Ostolaskujen käsittelyä koskeva ohje
Hyväksytty Kansliapäällikkö xx.xx.2022 § x
Sisällys
1.2. Laskun muotovaatimukset 2
2.1 Yleistä asiatarkastuksesta 3
2.1.1 Tilauksellisen ostolaskun asiatarkastus 4
2.1.2 Kululaskujen asiatarkastus 5
2.2 Virhe tavarassa tai palvelussa 5
2.3.1 Hankintaa koskevan menon hyväksyminen 5
2.3.2 Laskun hyväksyntää koskevat toimenpiteet 5
2.3.3 Korjaukset kustannuspaikkaan tai summiin 6
2.3.4 Hyväksyjän oikeuksia koskevat yleiset rajoitukset 6
2.3.5 Oikeus hyväksyä hankintaehdotus ja ostotilaus 6
Turun kaupunki vastaanottaa kaupunginhallituksen päätöksen 15.12.2009 § 669 mukaisesti vain verkkolaskuja. Kaupungin hankintoja koskevissa tarjouspyynnöissä tai vastaavissa sekä muissa tilanteissa, joissa kaupunki suorittaa maksuja kolmansille osapuolille, edellytetään toimittajalta valmiuksia verkkolaskutukseen. Mikäli toimittajalla ei ole mahdollisuutta lähettää verkkolaskua laskutusjärjestelmästä, toimittajan tulee käyttää maksutonta toimittajaportaalia.
Sähköpostilaskuja ei vastaanoteta, vaikka sähköpostin liitetiedostona olisi suosituksen muotoinen laskusanoma. Sähköpostilla tulleet laskut tulee palauttaa lähettäjälle ja pyytää uusi lasku verkkolaskuosoitteeseen.
SEPA-alueelta tulevat euromääräiset laskut (IBAN-muotoinen pankkitili) käsitellään toiminnanohjausjärjestelmässä. SEPA-alueen ulkopuolelta saapuneista laskuista (ulkomaan pankkitili) tehdään ulkomaan maksun menotosite, johon haetaan hyväksyntä. Sen jälkeen lomake, jonka liitteenä lasku on, lähetetään maksettavaksi kaupungin talouspalvelutehtäviä hoitavaan yhteisöön palvelupyyntöjärjestelmän kautta.
Tarkemmat ohjeet löytyvät Turku.fi sivuilla kohdasta Laskutusosoitteet ja -ohjeet.
Tässä ohjeessa käsitellään ostolaskua kahdella eri termillä. Ostolaskut ovat laskuja kaupungin ostamista tavaroista tai palveluista. Turun kaupungissa ”ostolaskuksi” kutsutaan laskua, joka on toiminnanohjausjärjestelmään tai vastaavaan järjestelmään tehty tilauksellinen lasku. Laskuista, joissa ei ole toiminnanohjausjärjestelmään tai vastaavaan järjestelmään tehtyä tilausta käytetään termiä ”kululasku”.
Kaupungin yleinen maksuehto on pääsääntöisesti 30 päivää netto, ellei sopimuksessa tai tarjouksen hyväksymisen yhteydessä ole muuten päätetty taikka mikäli lainsäädännössä ei muuta sanota. Laskulta tulee tarkastaa, että eräpäivä noudattaa kaupungin hyväksymiä tai muutoin sovittuja ehtoja.
