Strategia- ja kehittämisjohtaja Rami Savila ja tutkimus- ja kehitysjohtaja Päivi Sannola 22.12.2021:

Turun kaupungin digi- ja datastrategia hyväksyttiin laajennetun digi- ja tietohallinnan ohjausryhmän kokouksessa 1.12.2021. Samalla päätettiin aloittaa digi- ja datastrategian toimeenpanon valmistelu.

Toimeenpano tapahtuu hankemuotoisena, mikä tarkoittaa, että toteutettavat projektit kootaan yhdeksi keskitetysti johdetuksi, resursoiduksi ja budjetoiduksi kokonaisuudeksi. Kaupungin perustoiminnan rinnalla tapahtuvan hankemuotoisen työskentelyn tarkoituksena on luoda kokonaisnäkymä digi- ja datastrategian mukaiseen kehittämiseen, välttää mahdollisia päällekkäisyyksiä, tunnistaa projektien välisiä synergioita, sekä varmistaa digi- ja datastrategialla tavoiteltavien hyötyjen toteutuminen. Hanke toteuttaa pormestariohjelman tavoitteita.

Hankesuunnittelun lähtökohtana ovat:

•Omistajan, hankejohtajan ja ohjausryhmän nimeäminen

•Kustannusarvion tuottaminen ja budjetointi

•Organisointi ja resursoinnin varmistaminen mukaan lukien ulkopuoliset asiantuntijaresurssit

•Suunnitelma kumppanien käyttämisestä ja tarvittavan osaamisen hankkimiseksi

•Ensimmäisten projektien valinta

Omistajan, hankejohtajan ja ohjausryhmän nimeäminen

Hankkeen omistajaksi nimetään strategia- ja kehittämisjohtaja Rami Savila, joka toimii samalla hankkeen ohjausryhmän puheenjohtajana. Hankejohtajaksi nimetään tutkimus- ja kehitysjohtaja Päivi Sannola. Hankkeen ohjausryhmään nimetään Savilan ja Sannolan lisäksi IT-palvelujohtaja Joni Ilmanen, kehittämispäällikkö Anu Parantainen, kehittämispäällikkö Sari Hannila, palveluiden hallinnan johtaja Juhani Anttonen, asiakkuusjohtaja Johanna Ritvanen, toiminnanohjausjohtaja Jaakko Ståhlberg ja asiakkuus- ja digijohtaja Juha-Pekka Vuorinen.

Organisointi

Hanke on kaksivuotinen ja sitä toteutetaan ajalla 1.1.2022 – 31.12.2023. Hankkeen kokonaissuunnitelma pohjautuu digi- ja datastrategian tiekarttaan.

Hanketta toteutetaan neljännesvuosittaisina toteutuskokonaisuuksina (”julkaisuina”). Julkaisujen toteutus ja suunnittelu etenevät rinnakkain siten, että samalla kun toteutetaan meneillään olevaa julkaisua, suunnitellaan seuraavia julkaisuja. Hankkeen pilkkominen pienempiin osatoteutuksiin pienentää taloudellisia ja toiminnallisia riskejä ja mahdollistaa konkreettisten tulosten nopeamman saavuttamisen.

Tarkemmat toiminnan ja talouden suunnittelu- ja johtamiskäytännöt sovitaan hankkeen alkaessa.

Resursointi ja kustannusarvio

Hanke organisoidaan osaprojekteihin, joilla tuotetaan sekä digi- että tiedonhallinnan kyvykkyyksiä. Projektit ja niiden sisällöt eivät ole pysyviä koko hankkeen ajalle, vaan ne valitaan ja suunnitellaan kunkin julkaisun suunnittelujakson yhteydessä kehittämismallin mukaisesti.

Kullekin projektille nimetään projektipäällikkö, joka vastaa sovittujen töiden etenemisestä ja raportoi hankejohtajalle. Projektipäälliköiden tehtävät pyritään täyttämään ensisijaisesti sisäisellä allokaatiolla, jotta osaaminen ja resurssit saadaan hyödynnettyä ja samalla varmistetaan pysyvä oman organisaation kyvykkyyden kasvu. Tavoite on projektipäälliköiden johdolla koota tarvittavat resurssit ja siirtyä hankkeen suunnitteluvaiheeseen. Jokainen käyttötapaus ja projekti edellyttää verkostomaista toimimista niin järjestämisen palvelukokonaisuuksien, yhteisten palvelujen kuin muiden toimijoiden kesken.

