Toimitilapäällikön varahenkilö Soile Viiri, tilapalvelujohtaja Leevi Luoto ja toimistoinsinööri Niklas Lilja 3.8.2022:

Kaupunginhallitus päätti kokouksessaan 31.1.2022 § 33 osana ”Koulu- ja päiväkotikohteiden sekä niihin liittyvien liikuntatilojen väistötilahankinnat” kokonaisuutta mm. että jatkossa akuutin väistötilahankinnan prosessi käynnistetään tilapalvelujohtajan päätöspöytäkirjalla ja että tarjousten pohjalta tehtävät lopulliset päätösesitykset hankinnoista tuodaan päätöksentekoon tarveselvitys- ja hankesuunnitteluohjeiden päätösvaltarajojen mukaisesti ja että uudet tilaelementtien vuokrakustannukset tuodaan tiedoksi ko. lautakunnalle ja kustannukset otetaan huomioon osavuosikatsauksissa ja talousarvioesityksessä

Tilapalvelujohtaja päätti 2.3.2022 §11 käynnistää Luolavuoren koulun Inkilän yksikön väistötilojen vuokrauskilpailutuksen siten, että sijoituspaikkana toimii Rieskalähteen koulun alapuolinen puisto/kenttäalue ja kilpailutuksen pohjana on vuokraus (arvioitu käyttötarve alle 5 vuotta) Asiakirjojen valmisteluvaiheessa kuitenkin todettiin, että vaaditun tilaohjelman mukainen rakennus ei mahdu alueelle yhteen kerrokseen ja jopa kahteen kerrokseen sijoitettuna piha-aluetta ja jättöliikenteen vaatimia liikennealueita ei ole riittävästi.

Vaihtoehtoiseksi sijoituspaikaksi sopivaksi todettiin Lausteen puretun koulun tontti Lausteen väistökoulun vieressä.

Tilapalvelujohtaja päätti, että Luolavuoren koulun Inkilän yksikön väistötilojen vuokrakilpailutus voidaan käynnistää siten, että sijoituspaikaksi vahvistetaan Lausteen koulun tontti. Päätös 25.3.2022 § 18 kumosi aiemman tilapalveluiden tilapalvelujohtajan päätöksen 2.3.2022 § 11.

Tilapalvelujohtajan päätöksen mukainen kilpailutus on suoritettu. Toimitilojen rakennuttaminen julkaisi tilapalvelujen toimeksiannosta 8.4.2022 julkisten hankintojen ilmoituskanava Hilmassa hankintailmoituksen koskien Luolavuoren koulun, Inkilän yksikön siirtokelpoisten väliaikaistilojen vuokrauksen hankintaa. Lausteen koulun kolmen opetustilan tarve huomioitiin myös tässä kilpailutuksessa. Hankinnassa käytettiin avointa menettelyä ja valintaperusteena halvinta vuokrahintaa.

Saatuja tarjouksia avatessa todettiin, että tilaajan asettamat tarpeet koskien rakennusta ja sen muodostamaa kokonaisuutta ei ollut tullut asiakirjoista täysin ilmi, sillä rakennuksen ja välituntipihan sijoittelu tontilla johtivat hankintayksikön tarkoituksen vastaiseen lopputulokseen koulukokonaisuuden (Lauste ja Luolavuori) välituntipihojen osalta sekä tilakokonaisuuksien sijoitusratkaisut aiheuttivat toiminnallisia ongelmia tilojen saavutettavuuden ja käytettävyyden suhteen. Lausteen koulun lisätilojen (3 kpl OT2) sijoittelu kokonaisuudessa ei myöskään ollut toimiva eikä niitä ollut käsitetty omana kokonaisuutenaan käsiteltäväksi. Tilojen keskinäisiin yhteyksiin tuli antaa selvästi tilaohjelmaa tarkempia ohjeita, jotta kohteen hyvä toiminnallisuus voitiin varmistaa. Erityiskoulun toiminnassa tällä on erittäin suuri merkitys, kun liikutaan sairaalasängyillä ja apuvälineillä tiloissa päivittäin.

