Konsernihallinto, lakipalvelut, lakimies Sanni-Sofia Nieminen 10.1.2022:

Asian tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia toimisto- ja koulutarvikkeiden hankintaan Turun kaupungin eri palvelukokonaisuuksien sekä tarjouspyynnössä mainittujen seutukuntien ja yhtiöiden käyttöön ajalle 1.2.2022 (tavoite)–31.1.2024, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) kahden (2) vuoden pituisella optiokaudella ajalle 1.2.2024‒31.1.2026.

Hankinnassa on kysymys tavarahankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 20.10.2021 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 22.11.2021 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta: Lyreco Finland Oy, RCK Finland Oy ja Wulff Solutions Oy.

Konsernihallinnon hankintapäällikkö on hankintapäätöksellään 17.12.2021 § 133 päättänyt seuraavaa:

’’Päätän, että RCK Finland Oy:n tarjous suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle, koska tarjous on tarjouspyynnön vastainen. Lisäksi päätän edellä esitetyin perustein, että toimisto- ja koulutarvikkeiden hankinnan toimittajaksi ajalle 1.2.2022 (tavoite)–31.1.2024 valitaan Lyreco Finland Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.’’

RCK Finland Oy on tehnyt asiassa hankintaoikaisuvaatimuksen 30.12.2021 ja ilmoittanut samassa yhteydessä saattavansa asian markkinaoikeuden tutkittavaksi. Hankintayksikkö on lisäksi ottanut hankintaoikaisun itseoikaisuna käsittelyyn 7.1.2022. Koska RCK Finland Oy:n hankintaoikaisuvaatimus ja hankintayksikön itseoikaisu kohdistuvat samaan hankintapäällikön hankintapäätökseen 17.12.2021 § 133, ne ehdotetaan käsiteltävän yhdessä.

Hankintaoikaisuvaatimus perusteineen

RCK Finland Oy vaatii, että hankintayksikkö poistaa toimisto- ja koulutarvikkeiden hankintaa koskevan virheellisen päätöksensä 17.12.2021 § 133, katsoo RCK Finland Oy:n tarjouksen tarjouspyynnön mukaiseksi ja suorittaa asiassa uuden tarjousvertailun.

RCK Finland Oy esittää, että hankinta on virheellisesti hylännyt sen tarjouksesta tuotteet (1. tauluhuopakynä, viistokärki ja 2. valkotaulukynälajitelma, viistopäinen), jotka tosiasiallisesti ovat täyttäneet tarjouspyynnön vaatimukset. Näin ollen tarjouspyynnön vaatimus siitä, että korkeintaan kahdeksan tuotetta voi olla tarjouspyynnön vaatimusten vastaisia, on täyttynyt. Virheettömässä menettelyssä valittajan tarjous olisi ollut tarjouspyynnön mukainen ja se olisi pitänyt ottaa mukaan tarjousvertailuun.

RCK Finland Oy:n mukaan virheettömässä menettelyssä RCK Finland Oy olisi saanut laatuvertailusta vähintään 15 pistettä. Lisäksi RCK Finland Oy:n käsityksen mukaan sen tarjouksen vertailuhinta on kokonaistaloudellisesti edullinen siten, että virheettömässä menettelyssä RCK Finland Oy olisi suurella todennäköisyydellä valittu tarjouskilpailun voittajaksi huomioon ottaen hintavertailusta ja laatuvertailusta saatavat yhteispisteet.

Lisäksi RCK Finland Oy on vaatinut, että hankintaoikaisupäätöksessä on ilmoitettava tarjousten vertailussa käytetyt kokonaishinnat.

Kuultavien lausunnot

Lyreco Finland Oy on hankintaoikaisuvaatimuksen johdosta 7.1.2022 antamassaan lausunnossa todennut, että sen saatavilla olevien RCK Finland Oy:n hankintaoikaisuvaatimusta koskevien julkisten tietojen perusteella voidaan todeta, että hankintayksikkö on valmistellut ja toteuttanut kilpailutuksen erittäin huolellisesti ja tarjouskilpailu täyttää sekä tasapuolisuuden, että hankintalain yleisen hengen mukaiset vaatimukset erittäin hyvin. Hankintaoikaisuvaatimuksen hyväksymiseen ei näin ollen ole olemassa mitään perusteita ja Lyreco Finland Oy vaatii, että hankintapäätös jää voimaan muuttumattomana.

