IT-pääsuunnittelija Taru Reuna 10.12.2021:

Turun kaupunki on hankkinut Yksa-järjestelmän asiakirjojen pitkäaikaiseen tai pysyvään säilyttämiseen. Järjestelmän käyttöönoton yhteydessä toteutetaan integraatio Päättäjäpalvelusta Yksa-järjestelmään. Integraatiolla suoritetaan sidonnaisuusrekisterin arkistointi Päättäjäpalvelusta kaupungin palveluksesta tai luottamustoimesta poistuvien henkilöiden osalta. Sidonnaisuusrekisteri pitää sisällään kuntalain (410/2015) 84 § edellyttämät luottamushenkilöiden ja viranhaltijoiden sidonnaisuusilmoitukset. Kuntalain (410/2015 84 §) mukaan ilmoitusvelvollisuuden piiriin kuuluvan luottamustoimen tai tehtävän päättyessä henkilöä koskevat tiedot on poistettava rekisteristä ja tietoverkosta, ja siksi palveluksesta/luottamustoimesta poistuneen tiedot on siirrettävä hankittuun järjestelmään.

Hankinta kattaa Päättäjäpalvelun ja palveluväylän osalta tarvittavan integraatiopalvelukokonaisuuden suunnittelun ja toteutuksen millä sidonnaisuusilmoitusvelvollisten henkilöiden laatimat sidonnaisuusilmoitukset siirretään Yksa-arkistojärjestelmään henkilöiden virkasuhteen/luottamustehtävän päättyessä. Toteutukseen sisältyy myös Päättäjäpalvelun hallinnoiman sidonnaisuusrekisterin ajastetusti toimiva siivoustoiminto, joka poistaa henkilön laatimat sidonnaisuusilmoitukset sidonnaisuusrekisteristä automaattisesti siinä vaiheessa, kun arkistojärjestelmä on kuitannut henkilön sidonnaisuusilmoitusten siirto-operaation onnistuneeksi. 

Henkilöiden sidonnaisuusilmoitukset siirretään arkistojärjestelmään rakenteisessa raakadatamuodossa metatietoineen. Yksi sidonnaisuusilmoitusten siirtosanoma sisältää aina yhden henkilön kaikki virkasuhteen/luottamustehtävän päättymiseen mennessä tallennetut sidonnaisuusilmoitukset. Yksa vastaa siirretyn datan konvertoinnista PDF/A-muotoisiksi sidonnaisuusilmoituksiksi.

Päättäjäpalveluun tehtävistä muutoksista on saatu tarjous ATR Soft Oy:ltä, jonka kanssa Turun kaupungilla on voimassa oleva sopimus (dnro 960-2020). Tarjouksen kokonaistyömäärä on 20 htp:ää, sisältäen toiminnallisuuksien suunnittelun, toteutuksen, tiedonsiirron, testauksen ja dokumentoinnin. Työ tehdään toteuman mukaan ja tuntihinta on 75 € (alv 0 %). Päättäjäpalveluun tehtävien muutosten kustannusarvio on 11 250 € (alv 0 %).

Tietojen siirtoon käytetään Palveluväylää, johon liittyvien muutosten työmääräksi on ATR Soft Oy tarjonnut 15 htp:ää, tuntihintaan 75 € (alv 0 %). Turun kaupungilla on voimassa oleva IT-konsultointi ja asiantuntijapalvelujen puitesopimus, kori 22 Integrointipalvelut asiantuntijuus (dnro 8985-2018). Enintään 15 000 euron tilauksia voi tehdä puitejärjestelyyn valituilta sopimustoimittajilta koreittain kokonaistaloudellisen edullisuuden mukaisessa järjestyksessä. ATR Soft Oy on tämän korin kokonaistaloudellisin sopimustoimittaja. Palveluväylän muutosten osalta kustannusarvio on 8437,50 € (alv 0 %).

Tarjottujen työmääräarvioiden lisäksi kaupungilta päin tuleviin muutostarpeisiin varaudutaan 5 htp työmäärällä. Tällöin hankinnan kokonaiskustannukset ovat enintään 22 500 € (alv 0 %).

Esitän, että IT-palvelut hankkii ATR Soft Oy:ltä saadun tarjouksen perusteella sidonnaisuusrekisterin arkistoinnin. Kustannukset vuoden 2022 aikana ovat enintään 22 500 € (alv 0 %). Kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 14280 Tietojärjestelmien kehittäminen, investointinumero M-1002-104628.

IT-palvelujohtaja Joni Ilmanen:

PäätösPäätin, että IT-palvelut hankkii ATR Soft Oy:ltä saadun tarjouksen perusteella sidonnaisuusrekisterin arkistoinnin.

Kustannukset vuoden 2022 aikana ovat enintään 22 500 € (alv 0 %). Kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 14280 Tietojärjestelmien kehittäminen, investointinumero M-1002-104628.

Perustellusta syystä yksittäistapauksessa voidaan palveluja ostaa hankintapäätöksestä poiketen. Hankintayksikkö ei tällä hankintapäätöksellä sitoudu tarjouspyynnössä ilmoitettuun ennakoituun hankintavolyymiin ja -arvoon.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä hankintapäätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävän tilauksella. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja oikaisuvaatimusohjeet tiedoksi. Päätös voi muuttua tehdyn oikaisuvaatimuksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Joni Ilmanen

IT-palvelujohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.