustelut:

Teknologiakiinteistöt kuvaavat kustannusarvioanalyysissään tarkasti hinnanmuodostuksen perusteita. Raadille tulee selkeä käsitys siitä, miten hinnoittelu on tapahtunut mm. toisten toteutuneiden hankkeiden kustannusten osalta, lisäksi analyysissä kuvataan selkeästi, miten hinta-arviota on valmisteltu jo pyydetyillä tarjouksilla, esitys on kattava ja selkeä. Myös riskianalyysi kustannuksista on suoritettu.

Rakennus-Salaman kustannusarvioanalyysistä ei selviä mistä kustannukset muodostuvat.

Taulukko 3. Vertailutaulukko, laatu kohta 6

Perustelut:

Teknologiakiinteistöjen tarjouksessa projektinjohtaminen ja suunnittelun ohjaus on kuvattu yksityiskohtaisesti ja vakuuttavasti perustellen eri osapuolten vastuita tehtäväalueittain suunnittelun ohjauksen ja toteutusvaiheen aikana erikseen pitäen sisällään myös viranomaisyhteistyön. Salaman tarjouksessa kuvaus oli paljon suppeampi ja siinä keskityttiin enemmän luettelemaan hankkeen kumppanit.

Tilan kuvauksissa Teknologiakiinteistöjen projektisuunnitelmassa on käsitelty kattavasti jokainen toiminto erikseen kuvaten tilojen toiminnallisuutta tilatyypissä työskenneltäessä. Esitys on kattava ja selkeä. Salaman tarjouksessa tilojen kuvauksissa keskitytään kuvaamaan yleisellä tasolla rakennusta tilana.

Teknologiakiinteistöjen tarjouksessa olosuhdevaatimusten vaatimia teknisiä tavoitteita ja niiden seuraamista kuvataan hyvinkin kattavasti huomioiden eri tekijät osa-alueittain, jotka vaikuttavat onnistuneeseen toteutukseen ja sen ylläpitoon. Salaman projektisuunnitelmassa kuvauksen esitys on yleisellä tasolla, eikä laadunvarmistamisen yksityiskohtia uskottavan toteutuksen julkituomiseksi ole kuvattu.

Kehitys ja toteutusvaiheen resurssointi on kuvattu kummankin toimijan toimesta yleisesti, käyttäjän päätöksenteon vaikuttavuutta hankkeeseen ei olla juuri tuotu esille kummankaan tarjoajan toimesta esille, kuitenkin Teknologiakiinteistöt ovat asian huomioineet resurssoinnissaan.

Teknologiakiinteistöjen suunnitelmassa laadunvalvonnan toteutus ja seuranta on kuvattu osa-alueittain kattavasti ja uskottavasti. Salaman esityksen ollessa osa-alueiltaan hieman suppeampi.

Riskianalyysin katsotaan olevan Teknologiakiinteistöjen tarjouksessa ratkaisuhakuisempaa, suunnitelmasta saa selkeän käsityksen riskienhallinnan menetelmistä ja prosessin läpiviennistä. Rakennus-Salaman tarjouksesta löytyy myös arviointi mutta siinä ei pureuduta hallinnan vaiheisiin.

Hankinnan toteuttamisen vaiheet on kuvattu Teknologiakiinteistöjen tarjouksessa pureutuen urakkamuotoon, hankintapaketteihin ja osa-alueisiin. Esitys on selkeä, uskottava ja kattava. Rakennus-Salaman tarjouksessa hankintoja kuvataan tehtävän kuten hankkeissa yleisesti. Selvitys jää erittäin suppeaksi.

Asiakkaan huomioiminen hankkeen aikana on kuvattu Teknologiakiinteistöjen suunnitelmassa yksityiskohtaisesti ja laajasti niin että käyttäjän rooli tulee selkeästi kerrottuna esille jaksottaen se eri hankkeen vaiheisiin. Rakennus-Salama käsittelee asiaa todeten, että käyttäjiä huomioidaan, selvitys jää erittäin suppeaksi.