Wulff Solutions Oy ei ole sille varatusta tilaisuudesta huolimatta antanut lausuntoa asiasta.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 63 §:n mukaan hankintayksikön aloitteesta tehtävästä hankintaoikaisusta päättää sama taho, joka on tehnyt hankintapäätöksen. Mikäli asianosainen on vaatinut hankintaoikaisua, toimielin tekee hankintaoikaisua koskevan päätöksen myös alaisensa viranhaltijan hankintapäätöksestä.

Hankintaoikaisuvaatimuksen arviointi

Sovellettavat oikeusohjeet

Hankintalain 3 §:n mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Hankintalain 74 §:n 1 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta.

Hankintalain 132 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun, jolla on oikeudellisia vaikutuksia ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan, ja ratkaista asian uudelleen (hankintaoikaisu), jos päätös tai muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisu perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen tai jos asiaan on tullut sellaista uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen tekemisen edellytyksiin.

Hankintalain 133 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikkö voi ottaa hankintaoikaisun käsiteltäväkseen omasta aloitteestaan tai asianosaisen vaatimuksesta.

Asian arviointi

Tarjouspyynnössä (s. 7 ja 71) on todettu seuraavaa:

’’Kohderyhmässä on sallittu osatarjoukset ryhmän sisällä, mikä tarkoittaa sitä, että tarjoajalla on mahdollisuus jättää tarjoamatta osaa tuotteista. Tarjouspyynnön vastaiset tuotteet tulkitaan tarjoamatta jätetyiksi tuotteiksi ja käsitellään sen mukaisesti tarjousten tarkastusvaiheessa. Tarjoamatta jääneitä ja tarjouspyynnön vastaisia tuotteita saa kuitenkin olla tarjouksessa yhteensä enintään 8 kpl. Tyhjien tuoterivien osalta hintavertailussa käytetään kyseisen tuotteen osalta kalleinta tarjouspyynnön mukaisessa tarjouksessa tarjottua kyseisen tuotteen hintaa. Jos kaikissa tarjouksissa jokin tuoterivi on tyhjä tai tarjottu tuote ei vastaa vähimmäisvaatimusta, poistetaan ko. rivi vertailusta eikä sitä lasketa mukaan tarjoajan jättämiin tyhjiin riveihin.’’

Hankintayksikkö on alun perin tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arvioinnissa todennut, että RCK Finland Oy:n tarjouksessa on ollut enemmän kuin kahdeksan (8) tarjouspyynnön vastaista ja tarjoamatta jätettyä tuotetta. Hankintayksikkö on tällä perusteella sulkenut RCK Finland Oy:n tarjouksen tarjouskilpailun ulkopuolelle tarjouspyynnön vastaisena. Myös Wulff Solutions Oy:llä ja Lyreco Finland Oy:llä on ollut tarjoamatta jätettyjä tai tarjouspyynnön vastaisia tuotteita, mutta niiden lukumäärä on alittanut tarjouspyynnössä asetetun enimmäismäärän.

Kaksi (2) RCK Finland Oy:n tarjouspyynnön vastaisista tuotteista on ollut 1) tauluhuopakynä viistokärki ja 2) valkotaulukynälajitelma viistopäinen. Hankintayksikkö on hankintaoikaisuvaatimuksen yhteydessä tarkastellut uudelleen RCK Finland Oy:n edellä mainittujen tuotteiden tarjouspyynnön mukaisuutta RCK Finland Oy:n hankintaoikaisuvaatimuksen salassa pidettävässä versiossa esitettyjen perusteiden näkökulmasta. RCK Finland Oy:n tarjouksen uudelleen tarkastelun myötä hankintayksikkö toteaa, että em. tuotteet ovat olleet tarjouspyynnön mukaisia ja alkuperäisessä hankintapäätöksessä on käynyt tämän osalta virhe. RCK Finland Oy:n tarjous on siten ollut tarjouspyynnön mukainen, ja sen tarjous on otettava huomioon tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden arvioinnissa.

