Asiakkuusjohtaja Johanna Ritvanen ja kehittämispäällikkö Tarja Helenius 1.6.2022:

Perustelut ja tavoitteet kirjaamisalusta projektille

Turun Ohjaamossa autetaan kaikenlaisissa elämäntilanteissa olevia alle 30-vuotiaita nuoria työllistymiseen, opiskeluun, asumiseen, vapaa-aikaan ja hyvinvointiin liittyvissä kysymyksissä. Palvelut ovat maksuttomia ja niitä voivat hyödyntää myös vanhemmat, huoltajat ja nuorten parissa työskentelevät ammattilaiset.

Ohjaajien ja asiakkaiden kannalta on tarpeellista saada Ohjaamon asiakastapahtumien kirjaamisalusta, josta asiakastiedot ja -tapaamiset löytyvät helposti ja hyvin järjesteltyinä yhdestä paikasta. Lisäksi kirjaamisen systemaattisuus ja rakenteellisuus antaa raportoinnin kautta mahdollisuuden sekä työkaluja Ohjaamon johtamiseen ja päätöksentekoon.

Kirjaamisalustan käyttöönotto vähentää manuaalisia työvaiheita palvelussa ja seurannassa, parantaa ja antaa mahdollisuuden kehittää raportointia. Asiakastiedot ovat tietoturvallisesti Ohjaamon työntekijöiden käytössä.

Projektin tuotoksina asiakas- ja asiointiprosessi sujuvoituu sekä työ tehostuu. Asiakastietojen käsittely on turvatumpaa. Projektin tuotoksena saadaan kokemusta Turun kaupungin valitseman asiakkuuksien ja asiointien hallinnan järjestelmän (MS Dynamics, CRM) soveltuvuudesta asiakasprosessiin (case management) sekä kaupunkitason asiakkuuksien ja asiointien hallintaan. Projektissa sovelletaan käytäntöön ihmislähtöisen yhteiskunnan sekä järjestämisen toiminnon tiedonhallinnan kyvykkyyksiä huomioiden järjestämisen ydinprosessien kokonaisuuden.

Projekti raportoidaan sekä ohjausryhmälle että järjestämisjohtamisen johtoryhmälle. Jatkotoimista tehdään ehdotus projektin päätyttyä.

Projektin toteutus ja aikataulu, 5/2022–12/2022

1.     Suunnitteluvaihe = suunnitteluvaihe ja projektinhallinta n. 20htp, 5/2022–6/2022

2.     Käyttöönotto = toteutus, koulutus, ympäristöjen hallinta ja käyttöönotto n. 44htp, 8/2022–10/2022

3.     Optio . Ohjaamon liittäminen Asiointitiliin n. 25-30htp. Tehtävä: Ohjaamo toiminallisten vaatimusten määrittely ja toteutus.

Projektin hallinnointi ja budjetti

Projektin kustannukset on budjetoitu kustannuspaikalle 14280 Tietojärjestelmien kehittäminen.

Suunniteltu projektin budjetäärinen kustannus on enintään 60 000 €, joka pitää sisällään suunnitteluvaiheen ja käyttöönoton.

Option budjetäärinen kustannus on 30 000 €

Projektin omistaja

Asiakkuusjohtaja Johanna Ritvanen

Projektin ohjausryhmä

Projektin toteutusta ohjaa projektin ohjausryhmä. Ohjausryhmä koostuu seuraavista henkilöistä

• projektin omistaja ja ohjausryhmän puheenjohtaja Johanna Ritvanen
• ohjausryhmän jäsen ja toiminnasta vastaava (Ohjaamo) Riitta Mäki
• ohjausryhmän jäsen ja toiminnasta vastaava (Ohjaamo) Hanna Hyytiä
• ohjausryhmän jäsen ja toimituksesta vastaava (IT-palvelut) Harri Nevala

Ohjausryhmän toiminnan tarkoituksena on asiantuntijaroolista tukea ja ohjata toimintaa oikeaan, tavoitteenmukaiseen suuntaan ja varmistaa hankkeen tuloksellisuus.

Ohjausryhmän esittelijöinä toimivat projektipäälliköt sekä erityisasiantuntijat. Tarvittaessa ohjausryhmä kuulee muita asiantuntijoita.

Esitämme, että Turun kaupungin Järjestämistoimintojen Asiakasohjaus käynnistää Turun Ohjaamoon D365 CRM asiakastapahtuman kirjaamisalusta projektin. Projekti toteutetaan ajalla 1.6.2022–31.12.2022. 

Vs. järjestämisjohtaja Minna Sartes:

PäätösPäätin, että Turun kaupungin Järjestämistoimintojen Asiakasohjaus käynnistää Turun Ohjaamoon D365 CRM asiakastapahtuman kirjaamisalusta projektin edellä esitetyn mukaisesti.

Minna Sartes

Vs. järjestämisjohtaja