Käyttöönottomenettelystä on kummallakin toimijalla kattava selvitys kuitenkin niin että Teknologikiinteistöjen suunnitelmassa eri osapuolet, kuten käyttäjä ja ylläpito ovat huomioitu paljon tarkemmalla ja uskottavammalla tasolla.

Asiakkaiden huomioiminen hankkeessa on kuvattu Teknologiakiinteistöjen tarjouksessa yksityiskohtaisesti ja tarkasti kuvaten työskentely ja palaverikäytänteet, joissa asiakas huomioidaan. Esitys on uskottava ja kattava. Salaman suunnitelmassa tätä osuutta ei ole ollenkaan.

Taulukko 4. Vertailutaulukko, laatu kohta 7

Perustelut:

Lähtökohtaisesti kummankin tarjouksen tontinkäyttösuunnitelma koettiin arviointiraadissa melko toimivaksi.

Teknologiakiinteistöjen ehdotuksesta: Tilaa tavaraliikenteelle riittää hyvin ja rakennuksen pääsee kiertämään ympäri isollakin autolla. Ainoastaan lastausalueelle joutuu peruuttamaan. Tavara- ja paikoitusliikenne kulkua samasta liittymässä ei pidetty optimaalisena. Kommenttina vielä, että mahdollinen laajennusosa hankaloittaisi liikennöintiä. Koska laajennusosa on kuitenkin vasta osoitus mahdollisuudesta, tämän ei katsottu vähentävän pisteitä.

Rakennus-Salaman tarjouksessa liikennöinnin katsottiin olevan helppoa ja toimivaa. Julkisivuun muodostuvat talvipuutarhat saivat raadin kannatuksen hienona yksityiskohtana. Viherkaton osalta ratkaisua ei katsottu parhaaksi kokonaisuuteen, jossa vaaditaan vuotosuojautumista ja kaikkien vesilinjojen poissaoloa kattolinjoista tiettyjen herkkien kokoelmatilojen päällä. Vihreä ajatus toki sinänsä ihastutti. Suunnitelmista osa ei ole oikeassa mittasuhteessa (1:300). Kummankin tarjoajan ehdotuksessa asiakaspaikoitusta ja henkilökuntapaikoitusta on riittävästi. Myös julkisivun ilme koettiin olevan kummassakin olevan maisemaansa sopiva. Miinustekijänä kummassakin tarjouksessa koettiin melko massiivinen ikkunoiden määrä tiloihin, joissa on hyvinkin valoherkkiä kokoelmien käsittelyä.

Taulukko 5. Vertailutaulukko, laatu kohta 8

Perustelut:

Rakennus-Salaman tarjouksessa kokoelmatilojen ja käsittelytilojen välitön läheisyys nähtiin toimivana. Kokoelmatutkijat taas oli sijoitettu kauas käsittelytiloista. Suunnitelmista puuttuu päätearkiston osastointeja, eikä urakoitsijan vastuulla olevia kiintohyllysijoitteluita ole sijoiteltu suunnitelmiin. Arkiston asiakaspisteen sijoittelusta ei tule kuvissa varmuutta. Suunnitelman pohjakuvista puuttuu ovia tilojen väliltä, joten toimivia logistisia yhteyksiä on vaikea arvioida. Kerroksen sijoittelusuunnitelma ja yhdyskäytävä koetaan toimiviksi ratkaisuiksi. Rakennukseen saapuminen on ajateltu hienosti, sekä toimijoiden/työntekijöiden viihtyvyyteen/sujuvaan arkeen on panostettu rakennuksen toimintojen sijoittelussa sekä katettujen ulkotilojen läheisyydellä. Projektitilat sekä asiakastilat koetaan toimiviksi ja helposti lähestyttäviksi.

