Hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen 9.6.2022:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin hankintapalvelut on pyytänyt tarjouksia avoimella menettelyllä Turun kaupungille ja Turun ammattikorkeakoulu Oy:lle hankittavista oppimistilojen kalusteista 31.3.2023 päättyvälle kaudelle, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) + yhdellä vuodella ajoille 1.4.2023 – 31.3.2024 ja 1.4.2024 – 31.3.2025. Optiossa on kyse tilaajan oikeudesta ei velvollisuudesta. Option käyttöönotosta päättävät Turun kaupunki ja Turun ammattikorkeakoulu Oy kumpikin itsenäisesti erikseen.

Hankinnassa on kysymys tavarahankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016; hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 12.4.2022 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 29.4.2022. Kysymyksiin annettujen vastausten perusteella hankinnasta lähetettiin julkaistavaksi korjausilmoitus 29.4.2022.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde, tuotteille ja palveluille asetetut ehdottomat vaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjouksia ei hyväksytä.

Tarjous liitteineen (pois lukien sertifikaatit) tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan arvonlisäverottomaksi kokonaisarvoksi on arvioitu vuosina 2022 – 2024 seuraava:

•vuosi 2022 / 500 000 €

•vuosi 2023 / 2 100 000 €

•vuosi 2024 / 2 500 000 €

Em. arvot ovat arvioituja arvoja, jotka saattavat muuttua, mikäli kohteet eivät valmistu aikataulun mukaisesti.

Hankintayksiköt eivät sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon sopimuskauden aikana.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään puitesopimus yhden (1) toimittajan kanssa ja, että Turun kaupunki ja Turun ammattikorkeakoulu Oy tekevät molemmat omat sopimukset.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 13.5.2022 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta:

•Input Interior Oy

•Isku Interior Oy

•Lekolar-Printel Oy

•Martela Oyj

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Kaikki tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 3 §:n mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran ja palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Lisäksi tarjouspyynnössä on todettu seuraavaa:

’’Tarjous suljetaan tarjouskilpailusta, jos tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä.’’ (tarjouspyynnön sivu 44 / 48)

’’Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset suljetaan tarjouskilpailusta ”(tarjouspyynnön sivu 46 / 48)

Tarjoajan tuli liittää tarjoukseensa kalustekortti, josta selviää tuotteen ominaisuudet. ja materiaali sekä ehdottomien vaatimusten täyttyminen.

Kalustekuvauksessa, liite 2, laatikollisen oppilaspöydän syvyyden tuli olla 500 – 550 mm Input Interior Oy:n tarjoaman laatikollisen oppilaspöydän syvyys on 575 mm. Input Interior Oy:n tarjous on täten tarjouspyynnön vastainen ja se tulee sulkea tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin muiden tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Vertailuperusteena oli kokonaishinnaltaan halvin.

Hankinnalle asetetut laatuvaatimukset oli esitetty tarjouspyynnössä, eikä niitä pisteytetty.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 69 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä.

Päätös          Päätän edellä esitetyin perustein, että

•Input Interior Oy:n tarjous suljetaan tarjouskilpailusta tarjouspyynnön vastaisena

•Turun kaupungin oppimistilojen kalusteiden toimittajaksi valitaan 31.3.2023 päättyvälle kaudelle Martela Oyj tarjoamillaan hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

•mahdollisista option käytöistä ajoille 1.4.2023 – 31.3.2024 ja 1.4.2024 – 31.3.2025 päätetään erikseen

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisilla.

Turun ammattikorkeakoulu Oy tekee oman hankintapäätöksen, mahdolliset optiopäätökset ja sopimukset.

Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisu ja valitusosoitus liitteenä

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen, puhelin 044 907 5894