SOPIMUS RUISROCK-TAPAHTUMAN JÄRJESTÄMISESTÄ JA KEHITTÄMISESTÄ
1. Sopijapuolet
Turun kaupunki (jäljempänä ”Kaupunki”)
Y-tunnus 0204819-8
PL 355
20101 Turku
Yhteyshenkilö
Antti Kirkkola
Tapahtumajohtaja
+358505590103
antti.kirkkola@turku.fi
Vantaan Festivaalit Oy (jäljempänä ”Yhtiö”)
Y- tunnus 1533112-8
Urho Kekkosen katu 4-6 B, 6. krs.
00100 Helsinki
Yhteyshenkilö
Mikko Niemelä
Toimitusjohtaja
+358405434441
mikko@ruisrock.fi
Yhteyshenkilöiden tehtävänä on seurata ja valvoa sopimuksen toteutumista ja tiedottaa siitä oman organisaationsa sisällä ja toiselle Sopijapuolelle. Kaikki tähän sopimukseen liittyvät ilmoitukset, ollakseen päteviä, on tehtävä kirjallisesti toisen Sopijapuolen yhteyshenkilölle. Sopimuksen yhteyshenkilöllä ei ole oikeutta muuttaa sopimusta. Sopijapuolen on viivytyksettä ilmoitettava kirjallisesti yhteyshenkilön vaihtumisesta toisen Sopijapuolen yhteyshenkilölle.
Jäljempänä sopijapuolesta käytetään erikseen nimitystä Sopijapuoli ja sopijapuolista yhdessä yhteisnimitystä Sopijapuolet.
2. Sopimuksen kohde, tausta ja tarkoitus
Ruisrock -nimellä markkinoituun tapahtumaan kuuluu lähtökohtaisesti kolmen päivän aikana järjestettävä ulkoilmafestivaali Turussa Ruissalon Kansanpuistossa (jäljempänä ”Ruisrock-tapahtuma”), minkä lisäksi siihen voi kuulua samana aikana tai erikseen vuosittain vahvistettavassa neuvottelumuistiossa sovittuina ajankohtina turkulaisissa ravintoloissa tapahtuvaa klubitoimintaa ym. tapahtumia (jäljempänä ”Muut tapahtumat”).
Tämän sopimuksen tarkoituksena on sopia Ruisrock-tapahtuman järjestämisestä ja kehittämisestä siten, että Sopijapuolten tavoitteet tapahtumaan liittyen tunnistetaan, otetaan huomioon ja saavutetaan. Tämän sopimuksen tarkoituksena on lisäksi sopia mahdollisten Muiden tapahtumien järjestämisessä noudatettavista yleisistä sopimusehdoista ja Muiden tapahtumien järjestämisessä huomioitavista pääpiirteistä.
Tämä sopimus korvaa kaikki Sopijapuolten välillä aiemmin Ruisrock-tapahtuman ja Muiden tapahtumien järjestämisestä ja kehittämisestä solmitut sopimukset, joiden voimassaolo päättyy viimeistään tämän sopimuksen tullessa voimaan.
3. Vuosittainen neuvottelukokous
Tämän sopimuksen toteutumisen varmistamiseksi pidetään vuosittainen neuvottelukokous. Neuvottelukokoukseen osallistuvat kummankin Sopijapuolen yhteyshenkilöt sekä Sopijapuolten määrittelemät muut henkilöt.
Neuvottelukokouksesta laaditaan neuvottelumuistio, jolla voidaan tarkemmin määritellä ehtoja ja tavoitteita, joita Sopijapuolten tulee noudattaa Ruisrock-tapahtuman ja mahdollisten Muiden tapahtumien järjestelyissä. Neuvottelumuistiolla ei lisätä Sopijapuolten oikeuksia verrattuna tämän sopimuksen sopimusehtoihin.
Vuosittainen neuvottelukokous pidetään ja neuvottelukokouksessa laadittava neuvottelumuistio vahvistetaan joka vuosi viimeistään 30.9. mennessä. Vuoden 2022 osalta vuosittainen neuvottelukokous pidetään ja neuvottelukokouksessa laadittava neuvottelumuistio vahvistetaan kuitenkin viimeistään tammikuun 2022 aikana.
Selvennyksen vuoksi todetaan, että Sopijapuolet voivat tarvittaessa pitää muitakin kokouksia, joissa voidaan tarkemmin neuvotella Sopijapuolten Ruisrock-tapahtumaa ja mahdollisia Muita tapahtumia koskevasta toiminnasta ja tavoitteista. Myöskään muista kokouksista mahdollisesti laadituilla muistioilla ei lisätä Sopijapuolten oikeuksia verrattuna tämän sopimuksen sopimusehtoihin.
