Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari, projektipäällikkö Sari Holmberg, projektipäällikkö Tapani Järvinen ja lakimies Sanni-Sofia Nieminen:

Taustaa

Turun kaupungin voimassa oleva Pienhankinnat ja puitejärjestelyyn perustuvat hankinnat -ohjeistus hyväksyttiin otettavaksi käyttöön 1.4.2021 alkaen (Kj 19.2.2021 § 55).

Ohjeistuksen käyttöönottoa ja pienhankintajärjestelmän käyttöä on tuettu seuraavilla toimenpiteillä:

• pienhankintajärjestelmän ja ohjeistuksen samanaikainen koulutus ja harjoitus tunnistetuille pienhankintojen tekijöille,
• hankintasuunnittelijat ja hankinta-asiantuntijat ovat toimineet tukena pienhankintojen tekemisessä ja
• hankintapalveluista on nimetty järjestelmälle tukiyhteyshenkilö ja luotu valmiit mallipohjat tarjouspyynnöstä ja sopimusluonnoksesta järjestelmään.

Myöhemmässä vaiheessa toteutetaan hankintojen ns. ABC-koulutus, joka tulee sisältämään muun muassa osion pienhankintojen toteuttamiseksi sekä erillinen koulutus sopimushallinnan järjestelmän käytöstä.

Ohjeistukseen esitettävät muutokset

Konsernihallinnon hankintapalvelut ja lakipalvelut ovat yhteistyössä tehneet nykyiseen ohjeistukseen tarvittavia täsmennyksiä, jotka ovat liittyneet ohjeistuksen käytännön soveltamisessa esiin nousseisiin kysymyksiin koskien uusien pienhankinta-, minikilpailutus- ja sopimushallintajärjestelmien käyttöönottoa. Täsmennetyssä ohjeistuksessa on tarkemmin kuvattu

• miten toimitaan ja mitä tulee ottaa huomioon, kun pienhankinnan ennakoitu arvo on alle 5000 euroa,
• hankintavaltuuksien sekä tilaus- ja hyväksymisvaltuuksien noudattamisen tärkeyttä,
• että minikilpailutuksesta on tehtävä aina hankintapäätös,
• että hankintapäätökset jaetaan eteenpäin sisäisesti JoutseNetissä ja ulkoisesti kilpailutusjärjestelmässä
• että tarjousten hyväksymisestä/hylkäämisestä tiedotetaan järjestelmän s-postin kautta,
• että pienhankintojen sopimukset ja tilaussopimukset viedään sopimushallinnan järjestelmään, kun järjestelmä on otettu käyttöön palvelukokonaisuuksissa ja konsernihallinnossa,
• hankinta-asiakirjojen arkistoinnissa noudatetaan täsmennettyä Hankinta-asiakirjojen tallentaminen ja arkistointiohjetta ja
• että pienhankinnan ja minikilpailutuksen päätöspohjat ovat saatavilla Metkusta lomakkeet / hankinnat sivulta

Esitämme, että täsmennetty ohjeistus hyväksytään ja otetaan käyttöön 1.1.2022 alkaen. ja että Pienhankinnat ja puitejärjestelyyn perustuvat hankinnat –ohjeistus 19.2.2021 (Kj 19.2.2021 § 55) kumotaan samassa yhteydessä. Konsernihallinnon hankintapalvelut vastuualue tukee kaupunkikonsernia ohjeistuksen, pienhankintoihin ja minikilpailutuksiin liittyvien sähköisten järjestelmien käyttöönotossa sekä ohjeistuksen soveltamisessa ja järjestelmien myöhemmässä käytössä.

Liite 1Pienhankinnat ja puitejärjestelyyn perustuvat hankinnat -ohjeistus

Toimivalta

Hallintosäännön 41 §:n mukaan kansliapäällikön tehtävänä on antaa koko kaupunkia koskevia ohjeita ja määräyksiä niissä asioissa, joita ei ole annettu muun viranomaisen tehtäväksi.

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

PäätösPäätin hyväksyä liitteenä 1 olevan Turun kaupungin ’’Pienhankinnat ja puitejärjestelyyn perustuvat hankinnat -ohjeistuksen’’ osaksi Turun kaupungin säännöstöä.

Kaupunkitasoinen ohjeistus tulee voimaan 1.2.2022 alkaen, ja se sitoo kaikkia palvelukokonaisuuksia sekä konsernihallintoa.  

Päätin samalla kumota edellisen Pienhankinnat ja puitejärjestelyyn perustuvat hankinnat -ohjeistuksen 19.2.2021 (Kj 19.2.2021 § 55) 1.2.2022 lukien.

Tuomas Heikkinen

kansliapäällikkö