Viestintäpalvelut, viestintäjohtaja, Saara Malila, markkinointipäällikkö Juha Elo ja hankintapalveluiden osuus hankinta-asiantuntija Liisa Heinonen 20.12.2021:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia lehti-ilmoitusten julkaiseminen hankintaan Turun kaupungin eri palvelukokonaisuuksien käyttöön ajalle 1.3.2022(tavoite)-29.2.2024, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin kahdella (2) yhden (1) vuoden pituisella optiokaudella ajalle 1.3.2024 - 28.2.2025 ja 1.3.2025 - 28.2.2026.

Hankinnassa on kysymys palveluhankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 26.10.2021 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 15.11.2021. Kysymyksiin annettujen vastausten perusteella hankinnasta lähetettiin julkaistavaksi korjausilmoitus 15.11.2021.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjoukset hyväksyttiin osa-alueittain.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa on noin 233 000 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Hankinta on jaettu neljään (4) eri osakokonaisuuteen seuraavasti:

Osakokonaisuus 1: Suomenkielinen tilattava sanomalehti, joka ilmestyy Turun talousalueella

Osakokonaisuus 2: Suomenkielinen valtakunnan laajuisesti ilmestyvä tilattava sanomalehti

Osakokonaisuus 3: Ruotsinkielinen Turun talousalueella ilmestyvä tilattava sanomalehti

Osakokonaisuus 4: Suomenkielinen ilmaisjakelusanomalehti, joka ilmestyy ainakin Turun kaupungin alueella

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjalliset sopimukset osakokonaisuuksittain yhden palveluntuottajan kanssa. Poikkeuksena osakokonaisuus 4, jossa kirjalliset sopimukset tehdään kahden palveluntuottajan kanssa.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 1.12.2021 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta: Förlags Ab Sydvästkusten, ML-mediat Oy, Sanoma Media Finland Oy, Turun sanomat Oy ja Turun tietotarjonta Oy.

Tarjoukset jakautuivat osakokonaisuuksittain seuraavasti:

Osakokonaisuus 1: Turun Sanomat Oy

Osakokonaisuus 2: Sanoma Media Finland Oy

Osakokonaisuus 3: Förlags Ab Sydvästkusten

Osakokonaisuus 4: ML-Mediat Oy ja Turun Tietotarjonta Oy

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Kaikki tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta.

Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset osakokonaisuuksien 1 ja 2 osalta.

Tarjouspyynnössä todettiin, että tarjous liitteineen tulee laatia suomen kielellä.

Osakokonaisuuden 3 osalta todettiin tarjouksen olevan tarjouspyynnön vastainen, koska tarjouksen liitteet olivat ruotsin kielellä. Förlags Ab Sydvästkusten tarjous ei täten ole tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen, minkä vuoksi se tulee hankintalain 74 §:n perusteella sulkea tarjouskilpailusta tarjouspyyntöä vastaamattomana, eikä sitä oteta mukaan tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuun ja valintaan.

Tarjouspyynnössä oli pyydetty osakokonaisuuden 4 osalta näköislehden ilmoituksen hintaa. Tarjouspyynnössä oli virheellisesti kuvattu, että em. hinta vaikuttaa tarjoajien vertailuhintaan, vaikka ko. hinta olisi vain optiohintana, joka ei vaikuta vertailuhintaan. Tarjouspyyntö on ollut tämän vuoksi virheellinen ja hankinta keskeytetään osakokonaisuuden 4 osalta jäljempänä esitetyin perustein.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että laadulliset tekijät on huomioitu ehdottomissa vaatimuksissa ja vertailuperusteena on halvin hinta. Arviointi suoritetaan osakokonaisuuksittain.

Osakokonaisuus 1: Turun Sanomat Oy

Hankinnassa saatiin vain yksi (1) tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset täyttävä ja tarjouspyynnön mukainen tarjous, joten tarjousten vertailua ei voitu suorittaa.

Osakokonaisuus 2: Sanoma Media Finland Oy

Hankinnassa saatiin vain yksi (1) tarjoajille asetetut soveltuvuusvaatimukset täyttävä ja tarjouspyynnön mukainen tarjous, joten tarjousten vertailua ei voitu suorittaa.

Neuvottelumenettelyyn siirtyminen osakokonaisuuden 3 osalta

Hankintalain 3 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Hankintalain 34 §:n 3 momentin mukaan hankintayksikkö voi valita neuvottelumenettelyn, jos avoimessa tai rajoitetussa menettelyssä on saatu vain tarjouksia, jotka eivät vastaa tarjouspyyntöä, tai jos tarjouksia ei voida hyväksyä. Uutta hankintailmoitusta ei tarvitse julkaista, jos neuvottelumenettelyyn otetaan mukaan kaikki ne tarjoajat, jotka täyttävät 79–92 §:n mukaisesti asetetut vähimmäisedellytykset ja jotka ovat edeltävässä menettelyssä tehneet tarjousmenettelyn muotovaatimusten mukaisen tarjouksen.

