Strategia- ja kehittämisjohtaja Rami Savila, digijohtaja Juha-Pekka Vuorinen ja projektipäällikkö Mira Koivumäki-Lindholm 9.3.2022:

Perustelut verkkopalvelu-uudistusprojektille

Turun kaupungilla on tunnistettu verkkopalvelun tekninen ja sisällöllinen uudistamistarve. Nykyinen verkkopalvelu on toteutettu avoimen lähdekoodin Drupal-ratkaisuna ja julkaistiin vuonna 2015. Drupal 7 -järjestelmän tekninen tuki loppuu marraskuussa 2023, eikä siirtymistä julkaisujärjestelmän uusimpaan kehitysversioon ole mahdollista toteuttaa yksinkertaisena teknisenä päivityksenä vaan se vaatii alustan rakentamisen kokonaan uudelleen.

Asiakaspalautteen, data-analyysien ja käyttäjäkyselyjen perusteella myös sisällöllinen uudistaminen on välttämätöntä.

Verkkopalvelu-uudistuksella on strategisia riippuvuuksia kaupungin toiminnan kehittämiseen ja digitaalisten prosessien uudistamiseen. Projektissa on huomioitava ennakoiden myös sote-uudistuksen vaikutus Turun kaupungin verkkopalvelukokonaisuuteen.

Verkkopalvelu-uudistuksen strategiset lähtökohdat ja tavoitteet esiteltiin Turun kaupungin johtoryhmälle 6.4.2021. Johtoryhmä hyväksyi verkkopalvelu-uudistusprojektin toteuttamisen.

Projektin tavoitteet

Verkkopalvelu-uudistuksen lähtökohtana on suunnitella ja toteuttaa Turun kaupungille kaupungin strategian, uuden johtamismallin sekä digi- ja datastrategian mukainen uudenlainen verkkopalvelu, jossa asiakkaan on helppo navigoida ja päästä palvelun äärelle.

Uudistuksen ohjaavana periaatteena on asiakas-/käyttäjälähtöisyys. Asiakaslähtöisyys tarkoittaa sitä, että verkkopalvelu on helppokäyttöinen, saavutettava ja osallistava.

Turun kaupungin verkkopalvelukokonaisuuden uudistus tähtää kuntalaisten hyvinvoinnin ja aktiivisuuden lisäämiseen tarjoamalla helppokäyttöisiä, erilaisille käyttäjäryhmille suunnattuja palvelupolkuja ja asiakaspalvelukanavia, jotka on toteutettu uutta teknologiaa hyödyntäen kansalliset saavutettavuus- ja tietoturvavaatimukset huomioiden.

Projektin toteutus ja aikataulu

Mittava verkkopalvelu-uudistus toteutetaan ajalla 1.4.2022–31.5.2024. Projektin laajuus ja resurssitarve tarkentuvat, kun kaupungin ja hyvinvointialueen tarpeet ja työnjako täsmentyvät vuoden 2022 aikana.

Vuoden 2022 toimenpiteet

Projekti alkaa huhtikuussa 2022. Ensimmäisessä vaiheessa keskitytään valtiovarainministeriön rahoittamien Digikannustin-hankkeiden (”Asiakaslähtöinen toteutus tapahtuma-, harrastus-, ja koulutusdatan hallinnoimiselle ja tarjoamiselle kohderyhmälähtöisissä näkymissä” ja ”Tarvelähtöinen palveluviestintä uuden sukupolven julkaisualustalla”) tuotosten jatkokehitykseen Turun kaupungin tarpeisiin.

Uudistuksen ohjaavana periaatteena on asiakkaan tarpeeseen vastaava verkkopalvelu, jossa palvelutiedoilta edellytetään korkeaa laatua. Siksi verkkopalvelu-uudistuksen osana toteutetaan palvelutietojen laadun parantamisen projekti. Tähän sisältyy Suomi.fi-palvelutietovarannossa (PTV) tarvittavien tietojen uudelleenkirjoitus, editointi sekä kokonaan uusien sisältöjen kirjoittaminen. Työhön osallistuvat palvelukokonaisuuksien ja -alueiden edustajat yhteistyössä palvelukokonaisuuksien viestinnän kanssa.

Lisäksi konsultoidaan Turun kaupungin hyvinvoinnin palvelukokonaisuuden sekä jatkossa hyvinvointialueen viestintää sote-verkkosisältöjen sujuvassa, katkeamattomassa siirrossa hyvinvointialueen verkkopalvelun osaksi.

Vuoden 2022 aikana käynnistetään myös Drupal- ja WordPress-toteutusten toimittajakumppanien kilpailutus.

Vuodesta 2023 eteenpäin suunnitellut toimenpiteet

Verkkopalvelu-uudistus tarkoittaa myös mittavaa sisällöntuotannon projektia, joka on tarkoitus käynnistää vuoden 2023 alusta. Sisällöntuotannon projekti on teknisen uudistuksen lisäksi tärkein tekijä verkkopalvelu-uudistuksen onnistumisessa, ja uudistuksen jälkeen vakaa sisällöntuotanto on tärkein tekijä siinä, miten hyvin verkkopalvelu palvelee käyttäjiään.

Sisällöntuottajia on nykytilanteessa yhteensä n. 300 henkilöä. Heidän korvaamattoman tärkeänä tehtävänään uudistuksessa on osallistua uusien sisällönhallintajärjestelmien koulutuksiin (Drupal ja WordPress) sekä karsia voimakkaasti ja editoida nykyisiä verkkosisältöjä että tuottaa uusia. Lisäksi osa sisällöntuottajista osallistuu uudistuksen aikana toteutettaviin käyttäjätestauksiin sisällöntuottajaloppukäyttäjinä erityisesti käyttöliittymän kehittämisvaiheessa.

