Projektipäällikkö Olli-Matti Orpana ja palvelualuejohtaja Vesa Kulmala 20.12.2021:

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen päätöksellä 19.11.2021 § 278 päätti delegoida seuraavat oikeudet kasvatus- ja opetusjohtajalle 1.12.2021 lukien toistaiseksi:

Selostus

Sopimuksen tausta

eVaka-tietojärjestelmä on Espoon kaupungin kehittämä varhaiskasvatuksen ohjelmistoratkaisu. Espoon, Tampereen, Oulun ja Turun kaupungit (jäljempänä sopijaosapuolet) ovat neuvotelleet eVaka- tietojärjestelmään liittyvän yhteistyösopimuksen solmimisesta syksyn 2020 ja vuoden 2021 aikana. Sopijaosapuolet ovat solmineet maaliskuussa 2021 esisopimuksen yhteistyöstä (kansliapäällikön päätös 18.2.2021 § 15). Nyt päätettävänä oleva yhteistyösopimus korvaa esisopimuksen.

Sopimuksen tarkoitus

Sopimuksella sopijaosapuolet sitoutuvat 1.1.2022 alkaen osallistumaan eVakan hallintamalliin ja rahoitukseen. Sopijaosapuolten tuleva yhteistyö sisältää eVaka ohjelmistotuotteen ytimen hallintaa, ylläpitoa ja kehittämistä sekä eVaka tuotteen kehittämistä (uudet toiminnallisuudet).

Sopimuksen voimassaoloaika

Sopimus on voimassa määräaikaisesti 1.1.2022 - 31.12.2024.

Sopijaosapuolten yhteistyö alkaa 1.1.2022. Sopijaosapuolet sitoutuvat eVakan ytimen hallintaan ja eVakan hallintamallin mukaiseen toimintaan vuosiksi 2022 - 2024. Sopijaosapuolet sitoutuvat eVakan jatkokehitykseen vuodeksi 2022. Vuodesta 2022 eteenpäin sopijaosapuolet sopivat mahdollisesta jatkokehitykseen sitoutumisesta ja jatkokehitysinvestoinneista vuosittain.

Kustannukset ja niiden jako

Sopijaosapuolet sitoutuvat seuraaviin kustannuksiin vuoden 2022 osalta: avoimen tuotteen ytimen hallinta sopijaosapuolilta yhteensä 320 000 euroa ja jatkokehittäminen sopijaosapuolilta yhteensä 1 200 000 euroa eli molemmat sopijaosapuolilta yhteensä 1 520 000 euroa.

Vuoden 2023 alustava kustannusarvio on: avoimen tuotteen ytimen hallinta sopijaosapuolilta yhteensä 320 000 euroa ja jatkokehittäminen sopijaosapuolilta yhteensä 800 000 euroa eli molemmat sopijaosapuolilta yhteensä 1 120 000 euroa.

Vuoden 2024 alustava kustannusarvio on: avoimen tuotteen ytimen hallinta sopijaosapuolilta yhteensä 320 000 euroa ja jatkokehittäminen sopijaosapuolilta yhteensä 800 000 euroa eli molemmat sopijaosapuolilta yhteensä 1 120 000 euroa.

Kustannukset jaetaan tasan sopijaosapuolten kesken eli kukin vastaa neljäsosasta.

Oulun kaupunki, Tampereen kaupunki ja Turun kaupunki ovat valtuuttaneet Espoon kaupungin hoitamaan muiden sopijaosapuolten puolesta yhteistyön toteuttamisen vaatimien hankintakokonaisuuksien kilpailutukset. Yhteistyön toteuttamiseen liittyvät hankintapäätökset tehdään erikseen.

Hallintamalli ja yhteistyön organisointi

Sopijaosapuolet muodostavat yhteistyön ohjaukseen ainakin seuraavat ohjausfoorumit: johtoryhmä ja tuotteen ohjausryhmä. Johtoryhmä on yhteistyön ylin ohjaava ryhmä. Johtoryhmä linjaa vuosittain mm. seuraavan vuoden ylätason kehityssuunnitelman. Tuotteen ohjausryhmä on yhteistyön operatiivista toimintaa ohjaava ryhmä. Johtoryhmän linjaukset ohjaavat tuotteen ohjausryhmän toimintaa. Kullakin sopijaosapuolella on edustajat foorumeissa.

Kasvatus- ja opetusjohtaja Timo Jalonen:

Päätös          Päätän, että Turun kaupungin kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuus solmii sopimuksen eVaka-tietojärjestelmään liittyvästä yhteistyöstä Espoon, Tampereen ja Oulun kaupunkien kanssa.

Sopimus ei synny tällä päätöksellä vaan sopimuksen allekirjoittamisella.

Sopimuksen syntyminen edellyttää, että Espoon, Tampereen ja Oulun kaupungit päättävät kukin omien sääntöjensä mukaisesti sopimuksen solmimisesta.

Timo Jalonen

kasvatus- ja opetusjohtaja

Lisätietoja päätöksestä tarvittaessa antaa projektipäällikkö Olli-Matti Orpana, puh. 040 651 2790.

Oikaisuvaatimusohje päätöspöytäkirjan liitteenä.