Hankintayksikkö on RCK Finland Oy:n hankintaoikaisuvaatimuksen käsittelyn johdosta havainnut myös muita tarjousvertailussa tehtyjä virheitä, joiden perusteella hankintayksikkö on ottanut hankintaoikaisun itseoikaisuna käsittelyyn.

Lyreco Finland Oy:n osalta hankintayksikkö on alun perin hylännyt seuraavat tuotteet tarjouspyynnön vastaisina: 1) tauluhuopakynä viistokärki ja 2) valkotaulukynälajitelma viistopäinen. Hankintayksikön tekemän tarjouksen uudelleen tarkastelun myötä Lyreco Finland Oy:n tarjoamat tuotteet ovat olleet tarjouspyynnön mukaisia, jolloin ko. tuotteita ei tule katsoa tarjouspyynnön vastaisiksi.

Wulff Solutions Oy:n osalta hankintayksikkö on alun perin hylännyt seuraavan tuotteen tarjouspyynnön vastaisena: lämpöpaperirulla 80x80x13. Hankintayksikön tekemän tarjouksen uudelleen tarkastelun myötä Wulff Solutions Oy:n tarjoama tuote on ollut tarjouspyynnön mukainen, jolloin ko. tuotetta ei tule katsoa tarjouspyynnön vastaiseksi.

Hankintayksikkö on lisäksi virheellisesti tarjousvertailussa käyttänyt tarjoamatta jätettyjen tai hylättyjen tuotteiden osalta kalleinta tarjotun tuotteen hintaa, vaikka hankintayksikön olisi tullut käyttää kalleinta tarjouspyynnön mukaisen tuotteen hintaa. Tarjousvertailussa on tältä osin tapahtunut virhe, ja tarjousvertailu on suoritettava uudelleen huomioiden em. asia.

Edellä kuvattujen virheiden takia hankintayksikön on suoritettava tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja tarjousten kokonaistaloudellisuuden edullisuuden vertailu uudelleen.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Kaikkien tarjousten todettiin täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset. Tarjoajat ovat tarjouksissaan asettaneet tuotetiedot salassa pidettäviksi. Hinta- ja laatupisteisiin vaikuttaneet tuoterivit on kuvattu tarjoajien osalta salassa pidettävissä oheismateriaaleissa 1. Lyreco Finland Oy tarjouspyynnön vastaiset tuotteet, 2. RCK Finland Oy tarjouspyynnön vastaiset tuotteet ja 3. Wulff Solutions Oy tarjouspyynnön vastaiset tuotteet. 

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden edullisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien arviointiperusteiden mukaisesti:

1. Hinta, enimmäispisteet 80.

Halvin vertailuhinta saa vertailussa enimmäispisteet 80. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 80).

2. Laatu, enimmäispisteet 20.

• Tarjoajan tarjoamista tuotteista 40% tai enemmän on ympäristömerkittyjä tai ympäristösertifioituja, 20 pistettä.
• 30‒39% tarjoajan tarjoamista tuotteista on ympäristömerkittyjä tai ympäristösertifioituja, 15 pistettä.
• 20‒29% tarjoajan tarjoamista tuotteista on ympäristömerkittyjä tai ympäristösertifioituja, 10 pistettä.
• 10‒19% tarjoajan tarjoamista tuotteista on ympäristömerkittyjä tai ympäristösertifioituja, 5 pistettä
• 0‒9% tarjoajan tarjoamista tuotteista on ympäristömerkittyjä tai ympäristösertifioituja, 0 pistettä.

