Projektipäällikkö Toni Ekroos 17.5.2022:

Turun kaupungissa on ollut kokeilumielessä käytössä viime vuoden keväältä asti digitaalinen Miro yhteistyöalusta. Miro soveltuu erityisen hyvin verkossa toteutettavien työpajojen ja yhteiskehittämistilaisuuksien järjestämiseen ja fasilitointiin. Lisäksi Miroa on käytetty erilaisten kokousten ja koulutustapahtumien alustana.

Kokeilujaksolle hankittu Miro Business -ohjelma sisältää käyttölisenssejä 20 kpl. Lisenssit oikeuttavat Miro-taulujen luomiseen ja valmiiden työ- ja mallipohjien hyödyntämiseen sekä yhteistyötahojen kutsumiseen alustalle. Miron käyttö on levinnyt nopeasti ja lisenssejä ei nykyisellään riitä kaikkia niitä tarvitseville. Tämän hetkinen arvio lisenssien tarpeesta on 50 kpl. Tätä arviota tukee myös Miron tuottama käyttötilasto, jonka mukaan eri käyttäjiä Turun kaupungin Miro-tauluilla on viimeisen neljän kuukauden aikana ollut noin 200 henkilöä ja noin 40-50 heistä on ollut säännöllisesti aktiivisia. Erityisen suuri käytön tarve on kokouksia, työpajoja ja kehittämistilaisuuksia valmisteleville ja fasilitoiville työntekijöille.

Nykyisen Miro Business -ohjelman hankintahinta on ollut 3.840 USD eli noin 3.460 euroa / vuosi. Lisenssejä voidaan hankkia nykyisen Business -ohjelman puitteissa lisää hintaan noin 210 USD eli noin 200 euroa / kpl. Lisenssit hankitaan sitovasti vuodeksi kerrallaan. Miron tuotekategoriassa Business-ohjelmaa kattavampi versio on Enterprise-ohjelma, joka suuremman lisenssimäärän lisäksi tarjoaa kattavamman tukipalvelun ja tietoturvan sekä joustavan lisenssien hallinnan, jonka puitteissa lisenssejä voidaan 3 kuukauden jaksolle ottaa käyttöön rajattomasti. Lisälisenssit muuttuvat maksulliseksi, jos 3 kuukauden jakson jälkeen se katsotaan tarpeelliseksi.

Miron taustayhtiöllä ei ole edustusta Suomessa eikä se tarjoa laskutusmahdollisuutta. Siksi Turun kaupunki on pyytänyt tarjousta Enterprise-ohjelmasta Moonsoft Oy nimisen yrityksen kautta, joka on Turun kaupungin kilpailuttama sopimustoimittaja. Tarjous on hinnaltaan 12.999,52 euroa (lisäksi alv) / 12 kk. Tilaus tulee tarjouksen mukaisesti voimaan 12 kuukaudeksi tilaushetkestä eteenpäin.

Nykyisen Business-ohjelman puitteissa tehty lisenssimäärien nosto 50 kpl:seen kustantaisi vuositasolla noin 9.500 euroa (lisäksi alv). Jokainen lisälisenssin hankinta olisi kuitenkin sitova vuodeksi kerrallaan ja maksaisi noin 200 euroa / kpl. Enterprise-ohjelman suurin hyöty on siinä, että lisenssejä voidaan väliaikaisesti ottaa käyttöön rajattomasti ja ne muuttuvat maksulliseksi vasta 3 kuukauden tarkastelujakson jälkeen ja tällöinkin se tapahtuu yhteisesti Miron kanssa sopien. Lisäksi Enterprise-ohjelma sisältää Miron puolelta nimetyn palveluyhteistyöhenkilön sekä laajennetun tietoturvan ja käyttötuen. Siinä tapauksessa, että Enterprise-ohjelma hankintaan, niin nyt voimassa oleva Business-ohjelma päättyy ja sopimuskauden käyttämättä jäävä ja jo maksettu summa hyvitetään Turun kaupungille.

Miron hallinta tapahtuu kehittämispalveluiden kehittämisen ohjaus -yksikön toimesta ja pääkäyttäjänä toimii projektipäällikkö Toni Ekroos. Sovelluksen käyttöönoton osalta on tehty tietosuojan vaikutusten arvioinnin alkukartoitus, jonka mukaan varsinaista vaikutusten arviointia ei tarvita.

Turun kaupungilla on tarve monipuoliselle, joustavalle sekä suuria osallistujamääriä mahdollistavalle digitaaliselle työskentelyalustalle. Miron suorahankintaa puoltavat viime vuoden ajalta kertyneet hyvät käyttökokemukset ja osaaminen sekä toiminnallisesti vertailukelpoisten vaihtoehtojen puute. Kokonaishankintakustannus ei myöskään ylitä hankintalain kansallista kynnysarvoa, jolloin hankinnassa on kysymys hankintalain kansalliset kynnysarvot alittavasta hankinnasta eli ns. pienhankinnasta. 

Miroa toiminnoiltaan ja käytettävyydeltään vastaava alusta on Mural, mutta Miro on selvästi laajemmin käytössä kaupungin yhteistyötahoilla kuten ministeriöissä, AVI:ssa ja järjestöissä. Etätyöskentelyä tukevia digitaalisia valkotauluja ja työskentelyalustoja ovat myös MS Whiteboard, Flinga ja Google Jamboard. Näiden etuna on edullinen hinta, mutta ne eivät toiminnollisuuksiltaan ja kooltaan sovellu laajaan ja monipuoliseen käyttöön. Tarjolla olevista vaihtoehdoista Miro on ominaisuuksiltaan paras vaihtoehto. Miro on myös ollut jo käytössä Turun kaupungissa noin vuoden ajan, joten sen käyttö on jo tuttua eikä käyttöönotto vaadi laajamittaista koulutusta. Lisäksi Miro on laajasti käytössä myös kaupungin eri yhteistyötahoilla, mikä helpottaa yhteistä työskentelyä. Miron käyttö on lähtökohtaisesti jatkuvaa, joten hankinnan kokonaishinta lasketaan neljän vuoden yhteenlaskettuna kustannuksena, joka on saatuun tarjoukseen pohjautuen arviolta 52.000 euroa (lisäksi alv). Miron Enterprise -ohjelma sisältää 50 lisenssiä ja lisäksi väliaikaisesti lisenssien määrää voidaan kasvattaa tarpeen mukaan, kunhan neljän vuoden aikainen kokonaiskustannus ei ylitä 60.000 euron (lisäksi alv) rajaa.

LiiteMoonsoft Oy:n tarjous (salassapidettävä, salassapitoperuste julkisuuslain 24 §:n 1 momentin 20 kohta)

PäätösPäätin, että Moonsoft Oy:n kautta tilataan 12 kuukaudeksi tilaushetkestä eteenpäin Miro Enterprise ohjelma tarjouksen mukaisin ehdoin ja hintaan 12.999,52 euroa (lisäksi alv). Kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 13050 Kh/Kehittämispalvelut.

Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä hankintapäätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, valitusosoituksen ja muut oheisasiakirjat tiedoksi.  

Rami Savila

strategia- ja kehittämisjohtaja

Oikaisuvaatimusohje on liitteenä.