Hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen 27.10.2021:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia Turun kaupungin ja Kaarea Oy:n säätölaitetöistä ajalle 1.1.2022 – 31.12.2023 minkä jälkeen sopimuksia voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) + yhdellä (1) vuodella ajoille 1.1.2024 – 31.12.2024 ja 1.1.2025 – 31.12.2025.

Hankinnassa on kysymys palveluhankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) kansalliset kynnysarvot (kansallinen hankinta).

Hankintaa koskeva kansallinen hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 24.9.2021 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjous-palvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyyn kysymykseen vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 8.10.2021.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä ja, että osatarjoukset hyväksyttiin osa-alueittain.

Säätölaitetyöt koskevat järjestelmiä, joita ei ole liitetty kaupungin keskitettyyn valvontaan.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan arvonlisäveroton ennakoitu arvo vuodessa on noin 25 000 – 30 000 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon sopimuskauden aikana.

Hankinta on jaettu yhdeksään (9) osakokonaisuuteen laitemerkeittäin seuraavasti:

Osakokonaisuus 1 Belimo

Osakokonaisuus 2 Billman

Osakokonaisuus 3 Danfoss

Osakokonaisuus 4 Esmi / Martlon

Osakokonaisuus 5 Honeywell

Osakokonaisuus 6 Ouman

Osakokonaisuus 7 Produal

Osakokonaisuus 8 Siemens / Landis & Staefa

Osakokonaisuus 9 Schneider Electric (TAC)

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjalliset sopimukset yhden (1) toimittajan kanssa osakokonaisuuksittain (laitemerkeittäin).

Tarjoukset saatiin määräaikaan 22.10.2021 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta:

•Caverion Oy (Osakokonaisuudet 1 ja 7)

•Fidelix Oy (Osakokonaisuudet 1 - 9)

•Saipu Oy (Osakokonaisuudet 1 - 9)

•Turun LVI-Instrumentointi Oy (Osakokonaisuudet 1, 2, 5, 6, 7 ja 8)

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 105 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa vaatimuksia tarjoajan soveltuvuudelle. Hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta tarjoaja joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia. Hankintayksikkö voi vaatia, että tarjoajat antavat tarjouksensa osana vakuutuksen, että ne täyttävät hankintayksikön asettamat soveltuvuutta koskevat vaatimukset.

Kaikki tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 104 §:n 2 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintailmoitusta, tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteiksi ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Arviointiperusteena kaikissa laitemerkeissä on halvin tuntihinta normaalina työaikana.

Hankintayksikkö katsoo, että tässä hankinnassa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena voi olla halvin hinta, koska hankinnan laadulliset näkökohdat on huomioitu hankittavassa kokonaisuudessa asettamalla tarjouspyynnössä hankinnan kohteelle tiukat vähimmäisvaatimukset, joita tukevat osaltaan palveluntuottajan kanssa solmittavan hankintasopimuksen tarkat sopimusehdot.

Osakokonaisuus 1 Belimo

Osakokonaisuus 2 Billman

Osakokonaisuus 3 Danfoss

Osakokonaisuus 4 Esmi / Martlon

Osakokonaisuus 5 Honeywell

Osakokonaisuus 6 Ouman

Osakokonaisuus 7 Produal

Osakokonaisuus 8 Siemens / Landis & Staefa

Osakokonaisuus 9 Schneider Electric (TAC)

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön (kv 17.5.2021 § 103) 69 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista ja niitä koskevista puitejärjestelyistä sekä määrää hankintaan ja tilaamiseen oikeutettuja sitovasti ne hankintapaikat, joista hankintaan ja tilaamiseen oikeutetut saavat tehdä hankintoja. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen (kp 6.7.2021 § 163) 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätän edellä kuvatuin perustein, että Turun kaupungin ja Kaarea Oy:n säätölaitetöiden palveluntuottajaksi kaikkiin osakokonaisuuksiin valitaan Fidelix Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen. Optiokaudelle solmitaan erillinen hankintasopimus.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Kaarea Oy tekee oman sopimuksen.

Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen, puhelin 044 907 5894