Koska tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuuden tarkastamisen yhteydessä on todettu, ettei hankintayksikkö ole saanut yhtään tarjouspyynnön mukaista tarjousta, täyttyy hankintalain 34 §:n 3 momentin edellytykset neuvottelumenettelyn siirtymisessä tilanteessa, jossa avoimessa menettelyssä on saatu vain tarjouksia, jotka eivät vastaa tarjouspyyntöä.

Uutta hankintailmoitusta ei tulla julkaisemaan, koska neuvottelumenettelyyn otetaan mukaan kaikki ne tarjoajat, jotka täyttävät hankintalain 79–92 §:ien mukaisesti asetetut vähimmäisedellytykset ja jotka ovat edeltävässä avoimessa menettelyssä tehneet tarjousmenettelyn muotovaatimusten mukaisen tarjouksen. Förlags Ab Sydvästkusten on täyttänyt kaikki hankintalain 79–92 §:ien mukaiset vähimmäisedellytykset ja sen tarjous on ollut tarjousmenettelyn muotovaatimusten mukaisia.

Hankinnan keskeytys osakokonaisuuden 4 osalta

Hankintalain 3 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Hankintalain 125 §:n 1 momentin mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Perusteltuna syynä voidaan hankintalain 125 §:ään johtaneen valmisteluaineiston nojalla pitää esimerkiksi tarjouspyynnön virheellisyyttä (HE 182/2010, s. 22). Oikeuskäytännössä on lisäksi katsottu (ks. esim. MAO 491/20), että hankintamenettelyn keskeyttäminen ei edellytä vakavien tai poikkeuksellisten seikkojen olemassaoloa. Hankintamenettelyn keskeyttämisen edellytyksenä oleva todellinen ja perusteltu syy voi johtua myös hankintayksikön omasta toiminnasta tai laiminlyönnistä aiheutuvasta hankintamenettelyn virheellisyydestä.

Hankintalain 125 §:n 2 momentin mukaan hankintamenettelyn keskeyttämistä koskevaan ratkaisuun sovelletaan, mitä hankintaa koskevasta päätöksestä säädetään hankintalain 123 §:ssä. Hankintalain 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.

Hankintayksikkö keskeyttää hankintamenettelyn hankintaa tekemättä osakokonaisuuden 4 osalta. Keskeyttämisen syynä on se, että tarjouspyyntö on virheellinen hinnoittelun osalta. Tarjouspyynnössä oli pyydetty osakokonaisuuden 4 osalta näköislehden ilmoituksen hintaa. Tarjouspyynnössä oli virheellisesti kuvattu, että em. hinta vaikuttaa tarjoajien vertailuhintaan, vaikka ko. hinta olisi vain optiohintana, joka ei vaikuta vertailuhintaan.

Hankintayksiköllä on edellä mainitusta syystä todellinen ja perusteltu syy keskeyttää hankintamenettely. Keskeyttämispäätöstä tehtäessä toimitaan tasapuolisesti ja tarjoajia syrjimättä.

Hankintayksikkö tulee käynnistämään hankinnan kohteessa uuden hankintamenettelyn, joka on keskeytettyyn hankintamenettelyyn nähden erillinen ja uusi prosessi.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 69 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä.

Hankintapäällikkö, Susanna Sarvanto-Hohtari

PäätösPäätän edellä esitetyin perustein, että lehti-ilmoitusten julkaiseminen hankinnan palveluntuottajiksi ajalle 1.3.2022(tavoite)-29.4.2024 valitaan alla listatut yritykset tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin:

Osakokonaisuus 1: Turun Sanomat Oy

Osakokonaisuus 2: Sanoma Media Finland Oy

Päätän lisäksi edellä esitetyin perustein, että Förlags Ab Sydvästkusten tarjous suljetaan tarjouskilpailusta tarjouspyyntöä vastaamattomana ja että hankinnassa siirrytään osakokonaisuuden 3 osalta neuvottelumenettelyyn hankintalain 34 §:n 3 momentin nojalla uutta hankintailmoitusta julkaisematta Förlags Ab Sydvästkusten kanssa.

Päätän lisäksi edellä esitetyin perustein, että hankinta keskeytetään osakokonaisuuden 4 osalta ja että hankinnan kohteesta käynnistetään osakokonaisuuden 4 osalta uusi hankintamenettely, joka on keskeytettyyn hankintamenettelyyn nähden erillinen ja uusi prosessi.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: hankinta-asiantuntija Liisa Heinonen, 0400 944 064