Hankita jouduttiin keskeyttämään (tilapalvelujohtajan päätös 24.5.2022 § 29) ja aloittamaan uudelleen. Hankinnasta julkaistiin uusi hankintailmoitus julkisten hankintojen ilmoituskanava Hilmassa.

Päästäkseen mukaan vertailuun tarjoajan tuli täyttää tilaajavastuulain mukaiset vaatimukset, luottokelpoisuusluokituksen tuli olla Rating Alfa-suosituksen mukaan vähintään A sekä liikevaihdon kolmen viimeisen vuoden ajalta tuli olla vähintään 2-kertainen toimeksiannon kokonaisvuokrakustannuksiin. Lisäksi tarjoajan tuli esittää 2 referenssikohdetta vastaavanlaisesta väistötilarakennuksesta viimeisen viiden vuoden ajalta.

Tarjouksen liitteenä edellytettiin arkkitehtisuunnitelmia seuraavasti:

• Asemapiirros 1:500, josta selviävät tiloihin liittyvien piha-alueiden ja sen toimintojen sijoittuminen sekä kulkuyhteydet
• L1-tasoiset luonnossuunnitelmat (pohjat, julkisivut)
• Selvitys LVI- ja sähköjärjestelmistä
• Dokumentit liikevaihtovaatimuksen täyttämisestä
• Rating alfa yritysraportti tv
• Tilaajavastuulain mukaiset selvitykset (sis. pakotekirjaukset).

Asiakirjat olivat vapaasti noudettavissa Haahtelan Pris -projektipankista. Projektipankkiin kirjautui yhteensä 15 tarjouspyyntöasiakirjojen hakijaa.

Määräaikaan 11.7.2022 klo 12.00 mennessä jätettiin yksi tarjous, Parmaco Oy.

Parmaco Oy:n tarjouksen mukainen kuukausivuokra kohteelle on 64.090 euroa/kk (85,45 €/m2/kk) ja vuosivuokra 769.080 euroa. Vuokra-ajaksi tarjouspyynnössä oli ilmoitettu 40 kk jolloin kohteen kokonaisvuokraksi muodostuu 2.563.600 euroa.

Tarjouspyynnössä on pyydetty optiohinta paloilmoitinjärjestelmälle (mahdollinen viranomaisvaatimus) ja sen hinta on 43.679 €. Sen vaikutus kuukausivuokraan 40 kk jaettuna on 1.092 €/kk.

Mikäli vuokra-aikaa halutaan jatkaa, on optiokauden vuokra 39.680 €/kk.

Tilojen tulee olla käyttöönotettavissa 28.2.2023 mennessä.

Saatu tarjous poikkeaa ennakoidusta arviosta (430.000–530.000 euroa/v).

Hintaa nostaa tämänhetkinen yleinen rakentamisen ja rakennustarvikkeiden hintojen voimakas nousu sekä oletettavasti myös se, että rakennus ei ole perinteinen koulurakennus, jonka jatkokäyttö vuokranantajalle olisi helpompaa kuin nyt suunnitellun rakennuksen. Erityiskoulun tilojen mitoitukset ja tilat poikkeavat normikoulun tiloista.

Kaupunginhallituksen ehdotus

Kaupunginvaltuusto päättää, että

• Luolavuoren koulun Inkilän yksikön väistötilat hankitaan ainoan vuokratarjouksen antaneelta Parmaco Oy:ltä. hintaan 64.090 € /kk. Mikäli paloilmoitinjärjestelmä vaaditaan, kuukausivuokraa korotetaan tarjouksen mukaisella summalla,
• tilapalvelujohtaja oikeutetaan tekemään tarjouspyynnön liitteenä olleeseen vuokrasopimukseen tarvittavat vähäiset muutokset ja allekirjoittamaan vuokrasopimus ja
• sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta myöhemmin tehtävällä sopimuksella, joka voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja valitusosoituksen tiedoksi. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun vireille saattamista koskevan vaatimuksen tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.

Kokouksessa asiaa oli selvittämässä vs. tilapalvelujohtaja Leevi Luoto.

Asian esitteli pormestari Minna Arve.