Teknologiakiinteistöjen suunnitelmassa haasteita nähdään osissa 2 kerrokseen sijoitetuissa toiminnoista, joita ovat mm. sinne sijoitetut konservointitilat. Hissillä isojen herkkien esineiden kuljettaminen ei katsota olevan toimivaa. Talon sisäisen logistiikan katsotaan olevan toimivaa (isot käytävät) ja toiminnat on sijoiteltu järkevästi. Kokoelmatiloihin sijoitellut hyllyjärjestelmät selkeyttävät tilojen käytettävyyden arviointia ja katsotaan olevan toimivaa. Raatia mietityttää arkistotilan 2krs. korkeaksi jätetty yhtenäinen tila, miksi sitä ei ole hyötykäytetty. Palvelupisteen sijoittelu on toimiva, esinekonservoinnin tila koettiin erikoiseksi ja näyttelyvarasto oli hieman erikoiseen paikkaan laitettu mutta nämä ei sinänsä laskeneet pisteitä.

Taulukko 6. Vertailutaulukko, laatu kohta 9

Perustelut:

Teknologiakiinteistöjen kunnossapitosuunnitelma pureutuu paljon syvällisemmin olosuhteiltaan vaativan kiinteistön erikoislaitteistoiden (kuten paineilma ja ionisoidun veden laitteistot sekä arkiston erikoislaitteistot) ylläpitoon, mitä vuokrakilpailutushankkeessa on ajettukin takaa, kun taas Rakennus-Salaman suunnitelma on enemmän ”tavanomaisen” rakennuksen kunnossapitoon keskittyvä ja sen katsotaan näin olevan melko suppea esitys kunnossapidosta. Teknologiakiinteistöllä suunnitelmat ovat kattavia ja uskottavia, vasteajoissa pysymisenedellytykset on tuotu selkeästi esille. Palo- ja murtosuojauksen osalta erityisesti murtosuojauksen, kuvaus jää kummassakin suunnitelmassa melko suppeaksi.

Taulukko 7. Vertailutaulukko, laatu kohta 10

Rakennuksen sijainti:

etäisyys 0-3 km = 10 pistettä

etäisyys 3,1 km < 6 km =7 pistettä

etäisyys 6,1 km< 8 km = 4 pistettä

etäisyys 8,1 km< 9,4 km = 1 pistettä

etäisyys 9,5 km< 10,0 km = tarjouspyyntöä ei hylätä, mutta arvioinnissa tästä ei saa pisteitä.

etäisyys 10,1 km < = tarjous hylätään

Etäisyys lasketaan tieverkoston mukaan.

Julkisen liikenteen läheisyys:

Mikäli kohteeseen pääsee Turun ydinkeskustasta (0,6 km kauppatorista) vähintään 30min välein aikavälillä 8.00–16.00 arkipäivänä, saa tarjoaja tästä 3 pistettä. Bussipysäkin tulee sijaita korkeintaan 400 m päässä kohteesta.

Tarjouspyyntöä ei hylätä, mikäli julkisen liikenteen läheisyys kohdan ehdot eivät täyty. Tämä on mahdollisuus saada lisäpisteitä. Mikäli tarjoaja on saanut jo etäisyydestä 10 pistettä ei pisteiden yhteenlaskettu summa kuitenkaan ylitä max. 10 pistettä.

Hintavertailu

Taulukko 8. Vertailutaulukko, hinta kohdat 1–4

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Saaduista tarjouksista esitettiin lisäselvityspyyntöjä seuraavanlaisesti:

Rakennus-Salamalta pyydettiin lisäselvitystä tarjouksen hinnoittelulomakkeesta ja kustannuslaskelman hinnanmäärittelystä. Erityisesti tarkempaa erittelyä/esitystä mm. siitä miten hinta-arvio on luotu ja mihin hinnat perustuvat eli millaista lähtötietoaineistoa, ja perusteita on käytetty kustannusarvion laatimiselle. Kysymystä selvennettiin kertomalla, että selvitys tarvitaan, sillä hinta ei vastaa tämänhetkisten markkinoiden hintatasoa vaan se on melko alhainen.

