Vs. tilapalvelujohtaja Leevi Luoto ja kaupunginlakimies Riikka Lehtimäki 10.6.2022:

Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksessä 6.7.2021 § 163 on päätetty hallinnon järjestämisestä konsernihallinnossa ja tilapalveluiden toimivallasta.

Hallinnon järjestämispäätöksen 4 luvun 8 §:n mukaan kansliapäällikkö vastaa talouden järjestämisestä kuten määrärahojen käytöstä hallintosäännön ja talousarvion asettamissa puitteissa. Kansliapäällikkö tekee vuosittain päätöksen kustannuspaikkojen käyttövaltuuksista kaupunginhallituksen budjetin asettamissa rajoissa. Tilin käyttöön oikeutetut voivat käyttää kustannuspaikan määrärajoja ja tehdä kaupungin puolesta sopimuksia ja sitoumuksia osoitetun määrärahan ja tässä hallinnonjärjestämispäätöksessä asetetuissa rajoissa. Tällä perusteella määräytyvät tilapalveluiden toimivaltuudet. Hallinnon järjestämispäätöksen 5 luvun 12 §:n mukaan tilapalvelujohtajan erityiseen toimivaltaan konsernihallinnossa ja koko kaupungin tasolla kuuluu (hallintosääntö 44 §):

1. päättää konsernihallinnon ja palvelukeskusten hallinnoiman alle miljoonan euron arvoisen omaisuuden luovuttamisesta ja hankkimisesta tai alle 200 000 euron vuosivuokran arvoisen omaisuuden vuokraamisesta sekä muista konsernihallinnon ja palvelukeskusten omistajahallintaan perustuvista sopimuksista ja sitoumuksista,
2. päättää toimitilojen vuokraamisesta, muista niihin liittyvistä sopimuksista sekä muun irtaimen omaisuuden kuin rakennusten hankkimisesta ja luovuttamisesta, mikäli niiden arvo on alle miljoona euroa tai vuosivuokra alle 200 000 euroa,
3. hyväksyä tilahankkeiden hankekuvaukset ja hankesuunnitelmat alle 1 miljoonan euron tai vuosivuokraltaan alle 100 000 euron hankkeista sekä
4. hyväksyä kustannusarvioltaan alle miljoonan euron arvoisen tilainvestointien investointisuunnitelman  

Tilapalveluiden tilahallintapäälliköllä on oikeus myöntää yksittäisen Tilapalveluiden vuokrasaatavan osalta enintään kuuden kuukauden pituiselta ajalta helpotus sopimuksen tai sitoumuksen perusteella määräytyvän velvoitteen suoritusaikatauluun (hallintosääntö 42 §, kohta 2).

Kaupunginhallituksen 23.6.2022 alkavan kesätauon aikana saattaa tulla päätettäväksi sopimuksia ja hanke- tai investointisuunnitelmia, joiden arvo ylittää tilapalveluiden toimivaltarajat. Tilapalvelujohtaja tulisi oikeuttaa sijaisineen ylittämään edellä mainitut toimivaltarajat välttämättömissä tapauksissa edellyttäen, että tästä ilmoitetaan etukäteen kansliapäällikölle. Tilapalveluiden toiminta on luonteeltaan sellaista, että kesätaukojenkin aikana hankkeita joudutaan käynnistämään, jotta loppuvuoden aikataulutavoitteisiin yllettäisiin. Vastaavanlainen menettely on käytössä muilla toimialoilla kesäkaudella. Ehdotus on, että toimivaltuus toimivaltarajojen ylitykseen myönnetään tilapalvelujohtajalle varahenkilöineen ehdolla, että ennen toimivallan käyttämistä tilapalvelujohtajan varahenkilöineen on ilmoitettava asiasta kansliapäällikölle. Kaupunginhallituksen kesätauon aikana kaupunginhallitus ei saa myöskään tietoa tilapalveluiden päätöspöytäkirjoista tavanomaiseen tapaan. Ilman erityisvaltuutusta ei myöskään tilapalvelujohtajan ja tilapalveluiden päälliköiden tavanomaiseen toimivaltaan kuuluvia hankintoja ja sopimuksia saataisi vietyä eteenpäin kesätauon aikana, koska esim. vuokrauksia ja hankesuunnitelmia koskevia päätöspöytäkirjoja ei voida tauon aikana toimittaa kaupunginhallitukselle tiedoksi. Päätökset on kuitenkin saatava kohtuullisessa ajassa pantua täytäntöön. Tämän vuoksi kaupunginhallituksen tulisi oikeuttaa tilapalvelujohtaja päälliköineen myös niiden toimivaltaan kuuluvien päätösten täytäntöön panoon kesätauon aikana. Ottaen huomioon päätösten kuuluminen tavanomaiseen budjetin puitteissa liittyvään toimintaan ja päätösten mahdollisesti suuri lukumäärä, esitetään, ettei budjetin ja normaalien toimivaltuuksien puitteissa tehdyistä päätöksistä tarvitse erikseen ilmoittaa kansliapäällikölle ennen niiden täytäntöönpanoa.

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

EhdotusKaupunginhallitus päättää oikeuttaa tilapalvelujohtajan varahenkilöineen 23.6.2022 alkavan kaupunginhallituksen kesätauon aikana:

• ylittämään tilapalvelujohtajan varahenkilöineen toimivaltarajan välttämättömiksi katsottavien hankintojen ja sopimusten yms. osalta, edellytyksellä, että käyttäessään tätä toimivaltaa, on tilapalvelujohtajan varahenkilöineen ennen päätöksentekoa ilmoitettava asiasta kansliapäällikölle,
• panemaan täytäntöön tilapalveluiden toimivaltaan kuuluvat päätökset, vaikka päätöstä ei ole ilmoitettu kaupunginhallitukselle otto-oikeuden käyttämistä varten.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.