Asiakkuusjohtaja Johanna Ritvanen ja suunnittelija Marjo Marjamäki 12.8.2022:

Taustaa:

Turussa kaupungin resurssien varausprosessit ovat keskenään erilaiset. KPMG:n teki selvityksen tilavarausprosessien tilasta 2014. Loppuraportissa suositellaan toteutettavaksi palvelujen tuotteistaminen, asiakaslähtöisyyden lisääminen, prosessien virtaviivaistaminen sekä yhdenmukaistaminen ja yhteinen tilavarausjärjestelmä, joka tukee edellä mainittuja tavoitteita.

Tavoitteiden saavuttamiseksi asetettiin 6.9.2017 konsernitasoinen resurssienvaraus kehittäminen- projekti (9617-2017). Projektin tuotoksina syntyi toimintamalli, jolla luodaan mahdollisimman yhtenäiset varausprosessit koko kaupunkiin. Toimintamallilla helpotetaan varausten tekemistä, saadaan mm. tilojen käyttöaste suuremmaksi ja tuloutetaan enemmän euroja. Samalla pyritään varmistamaan kehittämisen yhteensopivuus kaupungin sisällä ja muidenkin toimijoiden välillä. Lisäksi projektissa otettiin käyttöön yhtenäinen käyttöliittymä, Varaamo, resurssien varaamiseen. Varaamon käytön laajentuessa on sen tarkoitus näkyä asiakkaille yhtenä palveluna, johon on kaupungin ja muidenkin toimijoiden osalta liitetty kaikki ko. varaukseen liittyvät palvelut kuten tilat, välineet ja henkilökunta.

Varaamo ja yhtenäinen resurssienvarausprosessi on otettu käyttöön vuoden 2019 lopulla kaupungin pääkirjaston tiloissa ja laitteissa. Käyttöä on laajennettu muihin palvelukokonaisuuksiin. Varausprosessin ja Varaamon laajemman käytön haasteena on useiden samoja ominaisuuksia sisältävien järjestelmien käyttö – muun muassa varausjärjestelmä Timmi.

Jatkossa on syytä tarkastella asiakkaiden kannalta varausten sähköistämistä, varausprosessien sujuvoittamista sekä sitä tukevan yhden järjestelmän (Varaamo) käyttämistä varausprosessissa. Vastaavia kyvykkyyksiä löytyy mm. Timmistä. Varaamo on integroitu osaksi järjestämisen tiedonhallintaa ja näin olleen ensisijainen järjestelmä kaupunkitason varauksissa. Varaamossa asiointi tehdään asiakkaalle mahdollisimman helpoksi. Asiakas voi tutustua varattavaan tilaan, nähdä varaustilanteen, tehdä varauksen ja maksaa laskun samassa paikassa verkossa. Varausprosessi automatisoituu. Varaamo on kaupunkilaisille suunnattu palvelu, riippumatta siitä mitä hän on varaamassa. Kaikki palvelut ovat samassa paikassa ja yhden mukaisesti kuvattu. Maksaminen tapahtuu verkossa (verkkomaksut). Talouden prosessi kevenee eikä laskuttamisesta ei tule kuluja. Varaamon integrointi PLM:ään takaa sen, että varattavat palvelut esitellään vaaditulla ja yhtenäisellä tavalla. Tietosisältö on samanlainen ja laadullisesti samalla tasolla kaikissa palveluissa. Tämä puoltaa Varaamon käyttämistä jatkossa kaupunkilaajuisena varausjärjestelmänä ja Timmin käytön vähentämistä sekä kehittämisestä luopumista.

