Hallintojohtaja Max Lönnqvist, talousjohtaja Valtteri Mikkola, talouspäällikkö Juhani Pärtty ja hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari 10.5.2022:

Hankinta- ja hyväksymisvaltuudet konsernihallinnossa ja kaupunginvaltuuston kustannuspaikoilla

Turun kaupunki otti käyttöön uuden SAP-toiminnanohjausjärjestelmän 1.6.2021 alkaen. Uusi järjestelmä mahdollistaa kaupungin hankinta- ja hyväksymisvaltuuksien yhtenäistämisen ja entistä paremman valtuuksien käytön valvonnan.

Tietojärjestelmään on määritetty Turun kaupungissa tehdyn periaatepäätöksen mukaisesti viisi (5) eri valtuusrajaa, jotka pohjautuvat hankintalakiin ja kaupungin pienhankintaohjeen mukaisiin euromääriin. Kustannuspaikkakohtaiset valtuusrajat ovat: 4 999 eur, 19 999 eur, 59 999 eur 200 000 eur tai 999 999 eur.

Edellä mainitun mukaisesti esitetään konsernihallinnon ja kaupunginvaltuuston kustannuspaikkojen hankinta- ja hyväksymisvaltuudet liitteen 1 mukaisesti. Liitteen välilehdillä on kuvattu muutokset kustannuspaikkojen hankinta- ja hyväksymisrajoihin edelliseen päätöksen nähden sekä kustannuspaikkojen käyttövaltuudet organisaatiotasoittain.

Arkea Oy:n hankinta- ja hyväksymisvaltuudet ALV-toimintamallin kustannuspaikoilla

Turun kaupungin ja Arkea Oy:n on solmittu ruokapalveluiden järjestämistä koskevia sopimuksia, joiden mukaan Arkea Oy toimii kaupungin asiamiehenä ja tilaa ruokapalveluiden tuottamiseen tarvittavat tavarat ja palvelut kaupungin lukuun sopimustoimittajilta, jotka Turun kaupunki on kilpailuttanut palvelun tuottamista varten. Tarvikkeet ja palvelut toimitetaan yhtiön käytettäväksi ja niitä koskevat laskut osoitetaan Turun kaupungin maksettavaksi. Niihin liittyvät menot kohdistetaan Turun kaupungin ALV-toiminnan kustannuspaikoille. Sopimuksiin kirjatun toimintamallin mukaan Arkea Oy, kaupungin asiamiehenä asiatarkastaa, tiliöi ja hallinnoi ALV-toimintamallin kustannuspaikoille kirjattavat laskut.

ALV-toimintamallin kustannuspaikoille kirjatut menot veloitetaan sisäisinä veloituksina palvelukokonaisuuksilta sekä ulkoisena veloituksena yhtiöltä siltä osin, kun tarvikkeita ja palveluita käytetään kaupungin ulkopuolisille organisaatioille myytäviin ruokapalveluihin.  ALV-toimintamallin toimintakate (nettomenot) on 0 euroa, mikä tulee varmistamaan kustannusten oikean kohdistamisen.

Edellä kuvattu toimintamalli edellyttää hankintavaltuuksien, laskujen asiatarkastusoikeuksien ja menojen hyväksymisoikeuksien antamista Arkea Oy:lle.

Turun kaupungin hallintosäännön 69 § mukaan kaupunginhallitus ja lautakunta päättävät hankinnoista talousarvion puitteissa ja päättävät alaistensa viranhaltijoiden hankintavaltuudet. Kansliapäällikkö ja palvelujohtaja asettavat alaistensa oikeudet hyväksyä hankintaehdotus, ostotilaus, muistio tai kululasku, jotka pohjautuvat asianomaisen palvelukokonaisuuden toimielimen tai viranhaltijan tekemiin hankintapäätöksiin taikka yhteishankintapaikkoihin. Kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat.

Hallintosäännön 45 § 1 momentin 5 kohdan mukaan palvelualuejohtaja päättää talousarvion määrärahojen käytöstä. Kansliapäällikkö päättää konsernihallinnon ja kaupunginvaltuuston kustannuspaikkojen käyttövaltuuksista. Kansliapäällikkö on päättänyt 1.2.2022 § 34 hankinta- ja hyväksymisvaltuuksista konsernihallinnossa ja kaupunginvaltuuston kustannuspaikalla 1.2.2022 alkaen. ALV-toimintamallia koskevat määrärahat ovat konsernihallinnossa.

