Hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen, 13.12.2021:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia irtaimiston kosteus- ja homepuhdistustöistä alkaen 1.1.2022 jatkuen toistaiseksi voimassa olevana, noudattaen Palveluntuottajan kuuden (6) kuukauden ja Tilaajan kolmen (3) kuukauden irtisanomisaikaa. Koko sopimuskausi on yhteensä enintään neljä (4) vuotta päättyen viimeistään 31.12.2025.

Hankinnassa on kysymys palveluhankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 4.11.2021 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku

Hankinnasta esitettyyn kysymykseen vastattiin Tarjouspalvelu.fi -portaalissa 19.11.2021.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvonlisäveroton arvo vuodessa on noin 70 000 euroa. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon sopimuskauden aikana.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä ja, että osatarjouksia ei hyväksytä.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus yhden (1) palveluntuottajan kanssa.

Hankintaa ei ole jaettu osiin, koska osiin jakaminen heikentäisi merkittävästi myös kilpailutuksella saatavia volyymihyötyjä. Hankinnan osiin jakautuminen usealle toimittajalle heikentää sopimuksen arvoa ja sen kiinnostavuutta yksittäiselle toimittajalle.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 7.12.2021 klo 11.00 mennessä seuraavilta palveluntuottajilta:

•JK Mikrobitekniikka Oy

•Optimasiivous Oy

•Poistoa Oy

•Polygon Finland Oy

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Kaikki tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Hankintayksikkö pyysi Poistoa Oy:ltä 7.12.2021 ja 9.12.2021 hankintalain 96 §:n mukaisen selvityksen poikkeuksellisen alhaisesta tarjouksesta. Poistoa Oy:ltä 8.12.2021 ja 10.12.2021 saatujen selvityksien mukaan tarjouksen hinnoissa ei ole ollut virhettä tai puutteellisuuksia ja että tarjouksessa esitetyt hinnat sisältävät kaikki tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaiset kustannukset, eikä poikkeuksellisen alhainen tarjous ole johtunut hankintalain 81 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettujen velvoitteiden laiminlyönnistä.

Hankintayksikkö on tämän perusteella katsonut, ettei sille ole syntynyt hankintalain mukaista velvollisuutta eikä myöskään oikeutta hylätä Poistoa Oy:n tarjousta.

Arvioinnissa todettiin kaikkien tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin seuraavien arviointiperusteiden mukaisesti:

1.Hinta, enimmäispisteet 95 pistettä

Vertailussa kokonaishinnaltaan halvin sai 95 pistettä.

Vertailussa käytettiin tarjouspyynnössä ilmoitettuja määriä, jotka ovat vertailussa käytettäviä arvioita eivätkä sellaisenaan Turun kaupunkia sitovia.

Muiden tarjoajien pistemäärä muodostui suorassa suhteessa halvimpaan (halvin kokonaishinta / vertailtava kokonaishinta x 95)

2.Palveluntuottajan kokemus vähimmäisvaatimuksen ylittävältä osalta, enimmäispisteet 5 pistettä

-Palveluntuottajalla on kokemusta irtaimiston homepuhdistustöistä vähintään kolmesta (3) toimeksiannosta, joiden arvo on vähintään 5 000 euroa, viimeisen kolmen (3) vuoden aikana (vähimmäisvaatimus), 0 pistettä.

-Palveluntuottajalla on kokemusta irtaimiston homepuhdistustöistä neljästä -viidestä (4 - 5) toimeksiannosta, joiden arvo on vähintään 5 000 euroa, viimeisen kolmen (3) vuoden aikana, 2,5 pistettä.

-Palveluntuottajalla on kokemusta irtaimiston homepuhdistustöistä yli viidestä (5) toimeksiannosta, joiden arvo on vähintään 5 000 euroa, viimeisen kolmen (3) vuoden aikana, 5 pistettä.

Pisteet muodostuivat seuraavasti:

Hinta

Palveluntuottajan kokemus vähimmäisvaatimuksen ylittävältä osalta:

Kokonaispisteet

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön 69 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista mukaan lukien seutuhankinnat. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätän edellä esitetyin perustein, että irtaimiston kosteus- ja homepuhdistustöiden palveluntuottajaksi valitaan Poistoa Oy tarjoamillaan hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin 1.1.2022 alkaen ja jatkuen toistaiseksi voimassa olevana, noudattaen Palveluntuottajan kuuden (6) kuukauden ja Tilaajan kolmen (3) kuukauden irtisanomisaikaa. Koko sopimuskausi on yhteensä enintään neljä (4) vuotta päättyen viimeistään 31.12.2025.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

Hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen, puhelin 044 907 5894