Järjestämistoiminnon johtoryhmä käsitteli kokouksissaan 3.5.2022 ja 17.5.2022 asiakaslähtöisen resurssien sähköisen varausprosessin laajentamista palvelukokonaisuuksien palveluihin ja Varaamon sekä Timmin järjestelmien käyttöä. Johtoryhmä päätyi tulokseen, että

• Timmissä olevat palvelut ja niiden varausprosessit käydään läpi palvelukokonaisuuden palvelualueista muodostettavan työryhmän kanssa. Palvelualueet nimeävät henkilöt työryhmään. Työryhmän koollekutsujana toimii Marjo Marjamäki
• Mahdolliset prosessien LEAN tarpeet ja muut kehittämistarpeet toteutetaan
• Palvelut mallinnetaan PLM:n ja sitä kautta tuodaan Varaamoon
• Palvelut, jotka Timmissä mutta eivät sovellu Varaamoon, listataan ja kartoitetaan, mitä kehitystyötä Varaamossa toteutetaan, jotta palvelu soveltuu Varaamoon.  

Lisäksi johtoryhmä hyväksyi Timmin omistaja Johanna Ritvasen ehdotuksen, ettei Timmiä ei enää jatkokehitetä. Timmi Software Oy:ltä saatua tarjousta Timmi 360 versiopäivityksestä ei lähdetä toteuttamaan mutta Timmiä pidetään yllä käytössä olevan mallin mukaisesti (huoltopäivitykset 6 krt / vuosi).

Esitämme, että palvelukokonaisuus kerrallaan lähdetään käymään läpi resurssien varausprosesseja. Työ aloitetaan vapaa-ajanpalvelukokonaisuuden palvelualueista ja ensisijaisesti niistä palveluista jotka ovat Timmissä tai eivät ole ollenkaan sähköisesti varattavissa.

Varausprosessit tarkastellaan asiakaslähtöisestä näkökulmasta ja niiden kehittämiseen käytetään mm. LEAN menetelmää. Palvelut mallinnetaan PLM:ään ja siten ne tulevat varattaviksi Varaamoon. Mikäli palvelu ei sovellu Varaamosta varattavaksi, kehityskohteet tunnistetaan ja dokumentoidaan jatkototeutusta varten. Palvelukokonaisuuden palvelualueiden edustajista muodostetaan työryhmä, jonka edustajat toimivat yhteystahoina Varaamon laajennuksen ja palvelualueen välillä.

Alustava järjestys palvelualueiden resurssien läpi käymisellä ja Varaamoon viemiselle on:

Kirjastopalvelut

Liikuntapalvelut

Nuorisopalvelut

Museopalvelut

Esitämme myös, että Timmiä ei enää jatkokehitetä. Timmi Software Oy:ltä saatua tarjousta Timmi 360 versiopäivityksestä ei lähdetä toteuttamaan. Timmiä pidetään yllä käytössä olevan mallin mukaisesti (huoltopäivitykset 6 krt / vuosi).

Järjestämisjohtaja Minna Sartes:

PäätösPäätin, että edellä olevan mukaisesti palvelukokonaisuus kerrallaan lähdetään käymään läpi resurssien varausprosesseja. Työ aloitetaan vapaa-ajanpalvelukokonaisuuden palvelualueista ja ensisijaisesti niistä palveluista jotka ovat Timmissä tai eivät ole ollenkaan sähköisesti varattavissa.

Varausprosessit tarkastellaan asiakaslähtöisestä näkökulmasta ja niiden kehittämiseen käytetään mm. LEAN menetelmää. Palvelut mallinnetaan PLM:ään ja siten ne tulevat varattaviksi Varaamoon. Mikäli palvelu ei sovellu Varaamosta varattavaksi, kehityskohteet tunnistetaan ja dokumentoidaan toteutusta varten. Palvelukokonaisuuden palvelualueiden edustajista muodostetaan työryhmä, jonka edustajat toimivat yhteystahoina Varaamon laajennuksen ja palvelualueen välillä.

Alustava järjestys palvelualueiden resurssien läpi käymisellä ja Varaamoon viemiselle on:

Kirjastopalvelut

Liikuntapalvelut

Nuorisopalvelut

Museopalvelut

Lisäksi päätin, että Timmiä ei enää jatkokehitetä. Timmi Software Oy:ltä saatua tarjousta Timmi 360 versiopäivityksestä ei lähdetä toteuttamaan. Timmiä pidetään yllä käytössä olevan mallin mukaisesti (huoltopäivitykset 6 krt / vuosi).

Minna Sartes

Järjestämisjohtaja