4. Osapuolten tehtävät
Yhtiö on velvollinen järjestämään tämän sopimuksen voimassaoloaikana kesällä Turussa Ruisrock-tapahtuman siten ja niillä ehdoin kuin tässä sopimuksessa ja sen liitteissä on tarkemmin määritelty. Tapahtuma järjestetään Turussa Ruissalon Kansanpuiston alueella. Sopijapuolten tavoitteena on tässä sopimuksessa ja sen liitteissä sovittujen tavoitteiden ja yhteisten linjausten lisäksi liiketaloudellisesti kannattavan Ruisrock-tapahtuman järjestäminen siten, että Ruisrock-tapahtuman järjestämisen edellytykset turvataan myös tulevaisuudessa.
Sopijapuolet toteavat, että Ruisrock-tapahtumaa kehitetään korkeatasoiseksi ja positiiviseksi, kansallisesti ja kansainvälisesti kiinnostavaksi vetovoimatekijäksi ja että Ruisrock-tapahtuma tukee ja vahvistaa Kaupungin positiivista imagoa. Sopijapuolet pyrkivät Ruisrock-tapahtumaa järjestäessään kohtuullisin käytettävissään olevin keinoin toimimaan siten, että edellä esitettyjä tavoitteita edistetään.
Sopijapuolet ovat velvollisia ottamaan huomioon toiminnassaan tässä sopimuksessa ja vuosittain vahvistettavassa neuvottelumuistiossa Ruisrock-tapahtumalle ja mahdollisille Muille tapahtumille asetetut tavoitteet, sovitut Sopijapuolia velvoittavat toimenpiteet ja kehittämislinjaukset sekä toimimaan siten, että nämä tavoitteet saavutettaisiin. Yhtiö on velvollinen noudattamaan Ruisrock-tapahtumaan ja mahdollisiin Muihin tapahtumiin liittyvässä toiminnassaan kestävän kehityksen periaatteita ja vastuullista ympäristöpolitiikkaa. Sopijapuolten vuoden 2022 Ruisrock-tapahtuman ja mahdollisten muiden tapahtumien toteuttamiseen liittyvät tavoitteet, sovitut toimenpiteet ja yhteiset kehittämislinjaukset kirjataan vuosittain neuvottelumuistioon.
Sopijapuolet sitoutuvat Yhtiön järjestämisvastuukautena vuosittain viimeistään 30.9. mennessä vahvistettavan neuvottelumuistion yhteydessä arvioimaan neuvottelumuistioon kirjatut tavoitteet, toimenpiteet ja kehittämislinjaukset. Sopijapuolet ovat velvollisia toimittamaan toisilleen tapahtuman arvioinnin edellyttämän informaation siltä osin kuin se ei sisällä liikesalaisuuksia.
Yhtiöllä on ehdollinen optio Ruisrock-tapahtuman järjestämiseen myös sopimuskautta 2022-2026 seuraavien vuosien aikana edellyttäen, että se täyttää vuosittain tämän sopimuksen mukaiset velvoitteensa ja edellyttäen, että Kaupunki vuosittain viimeistään 30.9. mennessä vahvistettavan neuvottelumuistion yhteydessä hyväksyy, että Ruisrock-tapahtumalle vuosittain neuvottelumuistiossa asetetut tavoitteet on saavutettu tai että niiden saavuttamattomuuteen on hyväksyttävä syy ja että yhteistyön jatkamiselle myös nyt sovittavan kauden jälkeen on riittävät edellytykset. Tämä sopimus on edellä lausutusta huolimatta voimassa kuitenkin enintään 2032 saakka. Sopimusta voidaan jatkaa tämänkin jälkeen Sopijapuolten niin sopiessa.
Ehdollista optiota käytetään siten, että edellytysten täyttyessä ja Yhtiön halutessa käyttää optiotaan edellä kerrotuin tavoin, järjestämisvastuukautta pidennetään vuosittain yhdellä vuodella Yhtiön operointiajan säilyessä siten viiden vuoden pituisena. Pidennys vahvistetaan vuosittain vahvistettavassa neuvottelumuistiossa.
