Konsernihallinto, hankintapalvelut, projektipäällikkö Jere Lumikko ja hankinnan työryhmä 22.3.2022.

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt suorahankintamenettelyllä tarjouksia ajoneuvojen huolto- ja korjauspalveluiden hankintaan Turun kaupungin eri palvelukokonaisuuksien käyttöön ajalle 1.4.2022 (tavoite)–31.8.2023, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin kahdella (2) yhden (1) vuoden pituisella optiokaudella. Hankintamenettelynä käytetään hankintalain 40 §:n 2 momentin 1 kohdan mukaista suorahankintaa, koska hankintayksikkö ei saanut aikaisemmassa avoimessa menettelyssä yhtään tarjousta. Aikaisempi hankintamenettely perustuu hankintapäällikön päätökseen 12.8.2021 § 89 (dnro 6320-2021).

Hankinnassa on kysymys julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot ylittävästä EU-hankinnasta.

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin sähköpostitse Pekant Lieto Oy:lle ja Raskone Oy:lle 18.2.2022.

Hankinnasta esitettyyn kysymykseen vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 3.3.2022.

Tarjouspyynnössä, sen liitteissä ja ESPD-lomakkeella kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset. Lisäksi tarjouspyynnössä kuvattiin pisteytettävät laatuvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjouksia ei hyväksytä.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvo on noin 50 000 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjalliset sopimukset osa-alueittain. Osa-alueesta 1 (henkilö- ja pakettiautojen huolto- ja korjauspalvelut) yhden palveluntuottajan kanssa ja osa-alueesta 2 (kuorma-autojen huolto- ja korjauspalvelut) yhden palveluntuottajan kanssa.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 21.3.2022 klo 11.00 mennessä seuraavilta palveluntuottajilta: Pekant Lieto Oy ja Raskone Oy.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Molemmat tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin seuraavaa:

1. Määräaikaishuoltojen yhteishinta. Enimmäispisteet 50 p.

Kaavalla: Pienin annettu arvo/tarjottu arvo * maksimipisteet 50.

2. Laatu. Enimmäispisteet 50 p

Laatua pisteytettiin palveluiden alennusprosenttien, palvelupisteiden etäisyyksien sekä varaosien alennusprosenttien perusteella.

Kaavalla: Tarjottu arvo / suurin tarjottu arvo * maksimipisteet 50.

Laadun kriteerikohtaiset pisteet lasketaan yhteen. Suurimman pistemäärän saanut saa maksimipisteet ja muut suhteessa suurimpaan kaavalla:

tarjottu arvo/suurin annettu arvo*50.

Hinta- ja laatupisteet lasketaan yhteen ja suurimman pistemäärän saanut valitaan Palveluntuottajaksi.

Pisteet muodostuivat seuraavasti:

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 69 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari

Päätös          Päätän edellä esitetyin perustein, että raskaiden ajoneuvojen huolto- ja korjauspalveluiden hankinnan palveluntuottajaksi ajalle 1.4.2022 (tavoite)–31.8.2023 valitaan Raskone Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: projektipäällikkö Jere Lumikko, 040 184 7328