Uudelleen suoritetussa tarjousvertailussa on huomioitu sekä RCK Finland Oy:n hankintaoikaisuvaatimuksen ja hankintayksikön itseoikaisun perusteella korjatut virheet. Uudelleen suoritetun tarjousvertailun myötä Lyreco Finland Oy:n tarjous on edelleen kokonaistaloudellisesti edullisin tarjous, eikä hankintapäällikön päätöstä 17.12.2021 § 133 muuteta siltä osin kuin tarjouskilpailun voittajaksi on valittu Lyreco Finland Oy.

Johtopäätökset

RCK Finland Oy on tuonut hankintaoikaisuvaatimuksessaan sellaista hankintamenettelyyn vaikuttavaa uutta tietoa, jonka perusteella hankintayksikölle syntyy oikeus ja velvollisuus oikaista konsernihallinnon hankintapäällikön hankintapäätöstä 17.12.2021 § 133. RCK Finland Oy:n tarjous on ollut tarjouspyynnön mukainen, ja se on tullut ottaa huomioon tarjousten kokonaistaloudellisuuden edullisuuden vertailussa.

Lisäksi hankintayksikkö on havainnut oma-aloitteisesti hankintamenettelyissä tapahtuneita virheitä, joiden perusteella hankintayksikkö on oma-aloitteisesti korjannut virheellisten menettelynsä ja korjannut tarjousvertailun tietoja

RCK Finland Oy:n hankintaoikaisuvaatimuksen ja hankintayksikön itseoikaisun johdosta tehdyn tarjousvertailun perusteella hankintapäällikön päätöstä 17.12.2021 § 133 ei muuteta siltä osin kuin tarjouskilpailun voittajaksi on valittu Lyreco Finland Oy.

Edellä esitetyin perustein kaupunginhallitus päättänee, että

• hankintapäällikön hankintapäätöstä 17.12.2021 § 133 oikaistaan siten, että RCK Finland Oy:n tarjous katsotaan tarjouspyynnön mukaiseksi ja se otetaan mukaan tarjousten kokonaistaloudellisuuden edullisuuden vertailuun,
• hankintapäällikön hankintapäätöstä 17.12.2021 § 133 oikaistaan siten, että tarjousvertailussa korjataan hankintayksikön oma-aloitteisesti havaitsemat tarjousvertailussa tapahtuneet virheet ja
• muilta osin hankintapäällikön hankintapäätös 17.12.2021 § 133 jää sellaisenaan voimaan.

RCK Finland Oy on tehnyt asiassa samansisältöisen valituksen markkinaoikeudelle, johon tullaan laatimaan kaupunginhallituksen päätöksen mukainen vastine.

Liite 1RCK Finland Oy hankintaoikaisuvaatimus (julkinen)

Oheismateriaali 1Lyreco Finland Oy tarjouspyynnön vastaiset tuotteet (salassa pidettävä, JulkL 24.1 § 20 kohta)

Oheismateriaali 2RCK Finland Oy tarjouspyynnön vastaiset tuotteet (salassa pidettävä, JulkL 24.1 § 20 kohta)

Oheismateriaali 3Wulff Solutions Oy tarjouspyynnön vastaiset tuotteet (salassa pidettävä, JulkL 24.1 § 20 kohta)

Oheismateriaali 4RCK Finland Oy hankintaoikaisuvaatimus (salassa pidettävä, JulkL 24.1 § 20 kohta)

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

EhdotusKaupunginhallitus päättää, että

• hankintapäällikön hankintapäätöstä 17.12.2021 § 133 oikaistaan siten, että RCK Finland Oy:n tarjous katsotaan tarjouspyynnön mukaiseksi ja se otetaan mukaan tarjousten kokonaistaloudellisuuden edullisuuden vertailuun,
• hankintapäällikön hankintapäätöstä 17.12.2021 § 133 oikaistaan siten, että tarjousvertailussa korjataan hankintayksikön oma-aloitteisesti havaitsemat tarjousvertailussa tapahtuneet virheet ja
• muilta osin hankintapäällikön hankintapäätös 17.12.2021 § 133 jää sellaisenaan voimaan.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.