Edellä kuvatun mukaisesti esitetään:

-        konsernihallinnon ja kaupunginvaltuuston kustannuspaikkojen käyttövaltuudet päivitetään liitteen 1 mukaiseksi,

-        Arkea Oy:n palveluksessa oleville, liitteessä 2 nimetyille henkilöille annetaan oikeus tehdä hankintoja liittyen ruokapalvelujen tuottamiseen tarvittaviin tarvikkeisiin ja palveluihin sekä oikeus asiatarkastaa, tiliöidä ja hyväksyä edellä mainittuihin hankintoihin liittyvät, kaupungin ALV-toimintamallin kustannuspaikoille kirjattavat laskut. Tavaroiden ja palvelujen hankinnat saadaan toteuttaa ruokapalvelujen järjestämisestä tehtyjen sopimusten ja niiden palvelukuvauksissa tarkoittamien palvelujen edellyttämiin tavaroihin ja palveluihin

-        Arkea Oy velvoitetaan valvomaan, että yhtiön tekemät hankinnat perustuvat ruokapalvelujen järjestämisestä tehtyihin sopimuksiin ja sopimusten liitteenä oleviin palvelukuvauksiin ja että hankinnat noudattavat kaupungin hankintoja koskevia säännöksiä ja määräyksiä ja

-        Arkea Oy velvoitetaan toimittamaan neljännesvuosittain raportti Turun kaupungin hankintapalveluille siitä, että sen Turun kaupungin lukuun tekemät hankinnat perustuvat ruokapalvelusopimuksiin ja että hankinnat on tehty Turun kaupungin kilpailuttamilta sopimustoimittajilta.

Tämän päätöksen olisi tarkoituksenmukaista olla voimassa toistaiseksi, kunnes käytöstä tehdään korvaava päätös.

Liite 1Konsernihallinnon ja kaupunginvaltuuston kustannuspaikkojen määrärahojen käyttövaltuudet ja hyväksymisrajat 1.6.2022

Liite 2Arkea Oy:n hankinta-, hyväksymis-, asiatarkastus- ja tiliöintioikeudet ALV-toimintamallin kustannuspaikoille

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

PäätösPäätin hallintosäännön 45 §:n perusteella myöntää konsernihallinnon ja kaupunginvaltuuston kustannuspaikkojen käyttövaltuudet liitteen 1 mukaisesti. Menon hyväksyjän tulee noudattaa hallintosäännön 70 §:n määräyksiä hankintojen ja muiden taloudellisten sitoumusten tekemisestä.

Liitteessä mainituilla viranhaltijoilla on, ellei johtosäännöistä muuta johdu, menojen hyväksymisen lisäksi oikeus tehdä päätöksiä kaupungin sitoumuksista kustannuspaikan määrärahojen ja edellä mainittujen määräysten puitteissa. Kansliapäälliköllä on liitteessä mainittujen henkilöiden lisäksi oikeus tehdä päätöksiä kaupungin sitoumuksista koskien kaikkia kaupunginhallituksen alaisia määrärahoja. 

Lisäksi päätin, että

-        Arkea Oy:n palveluksessa oleville, liitteessä 2 nimetyille henkilöille annetaan oikeus tehdä hankintoja liittyen ruokapalvelujen tuottamiseen tarvittaviin tarvikkeisiin ja palveluihin sekä oikeus asiatarkastaa, tiliöidä ja hyväksyä edellä mainittuihin hankintoihin liittyvät, kaupungin ALV-toimintamallin kustannuspaikoille kirjattavat laskut. Tavaroiden ja palvelujen hankinnat saadaan toteuttaa ruokapalvelujen järjestämisestä tehtyjen sopimusten ja niiden palvelukuvauksissa tarkoittamien palvelujen edellyttämiin tavaroihin ja palveluihin

-        Arkea Oy velvoitetaan valvomaan, että yhtiön tekemät hankinnat perustuvat ruokapalvelujen järjestämisestä tehtyihin sopimuksiin ja sopimusten liitteenä oleviin palvelukuvauksiin ja että hankinnat noudattavat kaupungin hankintoja koskevia säännöksiä ja määräyksiä ja

-        Arkea Oy velvoitetaan toimittamaan neljännesvuosittain raportti Turun kaupungin hankintapalveluille siitä, että sen Turun kaupungin lukuun tekemät hankinnat perustuvat ruokapalvelusopimuksiin ja että hankinnat on tehty Turun kaupungin kilpailuttamilta sopimustoimittajilta.

Tämä päätös kumoaa 1.2.2022 § 34 tehdyn käyttövaltuuspäätöksen ja on voimassa 1.6.2022 alkaen toistaiseksi.

Tuomas Heikkinen

kansliapäällikkö