Avopalvelujen johtaja Anne Vuorinen 11.3.2022:

Vanhusten avopalvelujen yhteisiin toimintoihin esitetään perustettavaksi kaksi toimistosihteerin toimea 1.4.2022 lukien (py 256110). Kotihoidon palveluesimiesten työmäärä ja kuormitus ovat viimeisten vuosien aikana tullut liian suureksi. Suuri osa työajasta kuluu rekrytointeihin ja toimistotyyppisiin tehtäviin, jotka eivät toisissa hyvinvointitoimialan yksiköissä ole esimiesten tehtäviä, vaan selkeästi toimistotyöntekijöiden. Tämä vähentää esimiestyöhön jäävää aikaa olennaisesti kotihoitoalueella. Työtehtävistä on tunnistettu tehtävät, joiden hoito ammatillisesti kuuluu sihteerille.

Suuri osa toimistotehtävistä liittyy henkilöstöhallintoon, joka on lisääntynyt työntekijöiden suuren vaihtuvuuden vuoksi. Näitä tehtäviä on mm työsopimusten valmistelut, työtodistusten pyynnöt, todistusten arkistointi, käyttäjätunnusten tilaus, ohjeistus ja hallinnointi, raporttien ajaminen (työaika ja toteuma), työaikakorjaukset, työvuorolistan päivitys (reaaliaikainen), työntekijätunnisteet, omahoitajalistat, osaamisen, koulutuksien ja näyttöjen suoritusten dokumentointi, Sarastia –sijaisten tuntien laskutustarkastus, matka/ajokilometrien tarkistus, matka-assistentin tehtävät. Näiden lisäksi on paljon muitakin toimistotehtäviä, työvälineisiin liittyviä tehtäviä (esim. puhelinten tilauksiin ja huoltoon liittyviä).

Tilannetta on arvioitu kahdessa eri konsulttiselvityksessä, joissa on todettu Turun kotihoidon esimiesten työn sisällössä olevan paljon lähijohtajatyöhön kuulumatonta.

Kotihoidon palveluesimiesten työtä tukemassa on toiminut kaksi toimistosihteeriä ajalla 1.6.2021 – 28.2.2022 tilapäisellä palkkaamisluvalla (vak.nrot 922656 ja 923191). Kokeilu on onnistunut ja työajanseurannalla on pystytty selvittämään työn vaikuttavuus. Toimien perustamisen avulla pystytään vapauttamaan kotihoidon palveluesimiehiltä työaikaa lähijohtamiseen haasteellisessa tilanteessa, jossa kotihoito kärsii vakavasta työvoimapulasta. 

Kumpikin toimistosihteeri tulee avustamaan eri työnjärjestelyalueella alueen palveluesimiehiä ja henkilöstöä, tehden kiinteästi yhteistyötä palvelupäällikön kanssa. Henkilöstömäärä kotihoidon kenttätyössä on 666. Näin ollen kumpikin toimistosihteeri vastaa yli 300 työntekijän henkilöstöhallinnon toimistotehtävistä.

Perustettavaksi esitettyjen toimistosihteereiden tva-vaativuusluokka vastaa muiden avopalvelujen toimistosihteereiden tehtävänkuvaa, jolloin tehtäväkohtainen palkka on 2.222,84 €/kk (KVTES/01TOI060, vl 2B) ja kelpoisuusvaatimus on tehtävään soveltuva ammattikorkeakoulututkinto tai aikaisempi opistotasoinen tutkinto, soveltuva ammatillinen tutkinto tai riittävä tehtävään soveltuva työkokemus.

Esityksen vuositason kustannusvaikutukset ovat kahden vakanssin osalta 72.620 euroa, vuoden 2022 osalta kustannusvaikutus on 54.465 euroa. Esitys sisältyy hyvinvoinnin palvelukokonaisuuden vuoden 2022 henkilöstösuunnitelmaan.

Liite 1Lomake toimien perustamisesta

Palvelualuejohtaja Sari Ahonen puoltaa esitystä.