Resursseina käytetään myös ostopalveluja käytettävissä olevien määrärahojen puitteissa.

Digikehittämiseen ja tiedonhallinnan kehittämiseen on vuoden 2022 toimintasuunnitelmassa varattuna 840.000 € kustannuspaikalle 14280. Asetettujen tavoitteiden mukaisesti ohjausryhmä tekee esityksen määrärahojen priorisoinnista.

Digikehittämisen ensimmäiset projektit ja niihin tarvittavat projektipäälliköt ovat seuraavat:

•Asiointitilin käyttöönotto, projektipäällikkö.
Luodaan keskitetty kanava kuntalaisten asioinnille mukaan lukien tunnistautuminen, keskitetty asiakkaan yhteystietojen hallinta, suostumusten hallinta ja palvelupyyntöjen lähettäminen ja käsittely (pilottina työllisyyspalvelujen asiakkaat).

Asioinnin toimintamallin kehittämissuunnitelma on valmistelussa ja pilottikohde liittyy nuorten palveluiden hallintaan. Asiointitilin projektipäällikkö tuo oman tehtävänsä mukaisen panoksen toimintamallin kehittämiseen.

•Asiakaspalvelun automatisointi, projektipäällikkö.
Nykyisten lomakepohjaisten runsaasti käsityötä vaativien massaprosessien automatisointi. Ensimmäisenä käyttötapauksena meneillään maisematyölupaprosessi.

•Kaikkikanavainen myynti, projektipäällikkö.

Maksutapojen yhtenäistäminen eri asiointikanavissa mukaan lukien kassa- ja verkkomaksaminen sekä laskutus. Tämä mahdollistaa muun muassa asiakas- ja kanavakohtaisen hinnoittelun, sekä asiointitietojen automatisoidun analysoinnin.

Kaikkikanavaisen myynnin osalta projektia päästään edistämään viimeistään syksyllä 2022. Osaksi tätä projektia voidaan lukea Suomi.fi-maksujen pilotointi Valtiokonttorin vetämässä projektissa, jossa uudistetaan Suomi.fi-maksujen Paytrail-rajapintayhteys. Suomi.fi-maksujen muutokset ovat lakisääteisiä ja sen myötä Turku saa mahdollisuuden laajentaa asiakkaille tarjottavien maksutapojen valikoimaa. Kaikkien asiakasorganisaatioiden on otettava uusi Suomi.fi -maksut palvelu käyttöön 30.11.2022 mennessä.

Projektit tuottavat paitsi suoraan käyttökelpoista uutta toiminnallisuutta, myös digi- ja datastrategiassa kuvattuja yleiskäyttöisiä palveluita. Näihin liittyvä hallintamalli ja organisointi sovitaan hanketasolla. Digikehittämisen ohjauksesta vastaa asiakkuus- ja digijohtaja Juha-Pekka Vuorinen yhdessä toiminnan omistajien kanssa, jotka vastaavat sisällöllisestä kehittämisestä ja sen priorisoinnista.

Tiedonhallinnan projektit ja niiden projektipäälliköt ovat seuraavat:

•Tiedon kerääminen ja tallentaminen, projektipäällikkö

Tietoalustaratkaisun teknisestä toteuttamisesta, kehittämisestä ja ylläpidosta sekä seurannasta vastaaminen. Staattisen ja dynaamisen tiedon keräämiseen ja tallentamiseen tarkoitettujen keskitettyjen tietovarasto- ja tietoallasratkaisujen suunnittelu ja toteutus. Tietoaineistojen haku lähdejärjestelmistä sekä aineistojen harmonisointi.

•Tietolähteiden integrointi, projektipäällikkö.
Tiedon julkaisuun tarkoitettujen rajapintojen määrittely ja toteutus lähdejärjestelmiin yhdessä lähdejärjestelmätoimittajien kanssa.

•Tiedon jalostaminen, projektipäällikkö.
Tietoalustaratkaisun tiedosta, sen saatavuudesta, jalostuksesta,
laadusta ja käytettävyydestä erilaisin käyttötarkoituksiin vastaaminen.

Kerätyn ja harmonisoidun tiedon organisointi rakenteiseen muotoon ja tähän liittyvä käsitemallinnus. Käsitemallien toteutus tietovarastoratkaisuun ja tiedon tuottaminen malleihin.

