Asianhallintapäällikkö Sari Suomela ja suunnittelija Timo Nordlund 12.5.2022

Lausuntopyyntö

Turun kaupunki on 4.4.2022 vastaanottanut Opetus- ja kulttuuriministeriön lausuntopyynnön luonnoksesta hallituksen esitykseksi eduskunnalle arkistolain ja Kansallisarkistosta annetun lain muuttamisesta.

Lausunto

1 Asian tausta ja valmistelu

2 Nykytila ja nykytilan arviointi 

Lain julkisen hallinnon tiedonhallinnasta tultua voimaan hallinnon digitalisaatioon tuli kiinnittää enenevässä määrin huomioita. Lakiin on kirjattu muun muassa vaatimus asiakirjojen sähköiseen muotoon muuttamisesta ja sähköisestä säilyttämisestä. Arkistolakia on syytä päivittää vastaamaan tiedonhallintaa ja tietosuojaa säätelevää muuta lainsäädäntöä. Samoin lainsäädännön käsitteiden yhdenmukaistaminen on lakien soveltamisen näkökulmasta kannatettavaa. 

3. Tavoitteet

Lakiehdotuksen tavoite yhdenmukaistaa sekä päivittää arkistolaki ja Kansallisarkistosta annettu laki vastaamaan paremmin arkistotoimen nykyistä toimintaympäristöä digitaalisuuden vaatimukset huomioon ottaen on kannatettava.

4 Ehdotukset ja niiden vaikutukset

Mahdollisuus keskittää julkishallinnon arkistot yhteen paikkaan on tutkijan ja muiden tiedon tarvitsijoiden näkökulmasta kannatettavaa. Koska kyse on kuitenkin kuntien osalta vain mahdollisuudesta, joutuvat tutkijat ja muut tiedon tarvitsijat edelleenkin etsimään tietoa useasta paikasta.

Tietopalvelun siirtyminen arkiston siirron mukana Kansallisarkistolle vapauttaa siirtävän arkistotoimijan tietopalveluresursseja. Kunnissa tietopalvelupyynnöt kuitenkin kohdistuvat myös aineistoon, jota ei ole määrätty arkistoitavaksi, esimerkkinä rakennusvalvonnan asiakirjat.

Kunnille tulee mahdollisuus siirtää arkistoaineistoja Kansallisarkistoon säilytettäväksi. Tämä ei nähdäksemme kuitenkaan poista tarvetta kunnan hankkia ja ylläpitää järjestelmää määräajan ja pysyvästi säilytettävien asiakirjojen säilyttämiseksi. Säilytyskustannusten moninkertaisuus, toteutuksen hajanaisuus ja epäyhdenmukaisuus kuntasektorilla jatkuu.

6 Yksityiskohtaiset perustelut

§ 2 Arkistointi -käsiteenä samassa merkityksessä kuin Tiedonhallintalaissa selkeyttää tiedonhallinnan ohjeistusta ja sen tulkintaa.

§ 7 Lakiin kirjattu arkistotoimen vaatimusten huomioonottaminen tietojärjestelmien suunnittelussa ja muussa tiedonhallinnassa on arkistotoimijan näkökulmasta tarpeellinen. Lainsäädännön vaatimukset sähköisestä tiedonhallinnasta eivät tiedonhallintayksiköissä aina tule huomioitua koko asiakirjan elinkaaren ajalta. Tietojärjestelmähankinnoissa ei välttämättä oteta huomioon arkistoinnin vaatimuksia. Sähköinen säilyttäminen ja arkistointi edellyttää kuitenkin, että järjestelmät keräävät tarvittavat metatiedot ja aineisto säilyy eheänä, muuttumattomana, todistusvoimaisena ja käytettävän koko elinkaaren ajan. Tiedonhallintaan liittyviä tehtäviä tehdään eri yksiköissä eikä kokonaisuus aina ole hallittu. Lakiin kirjattu vaatimus on hyvä peruste tuoda arkistotoimen vaatimukset tiedonhallinnan eri osa-alueiden ja toimijoiden tietoon ja tiivistää toimijoiden yhteistyötä.

§ 8 Kansallisarkisto antaa seulontapäätöksen arkistoitavista asiakirjoista. Kun asiakirja ei ole arkistoitava, niin tekeekö arkistotoimija itse päätöksen, että asiakirja on pysyvästi säilytettävä?

§ 9 Näemme hyvänä vaatimuksen arkistoinnin vastuuhenkilöstä, jolla on riittävä asiantuntemus ja koulutus arkistotoimen tehtävistä. Tämä on ratkaiseva tekijä kunnallisen asianhallinnan ja arkistotoimen lainmukaisten velvoitteiden täyttämisessä ja asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilymisessä. Toisaalta termi riittävä voi käytännössä osoittautua liian epämääräiseksi käsitteeksi. Tiedonhallinnan tehtävien suorittamiseen tarvitaan nykyään monenlaisen koulutustaustan omaavia henkilöitä. On syytä korostaa arkistotoimen hoitamiseen tarvittavaa erityisosaamista.

Lain 11§:ssä mainitaan, että "arkistointi on suoritettava turvallisesti säilyvyyden, käytettävyyden, saatavuuden, eheyden ja muuttumattomuuden turvaavia menetelmiä käyttäen. Kansallisarkisto voi antaa tarkempia määräyksiä arkistointia koskevien vaatimusten teknisistä toteuttamistavoista ja arkistoitavien asiakirjojen muodosta". Pykälään liittyen näemme riskinä sen, että SÄHKE2 ei vuonna 2023 ole enää velvoittava. Tällöin ongelmaksi saattaa muodostua se, että kuntien sähköinen arkistointi muuttuu entistä kirjavammaksi. Mitä vähemmän kunnalla on resursseja sähköiseen arkistointiin, sitä vähemmän pystytään panostamaan pykälässä mainittuihin aineiston turvallisen arkistoinnin näkökulmiin sekä muihin mahdollisten ohjeistusluonteisten esitysten sisältämien määritysten toteuttamiseen. Määräysluontoisena käytöstä poistettavan SÄHKE2:n tilalle tarvittaisiin uusi velvoittava määräys, joka osaltaan turvaisi kansallisen asiakirjallisen kulttuuriperinnön säilymisen, käytettävyyden, saatavuuden, eheyden ja muuttumattomuuden. Näemme, että pykälä tulisi muuttaa muotoon Kansallisarkisto antaa tarkempia määräyksiä.

§ 14 On hyvä, että kunnille annetaan mahdollisuus siirtää arkistoitava aineisto Kansallisarkistoon. Sähköisen säilyttämisen ratkaisut vaihtelevat kuntakohtaisesti. Kuntien resursseista riippuen sähköisen säilyttämisen ratkaisut voivat olla hyvinkin vaihtelevat. Asiakirjojen säilymistä muuttumattomana, eheänä ja todistusvoimaisena ei välttämättä voida taata. Sähköinen säilyttäminen vaatii tiedonhallintayksiköitä velvoittavan ohjeistuksen.

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

PäätösPäätin antaa edellä olevan lausunnon luonnoksesta hallituksen esitykseksi eduskunnalle arkistolain ja Kansallisarkistosta annetun lain muuttamisesta.

Tuomas Heikkinen

kansliapäällikkö