Sosiaali- ja terveysjohtaja Riitta Liuksa:

EhdotusEsitän, että

• Turun kaupunkiin, ensimmäisenä sijoituspaikkana hyvinvoinnin palvelukokonaisuus, perustetaan 1.4.2022 lukien kaksi toimistosihteerin työsopimussuhteista toimea, joiden tehtäväkohtainen palkka on 2.222,84 €/kk (KVTES/01TOI060, vl 2B), ja joiden
• kelpoisuusvaatimuksena on tehtävään soveltuva ammattikorkeakoulututkinto tai aikaisempi opistotasoinen tutkinto, soveltuva ammatillinen tutkinto tai riittävä tehtävään soveltuva työkokemus.

Edelleen esitän, että perustettavat toimet voidaan täyttää ilman erillistä lupamenettelyä.

Henkilöstöjohtaja Sinikka Valtonen ja palvelussuhdepäällikkö Urpo Matilainen 29.3.2022:

Sosiaali- ja terveysjohtaja Riitta Liuksa on esittänyt, että hyvinvoinnin palvelukokonaisuuteen vanhusten avopalveluihin perustetaan 1.4.2022 lukien kaksi toimistosihteerin työsopimussuhteista tointa.

Toimien perustamisessa on kyse ajanjaksolla 1.6.2021 – 28.2.2022 määräaikaisella henkilöstöllä järjestettyjen toimintojen vakinaistamisesta. Määräaikaisten toimistosihteerien palkkaaminen oli esityksen mukaan onnistunut kokeilu. Uusien pysyvien toimien perustamisen avulla pystytään vapauttamaan kotihoidon palveluesimiehiltä työaikaa lähijohtamiseen haasteellisessa tilanteessa, jossa kotihoito kärsii vakavasta työvoimapulasta. 

Kotihoidon palveluesimiesten työaikaa ei ole tarkoituksenmukaista käyttää työtehtäviin, joiden hoito ammatillisesti voidaan katsoa kuuluvan toimistotyöntekijöille. Toimistotehtävien määrä on lisääntynyt mm. työntekijöiden suuren vaihtuvuuden vuoksi. Esimerkiksi työsopimusten valmistelut, työtodistusten pyynnöt ja arkistointi, käyttäjätunnusten tilaus, ohjeistus ja hallinnointi, raporttien ajaminen, työaikakorjaukset, työvuorolistan päivitys sekä monet muut toimistotehtävät ovat sellaisia, että niiden keskittäminen toimistosihteerille on perusteltua.

Toimistosihteerin toimien perustaminen sisältyy hyvinvoinnin palvelukokonaisuuden vuoden 2022 henkilöstösuunnitelmaan. Esityksen yhteenlaskettu vuositason kustannusvaikutus on 72.620 euroa/vuosi.

Sosiaali- ja terveysjohtajan esityksessä on kuvattu laajasti toimistosihteerin toimien työtehtäviä ja toimien perustamisesta saatavia hyötyjä. Konsernihallinnon henkilöstöasioiden ohjaus -yksiköllä ei ole perusteita lausua perustettavaksi esitettyjen toimien toiminnallisesta tarpeesta toisin sosiaali- ja terveysjohtajan esityksen kanssa. Henkilöstöasioiden ohjaus -yksiköllä ei ole muutoinkaan huomautettavaa tehtyyn esitykseen.

Liite 1Lomake toimien perustamisesta

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

PäätösPäätin, että:

- hyvinvoinnin palvelukokonaisuuteen perustetaan 1.4.2022 lukien kaksi toimistosihteerin työsopimussuhteista toimea, joiden tehtäväkohtainen palkka on 2.222,84 €/kk (KVTES/01TOI060, vl 2B), ja joiden kelpoisuusvaatimuksena on tehtävään soveltuva ammattikorkeakoulututkinto tai aikaisempi opistotasoinen tutkinto, soveltuva ammatillinen tutkinto tai riittävä tehtävään soveltuva työkokemus, ja

- perustettavat toimet saadaan täyttää ilman erillistä lupamenettelyä.

Tuomas Heikkinen

kansliapäällikkö