Liite 1 § 15
Ulkomaalaisten henkilöiden rekrytointi -ohje
Sisällysluettelo:
1.Toimintaohje
2.Ulkomaalaisen työntekijän työnteko-oikeus
3.Työnteko-oikeuden varmentaminen ennen työsopimuksen tekemistä ja tietojen kerääminen
4.Tietojen toimittaminen TE-toimistolle ja luottamushenkilöille
5.Oleskeluluvan ja jatko-oleskeluluvan hakeminen
1.Toimintaohje
•Ennen kuin teet työsopimuksen varmista henkilön henkilöllisyys/kansalaisuus ja työnteko-oikeus.
oTarkista passista kansalaisuus
oTarkista työnteko-oikeuden perusteet ja voimassaolo (ks. kohta 2 ja 3)
oJos rekrytoitavalla henkilöllä ei ole työnteko-oikeutta tarvittavan oleskeluluvan puuttumisen vuoksi, oleskelulupa on haettava (ks. kohta 5) ennen työsopimuksen tekemistä
oKun teet työsopimuksen:
oOta kopio passista (kansalaisuuden varmistus)
oJos työskentely edellyttää oleskelulupaa, ota kopio oleskelulupakortista (oleskeluluvan/työnteko-oikeuden varmistus)
oTäytä työntekijän perustietolomake
oTäytä ”Ulkomaalaisen työntekijän työnteko-oikeuden peruste” -lomake
oSAP:ssa ulkomaalaisen työntekijän palvelussuhdetta perustettaessa täytetään Ulkomaalaisen työnteko-oikeus –kohta, josta valitaan henkilön oleskelulupaa vastaava kohta. SAP:iin merkitään myös kansalaisuus
oJos työskentelyyn tarvittavan oleskeluluvan määräaikainen kestoaika on lyhyempi kuin työskentelyn/työsopimuksen kestoaika, varmista, että ulkomaalainen työntekijä huolehtii jatko-oleskelulupahakemuksen vireillepanosta ennen kuin hänelle myönnetyn oleskeluluvan kestoaika päättyy. Hyödynnä seurantaan sertifikaattia ja kalenterimerkintää alla olevan mukaisesti:
•Lisää Oleskeluluvan voimassaolo -niminen sertifikaatti ulkomaalaisen työntekijän osaamisprofiilin. Merkitse sertifikaattiin oleskeluluvan voimassaolon alku- ja päättymispäivämäärä. Työntekijän päättymässä oleva oleskelulupa tulee näkyviin lähijohtajalle SAP HR -tehtäväseurantaan 2kk ennen oleskeluluvan päättymistä. Lähijohtaja näkee yhteenvedon työntekijöidensä voimassa olevista oleskeluluvista Turku DW -raportointiportaalista.
Ohje: Sertifikaatin lisääminen ja tehtäväseuranta
•Lisää kalenteriisi hälytys 2 kk ennen oleskeluluvan vanhenemisesta ja muistuta jatko-oleskelupahakemuksen vireillepanosta.
•Tee ilmoitus TE-toimistolle (ks. kohta 4)
•Ilmoita luottamusmiehelle ja työsuojeluvaltuutetulle henkilön nimi ja sovellettava työehtosopimus (ks. kohta 4)
•Säilytä kopiot passista, oleskelulupakortista ja yllä mainitut lomakkeet 4 vuotta palvelussuhteen päättymisen jälkeen, yksikössäsi sovitulla tietoturvallisella tavalla (ks. kohta 3).
2.Ulkomaalaisen työntekijän työnteko-oikeus
Uutta työntekijää rekrytoitaessa rekrytoinnin tekijän on varmennettava rekrytoitavan henkilön henkilöllisyys virallisesta henkilöllisyystodistuksesta (esim. passi), josta käy ilmi myös henkilön kansalaisuus. Työntekijä, joka ei ole Suomen kansalainen, on ulkomaalainen työntekijä. Ulkomaalaisella työntekijällä pitää olla työnteko-oikeus Suomessa työskentelyyn. Työnteko-oikeuden peruste riippuu mm. siitä, minkä maan kansalainen työntekijä on, millaista työtä hän on tulossa Suomeen tekemään ja kuinka pitkäksi ajaksi.
