hankinta-asiantuntija Tytti Latva-Teikari ja hankinta-asiantuntija Kati Sarasniemi, 16.12.2021:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia toimisto- ja koulutarvikkeiden hankintaan Turun kaupungin eri palvelukokonaisuuksien sekä tarjouspyynnössä mainittujen seutukuntien ja yhtiöiden käyttöön ajalle 1.2.2022 (tavoite)–31.1.2024, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) kahden (2) vuoden pituisella optiokaudella ajalle 1.2.2024‒31.1.2026.

Hankinnassa on kysymys tavarahankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 20.10.2021 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 3.11.2021. Kysymyksiin annettujen vastausten perusteella hankinnasta lähetettiin julkaistavaksi korjausilmoitus samana päivänä.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja tuotteille ja niiden tukipalveluille asetetut ehdottomat vaatimukset. Lisäksi tarjouspyynnössä kuvattiin pisteytettävät laatuvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että osatarjoukset ryhmän sisällä sallittiin. Tarjoajalla oli mahdollisuus jättää tarjoamatta osaa tuotteista. Tarjouspyynnön vastaiset tuotteet tulkittiin tarjoamatta jätetyiksi tuotteiksi ja käsiteltiin sen mukaisesti tarjousten tarkastusvaiheessa. Tarjoamatta jääneitä ja tarjouspyynnön vastaisia tuotteita sai kuitenkin olla tarjouksessa yhteensä enintään 8 kpl. Tyhjien tuoterivien osalta hintavertailussa käytettiin kyseisen tuotteen osalta kalleinta tarjouspyynnön mukaisessa tarjouksessa tarjottua kyseisen tuotteen hintaa.

Tarjous tuli jättää suomen kielellä. Liitteet ja pyydetyt selvitykset sallittiin myös suomen- tai englanninkielisinä.

Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa on noin 850 000€. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus yhden (1) toimittajan kanssa.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 22.11.2021 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta: Lyreco Finland Oy, RCK Finland Oy ja Wulff Solutions Oy.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Kaikki tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Tarjouspyynnön mukaan tarjouksessa sallittiin enintään kahdeksan (8) kappaletta tarjoamatta jätettyjä tuoterivejä ja/tai tarjouspyynnön vastaisia tuotteita. Tarkastamisen ja lisäselvitysten perusteella RCK Finland Oy:n tarjouksessa tarjouspyynnössä asetettu enimmäismäärä ylittyi. RCK Finland Oy:n tarjous ei täten ole tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen, minkä vuoksi se tulee hankintalain 74 §:n perusteella sulkea tarjouskilpailusta tarjouspyyntöä vastaamattomana, eikä sitä oteta mukaan tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuun ja valintaan. Tuotetiedot on asetettu tarjouksessa salassa pidettäviksi. Julkisuusalain 24 §:n 1 momentin 20 kohdan nojalla hylkäämisen perusteet on esitetty salassa pidettävässä liitteessä 2. RCK Finland Oy tarjouspyynnön vastaiset tuotteet, salassa pidettävä 

Muiden tarjoajien tarjousten todettiin täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset. Tarjoajat ovat tarjouksissaan asettaneet tuotetiedot salassa pidettäviksi. Hinta- ja laatupisteisiin vaikuttaneet tuoterivit on kuvattu tarjoajien osalta salassa pidettävissä liitteessä 1. Lyreco Finland Oy tarjouspyynnön vastaiset tuotteet, salassa pidettävä ja liitteessä 3. Wulff Solutions Oy tarjouspyynnön vastaiset tuotteet, salassa pidettävä. 

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien arviointiperusteiden mukaisesti:

1. Hinta, enimmäispisteet 80.

Halvin vertailuhinta saa vertailussa enimmäispisteet 80. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 80).

2. Laatu, enimmäispisteet 20.

•Tarjoajan tarjoamista tuotteista 40% tai enemmän on ympäristömerkittyjä tai ympäristösertifioituja, 20 pistettä.

•30-39% tarjoajan tarjoamista tuotteista on ympäristömerkittyjä tai ympäristösertifioituja, 15 pistettä.

•20-29% tarjoajan tarjoamista tuotteista on ympäristömerkittyjä tai ympäristösertifioituja, 10 pistettä.

•10-19% tarjoajan tarjoamista tuotteista on ympäristömerkittyjä tai ympäristösertifioituja, 5 pistettä

•0-9% tarjoajan tarjoamista tuotteista on ympäristömerkittyjä tai ympäristösertifioituja, 0 pistettä.

Pisteet muodostuivat seuraavasti:

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 69 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä.

Liite 1    Lyreco Finland Oy tarjouspyynnön vastaiset tuotteet, salassa pidettävä (julkisuuslain 24 §:n 1 mom. 20 kohta) 

Liite 2    RCK Finland Oy tarjouspyynnön vastaiset tuotteet, salassa pidettävä (julkisuuslain 24 §:n 1 mom. 20 kohta)

Liite 3    Wulff Solutions Oy tarjouspyynnön vastaiset tuotteet, salassa pidettävä (julkisuuslain 24 §:n 1 mom. 20 kohta) 

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätän, että RCK Finland Oy:n tarjous suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle, koska tarjous on tarjouspyynnön vastainen.

Lisäksi päätän edellä esitetyin perustein, että toimisto- ja koulutarvikkeiden hankinnan toimittajaksi ajalle 1.2.2022 (tavoite)–31.1.2024 valitaan Lyreco Finland Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

Hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: hankinta-asiantuntija Tytti Latva-Teikari, p.040 1940636

Jakelu