Tilapalvelut, kiinteistön ylläpitoinsinööri Janne Kauppila ja kiinteistön ylläpitoinsinööri Petri Tulonen sekä hankintapalvelut, hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen, 6.6.2022:

Hankinnan tausta 

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt Turun kaupungin konsernihallinnon tilapalveluiden toimeksiannosta avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia Länsi-Turun alueenkiinteistöjen ja ulkoalueiden hoitotyöstä sekä rakennusten teknisten järjestelmien hoito- ja huoltotöistä ajalle 1.9.2022 (tavoite) – 31.8.2025, jonka jälkeen se jatkuu toistaiseksi voimassa olevana noudattaen yhdeksän (9) kuukauden molemminpuolista irtisanomisaikaa kuitenkin siten, että sopimuskausi on enintään viisi (5) vuotta, päättyen viimeistään 31.8.2027.

Hankinnassa on kysymys palveluhankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 11.4.2022 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 5.5.2022. Hankinnasta lähetettiin julkaistavaksi korjausilmoitus 20.4.2022, jossa tarjouspyyntöön lisättiin poisjäänyt sopimusluonnos, liite 6. Kysymyksiin annettujen vastausten perusteella hankinnasta lähetettiin jul-kaistavaksi korjausilmoitus 5.5.2022.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä sekä Granlund Manager-ohjelmassa kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä ja, että osatarjoukset hyväksyttiin ryhmittäin.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo vuodessa on noin 330 000 euroa. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Hankinta on jaettu kahteen (2) osakokonaisuuteen seuraavasti:

Osakokonaisuus 1 Pansio - Perno -Isoheikkilä

Osakokonaisuus 2 Kähäri - Vätti - Suikkila – Teräsrautela

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjalliset sopimukset osakokonaisuuksittain yhden (1) palveluntuottajan kanssa.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 24.5.2022 klo 11.00 mennessä seuraavilta palveluntuottajilta:

·        Arkea Oy (Ryhmät 1 ja 2)

·       Coor Service Management Oy (Ryhmät 1 ja 2)

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Molemmat tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta 

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kaikissa ryhmissä kokonaistaloudellisesti edullisin. Arviointi perusteena oli kokonaishinta / vuosi, erillisveloituksena tehtävät työt ja kohteiden käyttäjien tarvitsemat lisäpalvelut arvioiduilla määrillä.

Vertailussa käytettiin tarjouspyynnössä ilmoitettuja määriä. Arvioidut määrät eivät sido Tilaajaa.

Hankintayksikkö katsoo, että tässä hankinnassa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena voi olla halvin hinta, koska hankinnan laadulliset näkökohdat on huomioitu hankittavassa kokonaisuudessa asettamalla tarjouspyynnössä hankinnan kohteelle tiukat vähimmäisvaatimukset, joita tukevat osaltaan palveluntuottajan kanssa solmittavan hankintasopimuksen tarkat sopimusehdot.

Osakokonaisuus 1 Pansio - Perno -Isoheikkilä

Osakokonaisuus 2 Kähäri - Vätti - Suikkila – Teräsrautela

Ylläpitopäällikkö Soile Viiri:

PäätösPäätän edellä esitetyin perustein, että

·        osakokonaisuuden 1 Pansio – Perno – Isoheikkilä alueen kiinteistöjen ja ulkoalueiden hoitotöiden sekä rakennusten teknisten järjestelmien hoito- ja huoltotöiden palveluntuottajaksi valitaan 1.9.2022 alkaen Coor Service Management Oy tarjouspyyntöasiakirjojen ja tarjouksen mukaisin ehdoin

·        osakokonaisuuden 2 Kähäri – Vätti – Suikkila - Teräsrautela alueen kiinteistöjen ja ulkoalueiden hoitotöiden sekä rakennusten teknisten järjestelmien hoito- ja huoltotöiden palveluntuottajaksi valitaan 1.9.2022 alkaen Coor Service Management Oy tarjouspyyntöasiakirjojen ja tarjouksen mukaisin ehdoin

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Hankintayksikköä sitovat sopimukset eivät synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävien kirjallisten sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimukset voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Soile Viiri

ylläpitopäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen, puhelin 044 907 5894