Laskun tulee sisältää kaikki yritys- ja yhteisötietolaissa, arvonlisäverolaissa sekä kirjanpitolaissa määritellyt sisältövaatimukset. Verohallinnon nettisivujen (vero.fi) syventävien vero-ohjeiden osiossa Arvonlisäverotus on esitetty arvonlisäverolain määräykset laskun muotovaatimuksista ohjeessa ”Laskutusvaatimukset arvonlisäverotuksessa”. Arvonlisäverolain laskumuotovaatimukset täydennettynä kaupungin omilla tarkennuksilla ovat:
Yleiset muotovaatimukset
-laskun antamispäivä
-laskun juokseva tunniste
-myyjän arvonlisäverotunniste (Y-tunnus / VAT nro), jos myyjä arvonlisäverovelvollinen
-myyjän ja ostajan nimet virallisten rekisterien mukaisina (ytj.fi) sekä osoitteet
olasku tulee olla osoitettu Turun kaupungille ja siinä tulee lisäksi olla erikseen nimettynä toimipiste Turun kaupungilta
olaskulla tulee olla ostotilausnumero, mikäli tilaaja ei ole antanut ostotilausnumeroa, tulee laskulla näkyä tilaajan antama kululaskun tiliöintiviite
oosoitteena käytettävä tilaajan verkkolaskuosoitetta
-tavaroiden määrä ja laji, palvelujen laajuus ja laji
ojos nämä tiedot sisältyvät vain lähetysilmoitukseen ja laskussa ilmoitus ”lähetyslistan mukaan”, tulee lähetysilmoitus liittää aina laskuun
-tavaroiden toimituspäivä, ajanjakso, jolla palvelut on suoritettu (ellei ole sama kuin laskun päivä) tai ennakkomaksun maksupäivä
-veron peruste (=veroton hinta) verokannoittain, yksikköhinta ilman veroa sekä hyvitykset ja alennukset, jos niitä ei ole huomioitu yksikköhinnassa
-verokanta (kun myyjä on velvollinen suorittamaan veron)
-suoritettavan veron määrä
-merkintä myynnin verottomuudesta tai viittaus arvonlisäverolain taikka arvonlisäverodirektiivin kyseiseen säännökseen
-ostajan verovelvollisuudesta merkintä ”käännetty verovelvollisuus”
Harvinaisempien tapausten muotovaatimukset
-merkinnät ”voittomarginaalijärjestelmä-käytetyt tavarat”, ”voittomarginaalijärjestelmä-taide-esineet” tai ”voittomarginaalijärjestelmä-keräily- ja antiikkiesineet”. Suositeltavaa on, että laskussa olisi maininta, että myyntihinta ei sisällä vähennettävää veroa.
-merkintä ”voittomarginaalijärjestelmä-matkatoimistot”. Laskuun merkitty marginaalivero on matkatoimistopalvelun ostajalle vähennyskelpoinen arvonlisäveron vähennysoikeuden yleisten edellytysten täyttyessä.
-merkintä verollisen sijoituskullan myynnistä
-muutoslaskussa viittaus aikaisempaan laskuun
okyseisen laskun numero
Edellä mainittujen lisäksi laskulla tulee olla myyjän maksuyhteystiedot. Laskujen tulee teknisesti vastata Turku.fi/laskuttaminen - laskutusohjeita.
2.1 Yleistä asiatarkastuksesta
Asiatarkastus sisältää laskun oikeellisuuden tarkastuksen, laskentatunnisteiden merkitsemisen, palveluhankinnoissa ennakkoperintärekisterin ja Yel-vakuutuksen tarkastuksen, tilauksen / toimituksen / laskun vastaavuuden tarkastuksen sekä laskun muotovaatimusten tarkastuksen. Toiminnanohjausjärjestelmällä tehdyissä hankinnoissa osa asiatarkastukseen sisältyvistä asioista hoidetaan jo tilausvaiheessa. Muissa kuin tilausperusteisissa hankinnoissa kaikki tarkastukset on tehtävä laskun käsittelyn yhteydessä. Järjestelmän historiatiedoista löytyy tiedot siitä, kenellä asiatarkastajalla lasku on kiertänyt ja kuka on tehnyt vastaanottomerkinnän.
Hankintapäätöksen merkintä
Merkintä tehdään järjestelmän tilaukseen tai kululaskun kommenttikenttään silloin, kun hankinnasta on tehty erillinen päätös. merkinnän muoto: diaarinumero (Toimielin tai Palvelukokonaisuus / viranhaltija, päiväys ja §)
Jos hankinnasta ei ole erillistä päätöstä, katsotaan hyväksyjän tehneen päätöksen tilauksen / laskun hyväksyessään.
Hankintapäätöstä ei tarvitse kirjata tilaukseen, joiden taustalla on tavara- tai palveluluettelo (infotietue), koska kyseiset tuotteet on kilpailutettu kaupungin keskitetyin hankintapaikkapäätöksin.
