Viestintäjohtaja Saara Malila 9.3.2022: 

Turun kaupungin intranet – Metku nimeltään – uusitaan vuosien 2022-2023 aikana. Syynä uusimiselle on nykyisen SharePoint 2013 on premise -alustan ylläpidon ja tuen päättyminen ja siksi pakotettu siirtyminen uudelle alustalle, joka on SharePoint Online. Nykyisen alustan tekninen ylläpito päättyy maaliskuussa 2023. Pakotetun uusimisen yhteydessä kaupungin henkilökunnalle suunnattu viestintäkanava Metku uudistetaan vastaamaan modernia henkilökuntaviestintää nykyisen kankeahkon intran sijaan.

Uudistuksen päätavoitteet henkilökunnan näkökulmasta 

• Kaikkien on sujuvaa päästä selailemaan yhteistä intranetiä – myös mobiililaitteilla.
• Intranet sisältää koko henkilöstöä ja palvelukokonaisuuksia koskevia uutisia, ajantasaisia tietosisältöjä ja ohjeita.
• Intranetin seuraaminen on jokaisen työntekijän työpäivän luonteva osa.
• Intranet sisältää myös matalan kynnyksen ilmoittelua.
• Intranetin selkeä sisältörakenne auttaa löytämään tiedon nopeasti ja palvelulähtöisesti.
• Intranetissä on tehokkaat ja edistyneet hakuominaisuudet

Uudistuksen päätavoitteet sisällöntuotannon näkökulmasta

• Lähtökohtana on entistä vahvemmin hajautettu sisällöntuotanto.
• Sisällön suunnittelu, tuotanto ja syöttö on sisällön omistavien yksiköiden ja toimijoiden omalla vastuulla
• Tavoitteena on järjestelmä, jossa sisällöntuotanto on yksinkertaista ja sisältö pysyy ajantasaisena.
• Saavutettavuusnäkökulma on huomioitu.
• Järjestelmästä hankitaan ns. perusversio (mm. ilme, fontit, sovellukset)
• Helppo pääsy digitaalisiin lomakkeisiin
• Aloitekanava
• Hyvinvoinnin palvelukokonaisuuden sisällöt säästettävä VS Hyvinvointialueella hyödynnettäväksi
• Kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuuden henkilöstön vaivaton pääsy intraan mahdollistettava (erityishuomio kaopaan, koska nykymallissa pääsy intraan on vaivalloista).

Ohjausryhmä

Ohjausryhmään kutsutaan laajasti kaupungin eri toimijoita. Osa jäsenistä on jo antanut suostumuksensa, osa pyydetään Yhteisistä palveluista ja palvelukokonaisuuksista. Ohjausryhmä on seuraavanlainen:

Ohjausryhmän kokoonpano

• Malila Saara omistaja, puheenjohtaja
• Valtonen Sinikka, jäsen, henkilöstöjohtaja - kutsuttu
• Lönnqvist Max, jäsen, Yhteisten palveluiden johtaja
• Bernoulli Otto, jäsen, It-hankepäällikkö
• vapan edustaja, markkinointipäällikkö Kirsi Storckovius
• kypan edustaja, myöhemmin nimettävä viestintäpäällikön sijainen
• kaopan edustaja, viestintäpäällikkö Susanna Määttänen
• Hatakka Satu, esittelijä (kutsutaan tarvittaessa)
• Katja Klemola, esittelijä (kutsutaan tarvittaessa)
• Laanti Marja, sihteeri

Ohjausryhmä kokoontuu noin kuukauden välein 1 tunnin kokouksiin. Työaikaa kuluu koko projektin aikana kokouksissa 12 x 1 h + valmistautuminen = arviolta 20 h per henkilö.

Projektiryhmä

• projektipäällikkö, sisällöntuotanto Satu Hatakka
• projektipäällikkö, it-palvelut, Katja Klemola
• viestintäasiantuntija Marja Laanti
• viestintäasiantuntija Jaana Räsänen-Nauska
• palvelukokonaisuuksien intra-vastaavat (vapa Katja Laiho, kaopa Teija Murmann, kypa myöhemmin nimitettävä viestintäpäällikön sijainen ja hypa Tiia Laakso)
• keskeisten asiakokonaisuuksien edustajat
• tekniset asiantuntijat Kari Jäntti & Teemu Paarma

Lisäresurssit

Korkeakouluharjoittelija haussa Kuntarekryssä (syksyksi)

Työpisteen kautta haetaan syksyllä 2022 työllistettyjä sisällöntuotannon ja tekstinsiirron avuksi 5-6 kpl

Intran uudistamiseen on varattu 100 000 euroa vuodelle 2022 ja 30 000 euroa vuodelle 2023. Kustannukset maksetaan kustannuspaikalta 14280 - KH/Tietojärjestelmien kehittäminen.

EhdotusEsitän, että Turun kaupungissa käynnistetään sisäisen viestinnän kanavan uudistusprojekti. Projekti alkaa maaliskuussa 2022 ja on valmis maaliskuussa 2023. Projektin tavoitteena on uudistaa kaupungin henkilöstön sisäisen viestinnän kanava uudelle SharePoint Online -alustalle moderniksi viestintäkanavaksi. Nykyisen intran eli Metkun SharePoint 2013 on premise -alustan ylläpito lakkaa maaliskuussa 2023. Projektille nimitetään ohjausryhmä edellä kuvatun mukaisesti. Projektin kustannukset 100 000 euroa vuonna 2022 ja 30 000 euroa vuonna 2023 maksetaan kustannuspaikalta 14280 - KH/Tietojärjestelmien kehittäminen.

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

PäätösPäätin, että Turun kaupunki käynnistää sisäisen viestinnän kanavan uudistusprojektin edellä olevan ehdotuksen mukaisesti.

Tuomas Heikkinen

kansliapäällikkö