Ruisrock-tapahtumaa tulee markkinoida nimellä "Ruisrock", joka on Kaupungin rekisteröimä tavaramerkki. Kaupunki myöntää Yhtiölle sekä sen yhteistyökumppaneille oikeuden tämän sopimuksen voimassaolon aikana käyttää Ruisrock -nimeä tässä sopimuksessa tarkoitetun Ruisrock-tapahtuman markkinoinnissa sekä muissa tapahtuman järjestämiseen liittyvissä yhteyksissä. Yhtiöllä ei ole oikeutta käyttää tavaramerkkiä muussa tarkoituksessa, eikä rekisteröidä Ruisrock -nimeä eikä siirtää tai muutoinkaan luovuttaa sitä tai sen käyttöoikeutta kolmannelle.
Kaupunki luovuttaa Yhtiön käyttöön Ruisrock-tapahtuman järjestämistä varten tarvittavat Kaupungin hallinnassa olevat maa-alueet noin kolmen viikon ajaksi. Alueiden luovuttamisesta tehdään vuosittain Kaupungin kaupunkiympäristön palvelukokonaisuuden kanssa maanvuokrasopimus, jossa luovutettavat alueet ja luovutuksen ehdot sovitaan yksityiskohtaisesti. Maanvuokrasopimuksen hinnoittelussa noudatetaan Kaupungin maanvuokraukseen määrittelemää tasoa. Kaupungin alueelle tekemien investointien vaikutukset neuvotellaan erikseen vuotuisessa neuvottelukokouksessa.
Sopijapuolet sitoutuvat tekemään yhteistyötä markkinointiviestinnän eri osa-alueilla. Yhteisenä tavoitteena on kasvattaa kansainvälisten festivaalivieraiden osuutta Ruisrock-tapahtumassa. Yhteistyöstä sovitaan vuosittain tarkemmin neuvottelumuistiossa.
Sopijapuolet tekevät sidosryhmäyhteistyötä Ruisrock-tapahtuman aikana. Yhteistyö toteutetaan siten, että Kaupunki vastaa pääsääntöisesti festivaalialueen ulkopuolella syntyvistä kustannuksista ja Yhtiö alueen sisällä aiheutuvista kustannuksista. Kohderyhmistä ja määristä sovitaan vuosittain tarkemmin sidos- ja mediayhteistyötä koskevalla sopimuksella, jonka kaupungin puolelta hyväksyy kansliapäällikkö.
Yhtiö hankkii kustannuksellaan kaikki Ruisrock-tapahtuman ja mahdollisten Muiden tapahtumien järjestämistä varten tarvittavat luvat ja suostumukset. Ruisrock-tapahtuman osalta tapahtuma-alueen haitta- ja ympäristövaikutuksista on velvoitteet maanvuokra- ja ympäristöluvissa.
Yhtiö vastaa kustannuksellaan Ruisrock-tapahtuman joukkoliikennekuljetuksen järjestämisestä kaupunkiympäristön palvelukokonaisuuden liikkumispalveluiden määrittelemällä tavalla festivaalialueelle.
Yhtiö vastaa kustannuksellaan Ruisrock-tapahtuman festivaalialueen sekä myös sen välittömässä läheisyydessä olevan ympäristön siisteydestä tapahtuman ajan ja niiden siivoamisesta tapahtuman jälkeen. Siivottava alue on määritelty yksityiskohtaisesti liitteen maanvuokrasopimuksessa. Siivottavaan alueeseen kuuluvat mm. Ruissalon päätien ja etelänpuoleisen merenrannan välisellä alueella sijaitsevat kevyen liikenteen väylät festivaalialueelta Ruissalon sillalle asti. Siivous on oltava suoritettu viikon sisällä tapahtuman jälkeen.
Kaupunki pyrkii toiminnassaan siihen, että se ei itse järjestä ilman Yhtiön suostumusta kahden viikon sisällä ennen Ruisrock-tapahtumaa mitään sellaista samanhenkistä maksullista, kävijämäärätavoitteeltaan yli 15.000 hengelle tarkoitettua musiikkitapahtumaa, jonka voidaan katsoa kilpailevan samasta kohdeyleisöstä kuin Ruisrock-tapahtuman. Kaupunki käyttää harkintaa myös Ruisrock-tapahtuman läheisyyteen ajoittuvien muiden samanhenkisten tapahtumien taloudellisessa avustamisessa ja muussa edistämisessä ottamalla kuitenkin huomioon toimijoiden tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun.
Ajanjakson 2022-2026 Ruisrock-tapahtumien tarkoista ajankohdista sovitaan vuosittaisessa neuvottelumuistiossa siten, että kunkin Ruisrock-tapahtuman ajankohta vahvistetaan viimeistään kolme vuotta ennen tapahtumaa. Sopijapuolet toteavat, että Ruisrock-tapahtuma pyritään ensisijaisesti sijoittamaan kahden viikon päähän juhannuksesta.