Palvelun / tavaran vastaanottotarkastus ja vastaanottomerkintä
Kaikista tilatuista palveluista ja tavaroista tehdään vastaanottotarkastus (määrä ja laatu) tavaran saavuttua tai kun palvelu on suoritettu. Vastaanotto tehdään toiminnanohjausjärjestelmään, jos toiminnanohjausjärjestelmä edellyttää vastaanottoa.
Muissa kuin toiminnanohjausjärjestelmällä tehdyissä hankinnoissa laskun saapuessa tarkastetaan, että lasku on tehdyn päätöksen, sopimuksen, tilauksen sekä toimituksen mukainen.
Hankintoihin liittyviä lähetyslistoja säilytetään toimipisteessä 2 vuotta. Poikkeuksena voivat olla mm. rahoittajien antamat muut arkistointiohjeet yhteistyö-, kehitys- tai investointihankkeissa sekä erityistapaukset, joissa lähetyslista on lasku. Jos lähetyslista on lasku, säilytetään se laskuille määrätyn säilytysajan mukaisesti.
Asiatarkastaja ja hyväksyjä eivät saa olla sama henkilö.
Laskentatunnisteiden merkitseminen
Meno kirjataan käyttäen toiminnanohjausjärjestelmän laskentatunnisteita. Kirjanpidon tiliöintitieto muodostuu laskentatunnisteiden yhdistelmistä, jotka merkitään kullekin riville. Laskentatunnisteet muodostuvat esim. pääkirjatileistä, alv-koodeista, kustannuspaikoista, kumppanitiedoista, projektirakenteen osista, ostotilausnumeroista ja toimintoalueista. Meno kirjataan aiheuttamisperiaatteen mukaiselle kustannuspaikalle ja tapahtumaa kuvaavalle pääkirjatilille.
Laskentatunnisteet voi merkitä asiatarkastaja/tiliöijä.
Toiminnanohjausjärjestelmän kautta tehtyjen hankintojen tilausvaiheessa annetut pakolliset tiedot ja tarvittavat laskentatunnisteet (esim. pääkirjatili, kustannuspaikka, tilastollinen tilausnumero, alv-tunnus) siirtyvät laskun tiliöintitietoihin.
Nimiketieto tulee lisätä kaikkiin laskuihin, ellei se ole merkittynä.
Ennakkoperintärekisterin ja YEL-vakuutuksen voimassaolon tarkistus
Työkorvausta koskevien tilausten / kululaskujen käsittelyn yhteydessä on tarkistettava, että työn suorittaja on huolehtinut verojen ja lakisääteisten eläkevakuutusmaksujen maksamisesta.
JoutseNetin säännöstöstä löytyy ohje Ostopalveluihin liittyvien työkorvausten ja eräiden vuosi-ilmoitusmenettelyn / tiedotusmenettelyn piiriin kuuluvien suoritusten maksamisesta.
Laskun muotovaatimusten tarkastus (ks. kohta 1.2.)
Verohallinnon laskun muotovaatimusten täyttyminen oikeuttaa laskulla olevien arvonlisäverojen vähennysoikeuteen. Jos näissä on merkittäviä virheitä, saatetaan menettää vähennysoikeus tai se pitää erikseen perustella.
2.1.1 Tilauksellisen ostolaskun asiatarkastus
Osa laskun asiatarkastukseen sisältyvistä asioista varmennetaan tilauksellisen ostolaskun osalta jo toimittajaa perustettaessa (myyjän nimi, osoite ja Y-tunnus sekä ennakkoperintärekisteritiedot ja yel -vakuutuksen voimassaolo) ja osa tilausvaiheessa (esim. tiliöinti- ja alv-tiedot). Tiedot ovat tällöin valmiina tietojärjestelmässä.
