Johanna Ritvanen, asiakkuusjohtaja, Järjestämisen toiminto/Asiakasohjausyksikkö

Jon-Erik Lindén, Turku CRM -projektipäällikkö:

Turun kaupungilla ollaan ottamassa käyttöön Turku CRM, jota käytetään kaupungin asiakkuustietojen keskitettynä hallintajärjestelmänä. Johtaja Tuomas Heikkinen on hankintapäätöksellään 17.6.2020 § 60 päättänyt, että keskitetyn Turku CRM asiakkuustiedon hallintajärjestelmän määrittelyn, konfiguroinnin ja käyttöönoton palveluntuottajaksi valitaan Digia Finland Oy (3628-2020).

Hankinnan ensimmäisen osa Microsoft Dynamics 365 käyttöönotosta aloitettiin tuotantopilotilla, jossa ensimmäisenä käyttäjänä on Turun joukkoliikennepalvelut (Föli). Pilottia varten rakennetaan myös pohja tuleville käyttöönotoille. Tarjouspyynnössä on todettu, että tuotantopilotin avulla rakennetaan pohja tuleville käyttöönotoille. Turun kaupunki on työn edetessä tunnistanut uuden käyttötarpeen; Rakennusvalvonnan digitaalinen asiakastyytyväisyyskysely.
Edellä mainittu uusi käyttöönottotapaus rakennusvalvonnan osalta tulee aiheuttamaan lisätyötä. Näistä muutoksista johtuen kustannukset tulevat nousemaan yli alkuperäisen hankintapäätöksen ennakoidun arvon.

Ehdotettu sopimuksen laajennus tehdään muuttamalla Digia Finland Oy:n kanssa tehtyä hankintasopimusta (3628-2020)ajalle 1.6.2020-30.11.2023.

Alkuperäisen sopimuskumppanin eli Digia Finland Oy:n on tarpeen suorittaa lisäpalveluja eli enemmän työntunteja kuin mitä alkuperäisessä sopimuksessa on määritelty. Hankinnan uudelleen kilpailuttaminen ja sopimuskumppanin vaihdos aiheuttaisivat hankintayksikön näkökulmasta kohtuuttoman ja riskialttiin epäjatkuvuustilanteen Turku CRM kehitykseen. Digia Finland Oy:lla on keskitetyn asiakastiedon hallinnan järjestelmän rakentamisessa kerääntynyt sellaista tietotaitoa, jota on erittäin vaikea siirtää uudelle sopimuskumppanille. Uudelleen organisointi uuden sopijakumppanin kanssa aiheuttaisi merkittävää haittaa ja viivästymistä hankintayksikön kriittisten jatkokehitysten, rakennusvalvonnan tarpeen ja asiakkuuksienhallinnan muiden sidosryhmien hankkeiden aikataulujen osalta, kun mahdollisen uuden sopijakumppanin kanssa jouduttaisiin tuottamaan Turku CRM tekniset määritelmät ja ratkaisut uudestaan. Mikäli hankinta kilpailutettaisiin uudestaan, syntyisi tästä merkittäviä lisäkustannuksia, sillä projektien perustaminen tulisi aloittaa alusta.

Sopimusmuutoksen arvo on alle 10 % sopimuksen alkuperäisestä arvosta. Edellä mainitun perustein sopimusmuutos voidaan tehdä hankintalain 136 §:n 2 momentin 5 kohdan mukaan koska kyse on vähäarvoisesta sopimusmuutoksesta.

Esitämme, että Digia Finland Oy:n kanssa tehtävää sopimusta (3628-2020 ”Asiakkuuksien hallintajärjestelmän käyttöönotto Turun joukkoliikenteelle sekä optiot käyttöönoton laajentamisesta ajalle 1.6.2020 - 30.11.2023”) muutetaan siten, että Digia Finland Oy:ltä hankintaan alkuperäisen 749000 € lisäksi enintään 37000 € (alv 0%) arvosta lisätunteja liittyen Turku CRM:n kehittämiseen. Kustannukset rahoitetaan valtiovarainministeriön rahoittamasta sähköinen asiakaspalvelu -hankkeesta, tilausnumero VM 11000. Kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 14220 KH/ulkoisen rahoituksen projektit.

Järjestämisjohtaja Antti Parpo:

PäätösPäätin, että Digia Finland Oy:n kanssa tehtävää sopimusta (3628-2020) muutetaan siten, että Digia Finland Oy:ltä hankintaan alkuperäisen 749000 € lisäksi enintään 37000 € (alv 0%) arvosta lisätunteja liittyen Turku CRM:n kehittämiseen. Kyse on vähäarvoisesta sopimusmuutoksesta hankintalain 136 §:n 2 momentin 5 kohdan. Kustannukset kohdistuvat ajanjaksoon 1.11.2021 (tavoite) - 30.11.2023. Kustannukset rahoitetaan valtiovarainministeriön rahoittamasta sähköinen asiakaspalvelu -hankkeesta, tilausnumero VM 11000. Kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 14220  KH/ulkoisen rahoituksen projektit.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä tilauksella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Antti Parpo

järjestämisjohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus ovat liitteenä.