Tilapalvelut, palvelupäällikkö Eija Huttunen, hankintapalvelut, hankinta-asiantuntija Liisa Heinonen 21.1.2022:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia siivouspalveluiden hankintaan Turun kaupungin eri palvelukokonaisuuksien käyttöön kolmeksi vuodeksi minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) kahden (2) vuoden pituisella optiokaudella. Osakokonaisuuksien hankintasopimuskaudet alkavat eri ajankohtina ja nämä ajankohdat on ilmoitettu tarjouspyynnön liitteissä.

Hankinnassa on kysymys palveluhankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 21.9.2021 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 12.11.2021. Kysymyksiin annettujen vastausten perusteella hankinnasta lähetettiin julkaistavaksi korjausilmoitukset 7.10.2021 ja 18.11.2021. Korjausilmoituksella ilmoitettiin, että asiakastyytyväisyyskysely tullaan lähettämään 10.1.2022.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset. Lisäksi tarjouspyynnössä kuvattiin pisteytettävät laatuvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoiset tarjoukset ja osatarjoukset hyväksyttiin osa-alueittain.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa on noin 1,3 milj. €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Hankinta on jaettu kuuteen (6) eri osakokonaisuuteen.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjalliset sopimukset osakokonaisuuksittain yhden (1) palveluntuottajan kanssa.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 3.12.2021 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta osiin 1-6: Arkea Oy, ISS Palvelut Oy, LT Siivous Oy, Palmia Oy.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Kaikki tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien arviointiperusteiden mukaisesti:

1.Hinta, enimmäispisteet 45. Halvin tarjottu hinta €, saa vertailussa enimmäispisteet 43. Halvin lisätyönä tehtävän ylläpitosiivouksen tuntihinta saa vertailussa enimmäispisteet 2. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 45).

2.Tunnit, enimmäispisteet 35.

Ylläpitosiivouksen työtunnit vertaillaan ja pisteytetään tarjouspyynnön ko. osan kohde-hintaliitteen tuntimäärien perusteella, tunnit / vuosi, alla mainitun mukaisesti. Pisteet lasketaan kahden desimaalin tarkkuudella. Vertailussa käytetään kaavaa vertailtava tuntimäärä/eniten tunteja x maksimipistemäärä.

3. Laatu, enimmäispisteet 20.

•Vaihtuvuus %, enimmäispisteet 7

0-5 7p

yli 5-10 5p

yli 10-20 2p

yli 20 0p

•Asiakastyytyväisyys, enimmäispisteet 8

•Siivoushenkilöstön ammatillinen koulutus, enimmäispisteet 5

koulutus % >75 5p

koulutus % 51-75 4p

koulutus % 31-50 2p

Asiakastyytyväisyyskysely toteutettiin webropol-kyselyllä tarjoajien ilmoittamille asiakkuuksille. Tarjouspyynnössä pyydettiin tarjoajia ilmoittamaan viisi asiakkuutta, joille kysely osoitetaan. Kysymykset olivat ennakkoon nähtävissä tarjouspyynnön liitteenä.

Kyselyt lähetettiin ilmoitetuille asiakkuuksille 4.1.2022 ja kysely suljettiin 17.1. 2022. Asiakkuuksille lähetettiin muistutusviesti 12.1.2022.

Tarjouspyynnössä oli ilmoitettu, että puuttuvan vastauksen arvosanaksi määritellään nolla (0).

Asiakastyytyväisyyden laskentakaava: Korkein asiakastyytyväisyyden arvosana antaa 8 pistettä. Muiden tarjoajien saamat pistemäärät lasketaan kaavalla vertailtava arvosana / korkein arvosana x maksimi pistemäärä (8).

Parhaat kokonaispisteet tarjousten vertailussa sai osan 1 osalta Palmia Oy ja osien 2-6 osalta Arkea Oy. Tarjousten vertailu esitetään erillisellä liitteellä.

Liite 1 Tarjousten vertailutaulukko

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 69 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä.

      hankintapäällikkö, Susanna Sarvanto-Hohtari:

PäätösPäätän edellä esitetyin perustein, että siivouspalveluiden hankinnan palveluntuottajaksi alkaen 1.4.2022 valitaan osakokonaisuuksittain yksi (1) palveluntuottaja tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Osa 1: Palmia Oy

Osat 2-6: Arkea Oy

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: hankinta-asiantuntija Liisa Heinonen, 0400 944 064