Jos vastaanottokirjaus toiminnanohjausjärjestelmässä on mahdollinen, se tulee tehdä. Tilauksellinen ostolasku ei tule asiatarkastukseen, jos vastaanottokirjaus on tehty toiminnanohjausjärjestelmään. Vastaanottokirjaus tehdään lähetyslistaperusteisesti toiminnanohjausjärjestelmään, jolloin tilaus, toimitus ja lasku kohdistuvat automaattisesti toisiinsa eikä erillistä laskun asiatarkastusta tarvita. Tällöin lasku siirtyy odottamaan ostotilauksen maksuehdon eräpäivän mukaista suoritusta. Tilauksen hyväksyntä on tehty jo tilausvaiheessa.
Tilauksellinen ostolasku tulee käsittelyyn seuraavissa tilanteissa:
-Mikäli vakio-ostotilaukselle ei ole tehty vastaanottokirjausta pollausajan kuluessa, tilauksellinen ostolasku reitittyy tilaajalle toimenpiteitä varten. Tilaaja tekee vastaanottokirjauksen omassa työtilassaan (VIM Workplace) toiminnanohjausjärjestelmään, mikäli tavara on toimitettu. Kun vastaanottokirjaus on tehty, lasku lähtee kirjaukseen. Tarvittaessa tilaaja kirjaa laskun Suorita tarkistukset -painikkeella. Tämän jälkeen loppuun kirjattu lasku siirtyy odottamaan ostotilauksen maksuehdon eräpäivän mukaista suoritusta.
-Mikäli ostotilauksen ja ostolaskun hinnat eivät täsmää, ostolasku reitittyy ostajalle, joka tarvittaessa kontaktoi toimittajaa virheellisestä laskusta ja pyytää hyvityslaskun ja / tai uuden veloituslaskun.
-Mikäli ostotilauksen ja ostolaskun määrät eivät täsmää, tilaaja korjaa tarvittaessa tiedot ostotilaukselle.
-Mikäli kyseessä on puiteostotilaus (laskutussuunnitelmamalli 10 jaksotettu esimerkiksi vuokra), lasku kohdistuu automaattisesti puiteostotilauksen limiittiin. Limiitin ylittyessä laskua ei kohdisteta, vaan reititetään tarkastukseen limiitin lisäyspyyntöä varten ostajalle.
-Mikäli kyseessä on puiteostotilaus (laskutussuunnitelmamalli 20 osalaskutus), tämä reitittyy automaattisesti ”viitteemme” – kentässä olevalle asiatarkastajalle ja/tai ostotilauksen tekijälle, joka tekee asiatarkastuksen kommentilla ja tarvittaessa kohdistaa laskun ostotilaukselle ja kirjaa laskun odottamaan eräpäivän mukaista suoritusta.
Toiminnanohjausjärjestelmällä tehtyjen hankintojen laskujen muotovaatimukset (ks. kohta 1.2.), jotka eivät tule tarkastetuiksi tässä prosessissa tulee tarkistaa erikseen sovittavalla otannalla. Tarkastuksen organisoinnista vastaa talouspalvelut.
2.1.2 Kululaskujen asiatarkastus
Mikäli hankintaa ei ole tehty toiminnanohjausjärjestelmällä, lasku reitittyy asiatarkastajalle laskun käsittelyjärjestelmään. Laskun saapuessa laskun tiedot asiatarkastetaan ja merkitään laskentatunnisteet, mikäli lasku vastaa tehtyä tilausta / sopimusta ja toimitusta. Jos vastaanottomerkintä sisältyy lähetyslistadokumenttiin tai laskussa viitataan lähetyslistaan, se skannataan laskun liitteeksi. Asiatarkastaja merkitsee laskun käsittelyjärjestelmän kommenttikenttään päätöksen tai muun tunnisteen, johon vastaanotettu lasku perustuu.
Jos yhdellä laskulla on useampi asiatarkastaja, lasku reititetään erikseen jokaiselle asiatarkastajalle.
Asiatarkastuksen jälkeen lasku reititetään hyväksyntään laskun hyväksyjälle.
2.2 Virhe tavarassa tai palvelussa
Mikäli tavaran vastaanotossa tai palvelussa havaitaan virhe tai puute tuotteen ominaisuuksissa, laadussa tai määrässä, tulee asiasta tehdä ilmoitus viipymättä toimittajalle.