•Tiedon hyödyntäminen ja julkaiseminen, projektipäällikkö.

Tiedon muokkaus ja jalostaminen käyttäjän tarpeisiin yhdistelemällä, analysoimalla ja visualisoimalla tietoja valikoiduissa pilottiprojekteissa. Tiedon julkaisurajapintojen, sekä rajapintojen hallintamallin suunnittelu ja toteutus.

Digi- ja datastrategian linjausten mukaisesti kutakin tiedonhallinnan osa-aluetta kehitetään erikseen sovittavien käyttötapausten ja niiden tarpeiden kautta. Käyttötapausten priorisointi tapahtuu kehittämismallin mukaisesti. Osa-alueiden sisältö ja tarvittavat resurssit tarkentuvat hankkeen alussa suunnitteluvaiheen aikana. Tiedonhallinnan kehittämistä tuetaan hanketasolla muun muassa tietoarkkitehtuurityön kautta. Tiedonhallinnan kehittämisen sisällöllisestä ohjauksesta vastaa tutkimus- ja kehitysjohtaja Päivi Sannola.

Hankejohtajan tukena toimivat hankehallinto ja johtamisen ja kehittämisen tuki. Hankehallinnon tehtävänä on luoda käytännöt hankkeen etenemisen seurantaan ja raportointiin, vastata hankkeen talouden suunnittelusta, seurannasta ja muusta hankehallinnosta sekä riskienhallinnasta. Hankehallinnon tehtäviin tarvitaan hankesihteerin työpanosta.

Johtamisen ja kehittämisen tuen tarkoituksena on tukea sekä hankejohtajaa, että projektipäälliköitä hankkeen tavoitteiden saavuttamisessa tuomalla syvällistä osaamista liittyen esimerkiksi hanke- ja projektihallintaan, johtamismallien, toiminnan ja tiedonhallinnan kehittämiseen, sekä analytiikkaan.

Organisoitumismalli on esitetty kuvassa 1.

Kuva 1: Organisoitumismalli.

Kumppanien käyttäminen tarvittavan osaamisen hankkimiseksi

Pidemmän aikavälin tavoitteena on kasvattaa kaupungin omaa osaamista digi- ja datastrategiassa tunnistetuilla keskeisillä osa-alueilla. Koska hanke on hyvin laaja ja vaativa toteutuskokonaisuus, hanke hyödyntää ulkopuolisia asiantuntijoita parhaiden käytäntöjen tuomisessa ja juurruttamisessa organisaatioon. Samalla kokeneiden asiantuntijoiden avulla hanke saa suoraan käyttöönsä sellaista laaja-alaista tietoa ja kokemusta, joka auttaa sekä yksittäisiä projekteja että koko hanketta saavuttamaan laadulliset ja muut tavoitteensa mahdollisimman kustannustehokkaasti. Ulkopuolista asiantuntijapalvelua voidaan hyödyntää mm. seuraavilla osa-alueilla:

•Hankkeen ja siihen kuuluvien projektien suunnittelu ja johtaminen

•Hankkeen ja projektien laadullinen arviointi

•Toiminnan ja prosessien analysointi kehittämiskohteiden tunnistamiseksi

•Käyttötapausten kuvaaminen

•Käyttötapausten toteuttamiskelpoisuuden arviointi mukaan lukien toimintaprosessien muutokset, teknologiset vaikutukset ja kustannusarvio

•Johtamismallien ja johtamisen kehittäminen

•Vaikuttavuuden ja tuloksellisuuden mittaaminen

•Tietoarkkitehtuurin määrittely

•Tiedonhallinnan toimintamallien suunnittelu ja toteutus

•Tietojohtamisen tukeminen ja tähän liittyvä data-analytiikka

Hankkeen tarvitsemaa johtamisen ja kehittämisen tukipalvelua hankitaan hyödyntäen Hanselin puitejärjestelyä Johtamisen ja kehittämisen konsultointi 2021–2025.

Esitämme, että perustetaan Turun kaupungin digi- ja datastrategian toimeenpanon hanke ajalla 1.1.2022- 31.12.2023 yllä esitetyn mukaisesti. Hankkeen kustannukset katetaan kustannuspaikalta KP 14280 eri investointinumeroilta projektikohtaisesti määrärahojen puitteissa.