Teknologiakiinteistöiltä pyydettiin lisäselvitystä koskien seuraavien vaiheiden kustannusten/palkkioiden laskentamallia (hinnanmuodostuksen perusteita):

1. Kehitysvaiheen kiinteä palkkio

2. Kehitysvaiheen suunnittelu

3. Toteutusvaiheen suunnittelu.

Lisäselvitykset pyydettiin 27.6.2022 klo16.00 mennessä. Lisäselvitykset saatiin molemmilta tarjouksen jättäneiltä tahoilta.

Rakennus-Salaman lisäselvitys

Rakennus-Salaman lisäselvityksen ei katsottu olevan riittävä selventämään tarjouksen halpoja hintoja niin, että arviointiraadille olisi selkeytynyt, miten rakentamisen ja ylläpidon kustannukset voivat olla tarjotun mukaisella hintatasolla.

Turun kaupungin tilapalveluilla sekä toimitilojen rakennuttamisella on hyvä käsitys rakennusalalla vallitsevasta rakennuttamisen kustannuksista/hintatasosta. Lisäksi suurina kiinteistönomistajina sekä vuokralaisina organisaatiomme kyky arvioida yleistä vuokratasoa sekä ylläpitovuokran hintatasoa on erinomainen.

Rakennus-Salaman tarjouksen vuokran ei katsota pystyvän voivan kattaa rakentamisen kuluja tarjouspyynnön mukaisen kokonaisuuden toteuttamiseksi.

Rakennus-Salaman esittämä ylläpitovuokran määrän ei myöskään katsota riittävän kattamaan vastuurajataulukon mukaisten kiinteistönomistajalle katsottujen palveluiden tuottamista. Tarjottu ylläpitovuokran ei katsota riittävän kattamaan edes yleisten ylläpidollisten tehtävien suorittamista ja nyt ollaan toteuttamassa kohdetta, jossa erilaisten teknisten laitteiden ja verkostoiden huolto- ja ylläpitovastuut ovat hyvin laajalti määritelty kiinteistön omistajalle.

Ennen vuokrakilpailutuksen alkua hankkeesta on laadittu tarveselvitys sekä hankesuunnitelma. Lisäksi ennen hankkeen kilpailutusvaihetta järjestettiin markkinavuoropuhelu mahdollisten tarjoajien kanssa. Hankkeen mahdollisia kustannuksia/hintatasoa on arvioitu jo kaikissa näissä vaiheissa.

Hankesuunnitelman kustannusarviot olivat seuraavat:

pääomavuokra 16,67–18,80 €/m²

ylläpitovuokra 3–5 €/m²

kokonaisvuokra 19,67–23,80 €/m²

Lisäksi pyydettiin asiantuntijamielipidettä Helsingin Museokeskuksen kokoelmakeskushankkeesta, jota on osissa rakennettu vuodesta 2016 lähtien. Hankkeessa toteutetaan myös vuokrakohdetta kokoelma ja arkistotiloille. Verrattaessa näitä kokonaisuuksia ja hintatasoa, saatiin varmistus kustannusarvioiden tueksi.   

Tarjouksessa esitettyjen hintojen ei katsota voivan kattaa kaikkea, mitä tarjouspyynnössä ja sen liitteissä on vaadittu sen sisältävän prosessin mukaiseen yhteiskehitettävään vuokrakohteeseen, jossa on paljon erikoistiloja. Tämä johtaa tilanteeseen, jossa hanke ei toteudu tarjouspyynnössä määriteltynä kokonaisuutena. Tilanne johtaisi erimielisyyksiin sekä sarjaan eri sisältöisiä ja hintaisia lisätöitä, korkeampaa ylläpitovuokraa, toimimattomia tiloja, sekä mahdolliseen hankkeen viivästymiseen. Näin ollen tarjouksen ei voida katsoa olevan tarjouspyynnön mukainen.