2.3.1 Hankintaa koskevan menon hyväksyminen
Kansliapäällikkö ja palvelujohtaja asettavat alaistensa oikeudet hyväksyä hankintaehdotus, ostotilaus, muistio tai kululasku, jotka pohjautuvat asianomaisen palvelukokonaisuuden toimielimen tai viranhaltijan tekemiin hankintapäätöksiin taikka yhteishankintapaikkoihin.
Hallintosäännön perusteella annetuista talouden pidon ohjeista kohdasta Menon hyväksyminen löytyy hyväksymisen periaatteet.
Hankintaan ja sen aiheuttamaan menoon sitoutuminen tapahtuu sopimuksen, tilauksen, kululaskun, maksumääräyksen tai muun vastaavanlaisen asiakirjan hyväksymisellä. Hyväksyminen voidaan tehdä asiakirjaan tai tietojärjestelmään. Pääsääntö on, että em. hyväksyntää on edeltänyt toimivaltaisen viranomaisen tekemä hankintapäätös, mikäli hallintosääntö edellyttää hankintapäätöksen tekemistä. Hankintapäätöksen voi tehdä vain hankintavaltuudet omaava kaupungin toimielin tai viranhaltija.
Hankintoja koskevasta päätösmenettelystä ja päätöspöytäkirjan tekemisestä ja tekemättä jättämisestä on määräykset Turun kaupungin hallintosäännössä sekä muissa kaupungin ohjeissa.
2.3.2 Laskun hyväksyntää koskevat toimenpiteet
Laskun hyväksyjä vastaa viimekädessä siitä, että lasku on muodollisesti ja asiallisesti oikein ja lasku vastaa toimitusta tai muuta maksuperustetta.
Hyväksymiseen oikeutetun henkilön on ennen hyväksymistä tarkastettava että
-lasku tai maksumääräys on asiatarkastettu
-vastaanottotarkastus on tehty (toimitus on sopimuksen mukainen tai suoritus noudattaa kaupunkia sitovaa muuta perustetta)
-laskentatunnisteet ovat oikein
-eräpäivä noudattaa kaupungin ohjeiden ja sopimuksen mukaista maksuehtoa
Hyväksyjä käyttää hyväksymistä varten omaa käyttäjätunnustaan. Jos yhdellä laskulla on useampi hyväksyjä, laskun rivikohtainen reititys tehdään näille erikseen.
Hyväksymisen jälkeen lasku on maksukelpoinen. Kaupungin talouspalveluita hoitava yhteisö hyväksyy laskut siirrettäviksi maksureskontraan ja kirjanpitoon. Poikkeus: Hyväksymismerkintää ei tarvita laskuissa, joiden kohdalla on sovittu vuosihyväksynnästä tai laskuissa, jotka perustuvat sopimukseen ja jotka käsitellään sopimuksen kohdistustoiminnolla.
Kaikki hankinnat on hyväksyttävä hankinnan arvosta riippumatta joko tilausvaiheessa tai kululaskun hyväksymisen yhteydessä. Liittymistä (esim. Effica, Aromi, PSOP) syntyneet tilaukset hyväksytään lähdejärjestelmässä tai erillisellä hyväksyntämenettelyllä, jolloin kaupungin taloustietojärjestelmään ei tule erillisestä hyväksynnästä tietoa.
2.3.3 Korjaukset kustannuspaikkaan tai summiin
Mikäli hyväksymisen jälkeen tulee vielä korjauksia kustannuspaikkoihin tai summiin siten että hyväksyjien väliset hyväksyttävät summat muuttuvat, pitää lasku oikaista muistiotositteella, joka tulee lähettää uudelleen asiatarkastettavaksi ja hyväksyttäväksi seuraavissa tapauksissa:
-laskentatunnisteisiin tulee muutoksia
-kustannukset täytyy jakaa kustannuspaikkojen kesken
-yksittäisen hyväksyjän hyväksyttävä osuus kasvaa
2.3.4 Hyväksyjän oikeuksia koskevat yleiset rajoitukset
Hyväksyjä ei voi
-olla toiminnanohjausjärjestelmässä hyväksymänsä tilauksen hankintaehdotuksen tekijä
-olla hyväksymänsä laskun asiatarkastaja
-olla kirjanpitäjän tai kassanhoitajan asemassa oleva henkilö
Viranhaltija tai työsopimussuhteinen työntekijä ei saa hyväksyä itseään tai esimiestään koskevia laskuja.