Pohjoismaan, Euroopan unionin jäsenmaan, Liechtensteinin tai Sveitsin kansalaisen ja heidän perheenjäsenensä ei tarvitse anoa työntekoa varten erillistä oleskelulupaa Suomeen. He voivat työskennellä Suomessa kansalaisuutensa perusteella.
Työntekijä, joka on jonkun muun kuin edellä mainitun maan kansalainen, tarvitsee työntekoa varten yleensä joko työntekijän oleskeluluvan (UlkL 72 §, 74 §) tai muun ansiotyöhön oikeuttavan oleskeluluvan (UlkL 77 §). Ulkomaalaislaissa määritellään myös tilanteet, joissa työnteko Suomessa on sallittu ilman työntekijän oleskelulupaa. Esimerkiksi oikeus tehdä ansiotyötä ilman oleskelulupaa on ulkomaalaisella, joka tulee kutsun tai sopimuksen nojalla tulkiksi, opettajaksi tai asiantuntijaksi enintään kolmeksi kuukaudeksi (UlkL 79.1.1 §).
Ulkomaalaisten työnteko-oikeudesta säädetään myös laissa kolmansien maiden kansalaisten maahantulon ja oleskelun edellytyksistä tutkimuksen, opiskelun, työharjoittelun ja vapaaehtoistoiminnan perusteella (L 719/2018). Esimerkiksi, jos henkilölle on myönnetty oleskelulupa opiskelua varten Suomessa, hän voi tämän oleskeluluvan perusteella myös työskennellä Suomessa, mikäli
1) työ on tutkintoon sisältyvää työharjoittelua tai opintoihin sisältyvän lopputyön tekemistä ansiotyönä;
2) työn määrä tasoittuu keskimäärin 25 tuntiin viikossa aikana, jolloin oppilaitoksessa järjestetään varsinaista opetusta; tai
3) kokoaikainen työ sijoittuu aikaan, jolloin oppilaitoksessa ei järjestetä varsinaista opetusta. (L 719/2018 7 §, 14 §)
3.Työnteko-oikeuden varmentaminen ennen työsopimuksen tekemistä ja tietojen kerääminen
Ulkomaalaislain mukaan työnantajalla, jonka palvelukseen tulee ja jolla on palveluksessaan ulkomaista työvoimaa, on velvollisuus:
•varmistaa, että ulkomaalaisella työntekijällä on työntekijän oleskelulupa tai että hän ei sellaista tarvitse (UlkomL 86 a §)
•säilyttää ulkomaalaista työntekijää ja hänen työnteko-oikeuttaan koskevat tiedot työpaikalla (UlkomL 86 a §).
Työnantajan tulee varmistaa, että ulkomaalaisella henkilöllä on tarvittava oleskelulupa ennen työsopimuksen tekemistä ja työskentelyn aloittamista. Työnantajan on varmistettava, että työntekijällä on työnteko-oikeus koko työskentelyn keston ajan. Mikäli työntekijän työnteko jatkuu hänelle myönnetyn määräaikaisen oleskeluluvan voimassaolon päättymisen jälkeen, työntekijän tulee panna jatko-oleskelulupahakemus vireille hänelle myönnetyn oleskeluluvan ollessa voimassa. Tällöin ulkomaalainen saa jatkaa aiemman oleskeluluvan mukaista työntekoa, kunnes hänelle on myönnetty jatko-oleskelulupa tai tätä koskeva kielteinen päätös on tullut lainvoimaiseksi.
Ulkomaalaisten työntekijöiden osalta työnantajan säilytettäviksi määrätyistä tiedoista tulee käydä ilmi
•ulkomaalaisen työntekijän henkilötiedot
•työntekijän työnteko-oikeuden peruste.
Tietojen keräämiseksi otetaan kopio henkilön passista ja/tai oleskelulupakortista sekä täytetään lomake ”Ulkomaalaisen työntekijän työnteko-oikeuden peruste” ulkomaalaisen työntekijän rekrytoinnin yhteydessä.
Tiedot pitää säilyttää neljä vuotta ulkomaalaisen työntekijän palvelussuhteen päättymisestä. Tietojen säilyttämisessä on otettava huomioon tietosuojavaatimukset ja niiden on oltava tarvittaessa vaivattomasti työsuojeluviranomaisen saatavilla.