Lisäksi tarjouspyynnössä oli edellytetty ilmoittamaan vuokrakohteen tuottovaatimusprosentti. Tuottovaatimus on oleellinen osa tarjottua kokonaisuutta, vaikkakaan se ei itsessään ollut tarjousten vertailuperuste. Lopullinen vuokrahinta määräytyy rakentamiskustannusten/bruttovuokran kustannuksista lisättynä tuottovaatimuksella. Rakennus-Salaman tarjoamasta vuokrahinnasta ei voida suoraan päätellä tarjottua tuottovaatimusta. Tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi tarjous tulee hylätä, koska tarjous on puutteellinen (hankintalain 81 §:n 1 momentin 10-kohta) eikä se sisällä tarjouspyynnössä selkeästi vaadittua tietoa eikä kyseistä puutetta voida myöskään pitää tarjousvertailun kannalta epäolennaisena tietona.

Laadullisen vertailun kohdassa 6. projektisuunnitelma/asiakkaan huomioiminen hankkeessa, on Rakennus-Salama jättänyt tämän vertailtavan osuuden käsittelemättä. Arviointilomakkeen arviointikriteereiksi on esitetty tarjoajan kykyä kuvata projektin läpivientiä asiakkaan osallistamisen näkökulmasta, sekä aikatauluttaa asiakkaiden osallistaminen sekä siihen käytetty menetelmä. Vaikkakin kohta olisi ajateltu käsiteltävän kohdassa Asiakkaan ja käyttäjän huomioiminen hankkeen aikana, tulisi vertailtavat asiat ilmetä silloin siitä ja se tulisi kertoa. Tarjouksessa tämä osuus on käsitelty kahdella lauseella, jota ei voida pitää riittävänä selvityksenä. Tarjouspyynnön kohdassa Pisteytyksen yhteenveto lukee seuraava hylkäämisperuste: Jos tarjouksen antaja saa jostakin yksittäisestä arviointikohteesta arviointiryhmältä nolla (0) pistettä, on tilaajalla oikeus hylätä koko tarjous.

Edellä perustelluista syistä Rakennus-Salama Oy:n tarjous tulisi hylätä, syynä liian halpa hinta sekä tarjouksesta puuttuvat vaaditut tiedot.

Turun Teknologiakiinteistöjen lisäselvitys

Turun Teknologiakiinteistöjen lisäselvitys on riittävä selventämään tarjouksen hinnanmuodostuksen vertailtavina olevia kustannuksia.

Selvityksestä käy ilmi, että tarjouksessa esitetyt kehitysvaiheen kiinteä palkkio, kehitysvaiheen suunnittelu ja toteutusvaiheen suunnittelu osuudet, joiden palkkio on tarjoukseen merkitty yhdeksi (1) koetaan hankkeen kehitysvaiheen olevan Teknologiakiinteistöjen liiketoimintariskiin kuuluvaksi asiaksi. Kuten muissakin heillä samassa vaiheessa olevissa hankkeessa vastaavat kustannukset. Liiketoimintariskin ottamisen vastapainona he tulevat saamaan onnistuneiden hankkeiden vuokratuotot. Hanke on hinnoiteltu samalla tavoin kuin mikä tahansa muukin heidän hankkeensa. Palkkio on merkattu yhdeksi (1) euroksi nollan (0) sijasta siksi, että tarjousmateriaalien mukana annettu laskentakaava ei olisi toiminut nollalla (0) eurolla.

Tarjous tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Turun Teknologiakiinteistö Oy:n tarjouksen katsotaan olevan tarjouspyynnön mukainen.

Yhteenveto

Hinta ja Laatupisteet yhteensä = Kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous.

Yhteenvetoa vertailupisteistä eikä lopullista vertailua tarjousten välillä tehdä, koska Rakennus-Salama Oy:n tarjous tulee hylätä.

Tarjouspyyntöjen arviointi on tehty kuten tarjouksessa kuvattiin ja tilaajan arviointiryhmä on pisteyttänyt tarjouksen laatuosion kohdassa 5–10 esitetyin perustein. Tilaaja on avannut hintatarjoukset, kun tarjousten arviointi laadun osalta on täysin valmis. Hintatarjousten avaamisen jälkeen tilaaja on tarkistanut niiden vaatimustenmukaisuuden.