Projektin henkilöresurssit

Uudistusta toteuttamaan palkataan vuonna 2022 seuraavat avainresurssit: projektipäällikkö ja kaksi erityisasiantuntijaa sekä nimetään IT-projektipäällikkö.

Sisällöntuotannon projekti käynnistyy vuonna 2023. Sisällöntuotanto on suoraan riippuvainen siihen käytettävissä olevan henkilöstön määrästä. On pidettävä huolta siitä, että uudistus ja pysyvä sisällöntuotanto eivät vaarannu siitä, että Turun kaupungin viestintä- ja markkinointihenkilöstöä sekä muuta henkilöstöä siirretään hyvinvointialueelle merkittävä määrä.

Projektin valmisteluvaiheessa on tunnistettu tarve hankkeeseen nimetyille verkkoviestintäsuunnittelijoille, jotka toimisivat sisällöntuottajien tukena ja vastaisivat mm. alisivustojen rakentamisesta, visuaalisuudesta ja markkinoinnillisuudesta.

Lisäksi verkkopalvelu-uudistuksessa olisi tärkeää keskittyä mm. hyvän hakukonenäkyvyyden vaatimien semanttisten rakenteiden, analytiikan ja käyttäjäkokemuksen personoinnin sekä Turun kaupungin Design Systemin kehittämiseen. Kokonaisuus edellyttää siihen osoitettua henkilöresurssia.

Projektin henkilöresursseja ovat oman toimensa ohessa myös palvelutietoja päivittävät palvelukokonaisuuksien ja -alueiden edustajat sekä verkkopalveluiden sisällöntuottajat.

Muun organisaation osallistuminen projektiin

Verkkopalvelu-uudistus edellyttää Turun kaupungin konsernihallinnon (johdon tuki, yhteiset palvelut ja järjestämistoiminto) ja palvelukokonaisuuksien yhteistyötä. Erityisen merkittävää uudistuksen onnistumisen kannalta on tiivis yhteinen työskentely järjestämistoiminnon asiakasohjauksen, palvelujen hallinnan ja toiminnanohjauksen vastuualueiden kanssa. Lisäksi uudistuksen merkittäviä sisäisiä sidosryhmiä ovat taloushallinnon, hankehallinnan, hankintojen sekä lakiasioiden vastuualueet.

Viestintäjohtajan linjauksen mukaan viestintä- ja markkinointipalvelut osallistuu kiinteästi verkkopalvelu-uudistukseen. Uudistus koskettaa myös useita viestintä- ja markkinointipalveluihin hallinnollisesti kuulumattomia kaupungin verkkosisällöntuottajia konsernihallinnossa ja palvelukokonaisuuksissa.

Projektin hallinnointi ja budjetti

Projektin kustannukset on budjetoitu kustannuspaikalle 14280 Tietojärjestelmien kehittäminen. Projektiin tehtävät päätökset löytyvät Turun kaupungin diaarilla 13208-2021.

Suunniteltu projektin kustannus on 600–900 k€ ja pitää sisällään Drupalin ja WordPressin erilliset toteutukset (kustannukset tarkentuvat kilpailutuksen myötä). Kilpailutuksessa huomioidaan myös tuki ja ylläpitopalvelu sekä jatkokehitys sekä lisenssit ja muut liitännäispalvelut.

Projektin omistaja

Projektin omistajana toimii digijohtaja Juha-Pekka Vuorinen.

Projektin ohjausryhmä

Projektin toteutusta ohjaa projektin ohjausryhmä. Ohjausryhmä koostuu seuraavista henkilöistä (kokoonpano täydentyy myöhemmin):

• projektin omistaja ja ohjausryhmän puheenjohtaja Juha-Pekka Vuorinen
• ohjausryhmän jäsen ja toimituksesta vastaava Harri Nevala
• ohjausryhmän jäsen ja toiminnasta vastaava (viestintä) Saara Malila
• ohjausryhmän jäsen ja toiminnasta vastaava (asiakasohjaus) Johanna Ritvanen
• ohjausryhmän jäsen ja toiminnasta vastaava (palveluiden hallinta) Juhani Anttonen.

Ohjausryhmän toiminnan tarkoituksena on asiantuntijaroolista tukea ja ohjata toimintaa oikeaan, tavoitteenmukaiseen suuntaan ja varmistaa hankkeen tuloksellisuus.

Ohjausryhmän esittelijöinä toimivat projektipäälliköt sekä erityisasiantuntijat. Tarvittaessa ohjausryhmä kuulee muita asiantuntijoita.

EhdotusEsitämme, että Turun kaupungin konsernihallinnon kehittämispalveluiden digiyksikkö käynnistää Turun kaupungin verkkopalvelukokonaisuuden uudistus -projektin. Projekti toteutetaan ajalla 1.4.2022–31.5.2024. 

Asettamisesityksessä ylempänä kuvatut avainresurssit vuodelle 2022 eli projektipäällikkö sekä kaksi erityisasiantuntijaa voidaan täyttää ilman erillistä palkkauslupaa. Muut henkilöresurssit haetaan erillisellä palkkausluvalla sisällöntuotannon projektin täsmennyttyä.

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

PäätösPäätin, että Turun kaupungin verkkopalvelukokonaisuuden uudistus -projekti käynnistetään edellä esitetyn mukaisesti.

Tuomas Heikkinen

kansliapäällikkö