2.3.5 Oikeus hyväksyä hankintaehdotus ja ostotilaus
Hyväksymisoikeudet perustuvat hallintosääntöön. Hyväksyjän on varmistettava ennen hankintaehdotuksen tai ostotilauksen hyväksymistä, että tilaus on toimivaltaisen toimielimen tai viranhaltijan tekemän päätöksen tai sopimuksen mukainen.
Laskun hylkääminen
Jos lasku jostain syystä todetaan (yhdessä toimittajan kanssa) aiheettomaksi, ettei sitä makseta, se hylätään arkistoon ja hylkäyksen syy kirjoitetaan tietojärjestelmään kommenttikenttään. Tässä tapauksessa toimittajalta pyydetään hyvityslasku.
Jos hankinta on jo maksettu menotositteella, lasku hylätään arkistoon kommentilla.
Maksaminen pankkiyhteysohjelmalla
Mikäli jossain poikkeustapauksessa lasku pitää saada maksettua nopeammin kuin kaupungin talouspalveluita hoitavan yhteisön kautta on mahdollista, lasku voidaan maksaa pankkiyhteysohjelman kautta. Tällöin tehdään menotosite, jonka liitteeksi tulee asiatarkastettu lasku. Edellä mainitun jälkeen hyväksytty menotosite liitteineen lähetetään kaupungin talouspalvelutehtäviä hoitavan yhteisöön pankkiyhteysohjelman kautta maksettavaksi. Toiminnanohjausjärjestelmässä kommenttikenttään merkitään tieto maksamisesta pankkiyhteysohjelmalla. Pääsääntö on kuitenkin laskun maksaminen kaupungin talouspalveluita hoitavan yhteisön kautta.
Toimittajien laskutuksiin liittyvät lisät
Hankinnat kilpailutetaan lähtökohtaisesti siten, että hankintahinnan tulee olla kiinteä sisältäen kaikki lisäkulut, kuten laskutuslisät sekä pakkaus- ja kuljetusmaksut. Toimittaja ei tällöin voi jälkeenpäin ilman erillistä tilaajan kanssa tehtyä sopimusta laskuttaa lisäkuluja.
Laskutus- ja pienlaskutus / -toimituslisän periminen voi perustua:
-osapuolten väliseen sopimukseen: sopimusehto on yksiselitteinen ja kiistaton
-myyjän (ostajalle tiedoksi antamiin) toimitusehtoihin, jotka eivät ole mahdollisen hankintasopimuksen vastaisia
-syntyneeseen käytäntöön: jos sopimusta ei ole ja ostaja maksaa laskutuslisän reklamoimatta laskusta, voidaan ostajan katsoa hiljaisesti hyväksyneen lisän perimisen
-kauppatapaan: kauppatapa on sellainen hyvä tapa, joka tunnetaan yleisesti niin, että toisenlaista menettelyä on pidettävä poikkeuksena.
Laskutuslisän on perustuttava todellisiin kuluihin eikä se saa muodostua kohtuuttoman suureksi. Lisän kohtuullisuutta arvioidaan euromääräisesti, koska laskun laatimisesta aiheutuvat kulut eivät useinkaan ole riippuvaisia laskutettavasta määrästä. Jos asiatarkastuksen yhteydessä todetaan, että laskutuslisä ei ole sopimukseen perustuva, laskutuslisä on kohtuuttoman suuri tai sen periminen ei tunnu hyväksyttävältä, on ennen mahdollista reklamointia asia tarkistettava hankinnan valmistelijalta.
Asiaan liittyviä muita ohjeita:
http://www.turku.fi/laskuttaminen
https://tyo.turku.fi/hankinnat/tilaaminen/Sivut/palautukset.aspx
Laskutusosoitteet ja -ohjeet | Turku.fi