5. Ilmoitusvelvollisuus
Sopijapuolen tulee ilmoittaa viipymättä kirjallisesti toiselle Sopijapuolelle asioista, joilla on sopimussuhteen tai sopimuksen täyttämisen kannalta olennaista merkitystä.
6. Immateriaalioikeudet
Yhtiö vastaa siitä, että sen toiminta ei loukkaa Kaupungin tai kolmannen osapuolen immateriaalioikeuksia. Mikäli Kaupunkia vastaan esitetään Yhtiön menettelystä johtuvia tässä sopimuksessa määritellystä Ruisrock-tapahtumasta tai sen markkinoinnista johtuvia immateriaalioikeudellisia vaatimuksia, Yhtiö on velvollinen vastaamaan Kaupungille tästä aiheutuvista kustannuksista sekä korvauksista kolmannelle osapuolelle.
7. Vahingonkorvausvelvollisuus
Sopimusrikkomukseen syyllistynyt Sopijapuoli on velvollinen korvaamaan toiselle Sopijapuolelle aiheutuvat välittömät vahingot. Välittömiä vahinkoja ovat sopimusrikkomuksen selvittelystä ja reklamaatiosta aiheutuneet kulut, virheen korjaamisen aiheuttamat kustannukset sekä hinnanero, kun on hankittu korvaava suoritus. Yhtiö on lisäksi velvollinen korvaamaan vahingot, jotka aiheutuvat siitä, että Yhtiö ei ole hankkinut tarvittavia immateriaalioikeuksia omassa toiminnassaan ja tästä aiheutuu Kaupungille vahinkoa.
Kaupunki ei ole Yhtiöön nähden suoritusvelvollinen eikä korvausvelvollinen, mikäli Ruisrock-tapahtuman tai Muiden tapahtumien järjestäminen tai Kansanpuiston alueen käyttö Ruisrock-tapahtumassa kiellettäisiin tai sitä rajoitettaisiin lainsäädännön tai viranomaisen määräyksen johdosta.
Vahingonkorvausvelvollisuuden rajoitukset eivät koske tapausta, jossa on kyse Sopijapuolen, tämän henkilökunnan tai Sopijapuolen lukuun toimivan tahon työssään tai sovitun mukaisia tehtäviä suorittaessaan tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella aiheuttamasta vahingosta.
8. Ylivoimainen este
Sopijapuolet eivät vastaa sellaisesta vahingosta, joka aiheutuu Sopijapuolen suorituksen estymisestä, kun estymisen tai viivästymisen syynä on ylivoimainen este, kuten sota tai sitä vastaava levottomuus, luonnonkatastrofi, lakko, työsulku, yleisen liikenteen pysähtyminen tai muu näihin verrattava ylivoimainen tapahtuma.
Sopijapuolten on viipymättä ilmoitettava ylivoimaisesta esteestä toiselle Sopijapuolelle voidakseen vedota ylivoimaiseen esteeseen, samoin kuin esteen lakkaamisesta, jonka jälkeen Sopijapuolten on viimeistään sovittava sen vaikutuksesta tähän sopimukseen.
Sopijapuolet tiedostavat, että sopimuksen allekirjoitushetkellä ja sen voimassaoloaikana Suomessa vallitsee maailmanlaajuinen Covid19-epidemia, joka on vaikuttanut ja tulee vaikuttamaan tapahtumien ja kokoontumisten järjestämiseen. Erilaiset viranomaisten suositukset, määräykset ja rajoitukset saattavat vaikuttaa Ruisrock-Tapahtuman ja/tai mahdollisten Muiden tapahtumien järjestämiseen siten, että ne esimerkiksi perutetaan Kaupungin toimesta tai kolmannen osapuolen määräyksen tai suosituksen vuoksi taikka niihin kohdistuu muita viranomaisen määräyksiä, rajoituksia tai suosituksia, jotka saattavat vaikuttaa Ruisrock-tapahtumaan ja/tai mahdollisiin Muihin tapahtumiin. Mikäli Ruisrock-tapahtuma ja/tai mahdolliset Muut tapahtumat perutetaan Covid19-epidemiasta johtuen, Kaupunki ei vastaa Ruisrock-tapahtuman ja/tai mahdollisten Muiden tapahtumien peruuntumisesta aiheutuvista seuraamuksista, kummallakaan Sopijapuolella ei ole mitään suoritusvelvollisuuksia toisia kohtaan, eikä kummallekaan Sopijapuolelle synny minkäänlaista korvausvelvollisuutta toista Sopijapuolta kohtaan peruuntumisten johdosta.