Maahanmuuttoviraston sivuilla on lisää tietoa oleskeluluvista ja työskentelyoikeuksista:
Työsuojeluviranomaisten sivulta löytyy tämän ohjeen lisäksi lomakkeita, joita voidaan käyttää tietojen tallentamisessa:
https://www.tyosuojelu.fi/tyosuhde/ulkomainen-tyontekija
4.Tietojen toimittaminen TE-toimistolle ja luottamushenkilöille
Ulkomaalaislain mukaan työnantajaa koskee myös velvollisuus ilmoittaa tietoja TE-toimistoon EU:n ulkopuolisten työntekijöiden osalta:
•Kun työnantaja palkkaa muun kuin EU-kansalaisen, tähän rinnastettavan tai tämän perheenjäsenen, on työnantajan toimitettava työ- ja elinkeinotoimistolle selvitys työnteon keskeisistä ehdoista sekä vakuutus siitä, että ehdot ovat voimassa olevien säännösten ja asianomaisen työehtosopimuksen mukaiset (UlkL 72 §, 86 a §)
•Selvitys TE-toimistolle on tehtävä viivytyksettä ja sen tulee sisältää seuraavat työnteon keskeiset ehdot:
1) työnantajan ja työntekijän koti- tai liikepaikka;
2) työnteon alkamisajankohta;
3) määräaikaisen työsopimuksen päättymisaika sekä määräaikaisuuden peruste;
4) koeaika;
5) työntekopaikka;
6) työntekijän pääasialliset työtehtävät;
7) työhön sovellettava työehtosopimus;
8) palkan määräytymisen perusteet sekä palkanmaksukausi;
9) noudatettava työaika;
10) vuosiloman määräytyminen;
11) irtisanomisaika.
•Selvityksen ja vakuutuksen voi toimittaa TE-toimistoon esim. oleskelulupahakemuksen liitelomakkeella salatulla sähköpostilla:
Lisäksi ulkomaalaislain 86 a §:n mukaan työnantajan pitää ilmoittaa ulkomaalaisen työntekijän nimi sekä sovellettava työehtosopimus työpaikan luottamushenkilöille (luottamusmies ja työsuojeluvaltuutettu).
5.Oleskeluluvan ja jatko-oleskeluluvan hakeminen
Ulkomaalainen henkilö voi hakea oleskelulupaa sähköisesti Maahanmuuttovirastolta: https://enterfinland.fi/eServices , mutta hakeminen vaatii myös hakijan henkilökohtaisen käynnin edustustossa tai Migrissä. Työsopimuksen valmistelija osallistuu luvan hakemiseen antamalla tietoja työsuhteesta seuraavalla lomakkeella:linkki
Jos ulkomaalaisen henkilön työsopimuksen kestoaika on pidempi kuin hänelle myönnetyn määräaikaisen oleskeluluvan/työnteko-oikeuden kestoaika, työnantajan (työsopimuksen valmistelijan) pitää varmistaa, että ulkomaalaisen henkilön työnteko-oikeus pysyy voimassa koko työskentelyn keston ajan. Ulkomaalaisen henkilön työnteko-oikeus pysyy voimassa, mikäli hän hakee jatko-oleskelulupaa ennen kuin hänelle myönnetyn oleskeluluvan voimassaolo päättyy. Tällöin henkilön oleskeluluvan mukainen työskentelyoikeus Suomessa säilyy siihen asti, kunnes jatko-oleskelulupa on myönnetty tai asia on lainvoimaisella päätöksellä ratkaistu. Jos henkilölle ei myönnettäisi jatko-oleskelulupaa, työnteko-oikeus Suomessa päättyisi ja samalla voimassa oleva työsuhde raukeaisi.
Myös jatko-oleskelulupaa voi hakea sähköisessä järjestelmässä: https://enterfinland.fi/eServices Hakijan on mahdollista saada järjestelmästä todistus jatko-oleskelulupahakemuksensa vireilläolosta (ns. vireilläolotodistus). Tällä todistuksella hakija voi todistaa työnantajalle, että hänen jatko-oleskelulupahakemuksensa on vireillä ja työnteko-oikeutensa on näin ollen edelleen voimassa, jos jatko-oleskelulupahakemus on jätetty aiemman oleskeluluvan voimassa ollessa.