Projektipäällikkö Pekka Lång ja IT-hankepäällikkö Harri Nevala 31.5.2022:

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia pienhankintajärjestelmästä kaikkien toimialojen käyttöön ajalle 1.6.2022 (tavoite) - 31.8.2026.

Määräaikaisen sopimuksen päättymisen jälkeen sopimus on voimassa toistaiseksi Julkisen hallinnon IT-hankintojen sopimusehdot (JIT-2015) - Erityisehtoja palveluista (JIT-2015-Palvelut) kohdan 9 mukaisin irtisanomisehdoin.

Hankinnassa on kysymys julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) kansallisen kynnysarvon ylittävästä hankinnasta.

Hankintaa koskeva kansallinen hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 8.4.2022 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi .  Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku . Hankinnasta julkaistiin korjausilmoitus 13.4.2022. Hankinnasta ei esitetty lisätietokysymyksiä annettuun määräaikaan mennessä.

Tarjouspyynnössä kuvattiin tarjoajalle asetetut kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset. Lisäksi tarjouspyynnössä kuvattiin pisteytettävät laatuvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjouksia ei hyväksytä.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvo vuonna 2022 on 30 701,25 euroa (alv 0%). Tämän jälkeen vuodesta 2023 alkaen hankinnan ennakoitu arvo on 20 160 euroa (alv 0%) vuodessa. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus yhden palveluntuottajan/toimittajan kanssa.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 6.5.2022 klo 11.00 mennessä seuraavilta palveluntuottajilta/toimittajilta: Cloudia Oy.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien kelpoisuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten vertailu ja valinta.

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajille asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Tarjoaja vakuutti täyttävänsä tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetut kelpoisuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjous tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin tarjouksen täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että hinta oli 60 p ja laatu 40 p.

Hankinnassa saatiin vain yksi (1) tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset täyttävä ja tarjouspyynnön mukainen tarjous, joten tarjousten vertailua ei voitu suorittaa.

Tarjoushinnan osalta tulisi tarkentaa, että hankinnan ennakoitu arvo jakautuu siten, että vuoden 2022 osalta arvo on 30 701,25 euroa sisältäen käyttöönottomaksun 9 281,25 euroa sekä ensimmäisen vuoden vuosimaksun 21 420 euroa. Seuraavien vuosien vuosimaksu on 20 160 euroa. Vuosimaksun laskutuskausi on 1.9.-31.8. ellei toisin myöhemmin osapuolten kesken sovita. Käyttöönottomaksu 9 281,25 euroa erääntyy kuitenkin 30.06.2022 Muutoin hintojen osalta noudatetaan tarjouksen mukaisia hintoja.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 69 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä.

Esitämme, että IT-palvelut hankkii Cloudia Oy:ltä saadun tarjouksen perusteella pienhankintajärjestelmän. Kustannukset vuonna 2022 ovat enintään 30 702 euroa (alv 0 %) ja vuosina 2023-2026 20 160 euroa (alv 0%) per vuosi. Kustannukset kohdistetaan vuosina 2022-2023 kohdistetaan kustannuspaikalle 14281 Tietojärjestelmien jatkokehittäminen, tilastollinen tilausnumero 2104515 pienhankintajärj. ylläpito ja pienkehitys ja vuosina 2024-2026 kustannuspaikalle 13174 KH/Sovelluspalvelut.

IT-palvelujohtaja Joni Ilmanen:

PäätösPäätin, että IT-palvelut hankkii Cloudia Oy:ltä saadun tarjouksen perusteella pienhankintajärjestelmän. Kustannukset vuonna 2022 ovat enintään 30 702 euroa (alv 0 %) ja vuosina 2023-2026 20 160 euroa (alv 0%). Kustannukset kohdistetaan vuosina 2022-2023 kohdistetaan kustannuspaikalle 14281 Tietojärjestelmien jatkokehittäminen, tilastollinen tilausnumero 2104515 pienhankintajärj. ylläpito ja pienkehitys ja vuosina 2024-2026 kustannuspaikalle 13174 KH/Sovelluspalvelut.

Perustellusta syystä yksittäistapauksessa voidaan palveluja ostaa hankintapäätöksestä poiketen. Hankintayksikkö ei tällä hankintapäätöksellä sitoudu tarjouspyynnössä ilmoitettuun ennakoituun hankintavolyymiin ja -arvoon.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä hankintapäätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja oikaisuvaatimusohjeet tiedoksi. Päätös voi muuttua tehdyn oikaisuvaatimuksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Joni Ilmanen

IT-palvelujohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Mahdollisiin tiedusteluihin vastaa projektipäällikkö Pekka Lång, puh. 040 635 0534.