9. Purkuperuste
Molemmilla Sopijapuolilla on oikeus purkaa tämä sopimus, mikäli toinen Sopijapuoli olennaisesti laiminlyö tähän sopimukseen perustuvia velvoitteitaan tai muulla tavoin olennaisesti rikkoo tätä sopimusta, eikä viipymättä sen jälkeen, kun on saanut asiaa koskevan kirjallisen kehotuksen, korjaa menettelyään sopimuksen mukaiseksi. Molemmilla Sopijapuolilla on oikeus purkaa tämä sopimus myös, mikäli on ilmeistä, että olennainen sopimusvelvoitteiden laiminlyönti taikka olennainen sopimusrikkomus tulee tapahtumaan.
Kaupungilla on lisäksi oikeus purkaa sopimus, mikäli Yhtiö asetetaan selvitystilaan tai konkurssiin tai mikäli se muulla tavoin osoittautuu ilmeisen maksukyvyttömäksi tai sille on vahvistettu akordi tai yrityksen saneerauksesta annetun lain mukainen saneerausohjelma.
Kaupungilla on lisäksi oikeus halutessaan purkaa tämä sopimus, mikäli Yhtiön osakekanta tai enemmistöpäätöksentekoon oikeuttava osa siitä myydään.
Sopimuksen purkaminen on tehtävä kirjallisesti.
10. Sopimuksen siirto
Yhtiöllä ei ole oikeutta kokonaan eikä osittainkaan siirtää tätä sopimusta ilman Kaupungin toimivaltaisen tahon etukäteen antamaa kirjallista suostumusta. Kaupungin toimivaltainen taho voi antaa suostumuksen siirrolle, mikäli sopimus siirretään taholle, jonka toiminnasta ja taloudesta on esitetty luotettava selvitys ja jonka toiminta on tähän sopimukseen kirjattujen tavoitteiden mukaista.
11. Sopimuksen muutokset
Sopijapuolet voivat muuttaa tätä sopimusta kirjallisesti. Muut muutokset ovat mitättömiä. Muutokset tulevat voimaan, kun molemmat Sopijapuolet ovat ne asianmukaisesti hyväksyneet ja allekirjoittaneet.
12. Sopimuksen voimaantulo ja kesto
Tämä sopimus tulee voimaan heti, kun molemmat Sopijapuolet ovat sen allekirjoittaneet, ja koskee ensisijaisesti vuosien 2022-2026 Ruisrock-tapahtuman järjestämistä. Mikäli edellytykset Ruisrock-tapahtumien järjestämiseen Yhtiön toimesta ovat olemassa ja mikäli Yhtiö haluaa käyttää edellä mainittua ehdollista optio-oikeuttaan, sovelletaan tämän sopimuksen ehtoja vuosilukujen ja päivämäärien osalta tarkennettuna myös jatkovuosien tapahtumien järjestämiseen. Sopijapuolet tekevät jatkovuosien edellyttämät tarkennukset vuosittain vahvistettavaan neuvottelumuistioon.
13. Sopimukseen sovellettava laki ja erimielisyyksien ratkaiseminen
Tähän sopimukseen sovelletaan Suomen lakia lukuun ottamatta Suomen lain lainvalintaa koskevia säännöksiä.
Mahdolliset sopimuserimielisyydet pyritään ensisijaisesti ratkaisemaan neuvottelemalla. Mikäli neuvottelut eivät johda Sopijapuolia tyydyttävään lopputulokseen, erimielisyydet ratkaistaan ensimmäisenä oikeusasteena Varsinais-Suomen käräjäoikeudessa.
14. Asiakirjojen noudattamisjärjestys
Mikäli tässä sopimuksessa ja sen liitteissä on toisistaan poikkeavia ehtoja, noudatetaan ensisijaisesti tätä sopimusta ja sen jälkeen liitteitä niiden numerojärjestyksessä.
15. Allekirjoitukset
Tätä sopimusta on tehty kaksi (2) samansanaista kappaletta, yksi kummallekin Sopijapuolelle.
Turussa xx.xx.2022 Helsingissä xx.xx.2022
Turun kaupunki Vantaan Festivaalit Oy
___________________ ___________________
Tuomas Heikkinen Mikko Niemelä
kansliapäällikkö toimitusjohtaja