Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari ja lakimies Sanni-Sofia Nieminen 10.3.2022:

Turun kaupungin hankintastrategian (kh 25.10.2021 § 484) tavoitteena on, että kaupungin hankintaosaamista kehitetään yhtenäistämällä toimintamalleja ja luomalla ohjeistuksia. Hankintastrategiassa on lisäksi asetettu tavoitteeksi, että hankintoja tekevät henkilöt tuntevat hankintasäännösten lisäksi kaupungin hankintaohjeet, strategiat sekä kestävän kehityksen periaatteet ja huomioivat ne hankintojen suunnittelussa.

Turun kaupungin voimassa oleva julkisia hankintoja koskeva menettelytapaohje on vuodelta 2010 (kj 31.5.2010 § 164). Ohjetta on viimeksi päivitetty vuonna 2011 (kj 24.10.2011 § 76). Nykyinen voimassa oleva ohje on sisältöön melko suppea ja vanhentunut. Ohjeessa ei ole esimerkiksi huomioitu vuonna 2017 voimaan tulleen hankintalain muutoksia.

Konsernihallinnon hankinta- ja lakipalvelut ovat yhteistyössä valmistelleet päivitetyn version hankintoja koskevasta menettelytapaohjeesta. Valmisteluvaiheessa ohjeluonnoksesta on pyydetty kommentteja palvelukokonaisuuksilta ja konsernihallinnosta. Uuden päivitetyn hankintojen menettelytapaohjeen käyttöönoton myötä toteutetaan myös hankintastrategian tavoitteita ja toimenpiteitä.

Uusi ohje on päivitetty vastaamaan voimassa olevaa hankintalakia, muuta soveltuvaa lainsäädäntöä ja nykyaikaista sähköistä hankintaprosessia. Ohjeessa kuvataan hankintaprosessi alusta loppuun saakka yleisellä tasolla, ja siinä keskitytään tyypillisimpiin hankinnoissa ilmeneviin tilanteisiin ja kysymyksiin. Ohjeessa painopisteenä on hankintaprosessin ja hankintasäännösten kuvaaminen ja konkretisointi kaupungin sisäistä hankintaprosessia varten. Ohjeen tavoitteena on selkeyttää hankintaprosessiin liittyviä hankintalain reunaehtoja ja vastata yleisemmin hankinnoissa esiin nouseviin kysymyksiin.

Uuden päivitetyn ohjeen myötä edesautetaan hankintaprosessiin osallistuvien henkilöiden tietoisuutta hankintalainsäädännön reunaehdoista ja velvoitteista, kasvatetaan henkilöiden tietämystä ja osaamista hankintaprosessista sekä yhtenäistetään kaupungin sisäistä toimintaa hankinnoissa. Ohjeen noudattamisen myötä ehkäistään myös hankintaprosessissa ilmeneviä virheitä ja vältetään virheistä muodostuvia riskejä.

Uudistetun ohjeen lisäksi hankintaprosessia tukevat myös esimerkiksi kaupungin sopimushallinnan ohje, pienhankintoja ja puitejärjestelyjä koskevat ohjeet sekä tilaamista ja ostolaskujen käsittelyä koskevat ohjeet. Turun kaupungin hankintapalvelut voi antaa tavara- ja palveluhankintojen menettelytapoihin liittyvää tarkempaa ohjeistusta esimerkiksi tiedottamalla tästä kaupungin intranetin Hankinnat-sivustoilla ja laatimalla erillisiä tarkempia sisäisiä ohjeistuksia liittyen hankintoihin.

Ohjetta sovelletaan kaikkiin kaupungin tekemiin hankintoihin riippumatta siitä, mikä taho hankinnan tekee. Kaikkien niiden henkilöiden, jotka osallistuvat hankintaprosessiin jollakin tavalla, on noudatettava menettelytapaohjetta. Ohje ei ole siten tarkoitettu pelkästään varsinaista kilpailutustyötä tekeville henkilöille, vaan se koskee myös sellaisia henkilöitä, jotka osallistuvat hankintaprosessiin vain osittain.

Turun kaupungin konserniohjeiden (kv 13.12.2021 § 186) mukaan yhteisön on noudatettava hankinnoissaan hankintalainsäädäntöä, mikäli se on hankintalain tarkoittaman hankintayhteisö. Ohjeessa on lisäksi todettu, että kaupungin yhteisöjen tulee hankintalainsäädännön mahdollistaessa käyttää julkisissa ja muissa hankinnoissaan kaupungin hankintapalveluiden kilpailutuspalvelua, olla mukana keskitetysti kilpailutetuissa hankinnoissa sekä käyttää hankintasopimuksia, joista kaupunki on erillisellä päätöksellä päättänyt ja joissa yhteisö on ollut mukana. Hankintoja koskevaa menettelytapaohjetta sovelletaan soveltuvin osin myös niihin yhteisöihin, jotka ovat hankintalain tai erityisalojen hankintalain tarkoittamia hankintayksikköjä.

Liite 1Turun kaupungin hankintoja koskeva menettelytapaohje

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

EhdotusKaupunginhallitus päättää, että

• liitteenä 1 oleva Turun kaupungin hankintoja koskeva menettelytapaohje hyväksytään käyttöönotettavaksi,
• kansliapäällikkö oikeutetaan tekemään tarpeellisesti täydennykset ja muutokset ohjeeseen ja
• vanha hankintoja koskeva menettelytapaohje (kj 31.5.2010 § 164 ja kj 24.10.2011 § 76) kumotaan.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.