Hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen 7.10.2021:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia puutavaran ja rakennuslevyjen hankintaan Turun kaupungin eri palvelukokonaisuuksien käyttöön ajalle 1.11.2021 – 31.10.2022, minkä jälkeen sopimuksia voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin yhden (1) vuoden pituisella optiokaudella ajalle 1.11.2022 – 31.10.2023.

Hankinnassa on kysymys tavarahankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta)

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 3.9.2021 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjous-palvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja tuotteille asetetut ehdottomat vaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjoukset hyväksyttiin osa-alueittain.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan arvonlisäveroton ennakoitu arvo vuodessa on noin 200 000 €.

Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon sopimuskauden aikana.

Hankinta on jaettu kahteen (2) eri osa-alueeseen seuraavasti:

Osa-alue 1 Puutavara (saha-, rakennesaha, puusepänkuiva, kyllästetty sahatavara, höylätty puutavara, listat jne)

Osa-alue 2 Rakennuslevyt (kova-, lastu-, laminaatti- mdf, ja vanerilevyt jne)

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjalliset sopimukset osa-alueittain yhden (1) toimittajan kanssa.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 7.10.2021 klo 11.00 mennessä seuraavilta tarjoajilta:

•DT Finland Oy (Osa-alueet 1 ja 2)

•Hakulan Puu Oy (Osa-alueet 1 ja 2)

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Molemmat tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin molempien tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteiksi ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan molemmissa osa-alueissa kokonaistaloudellisesti edullisimmat.

Arviointiperusteena oli kokonaishinnaltaan halvin. Vertailussa käytettiin tarjouspyynnössä ilmoitettuja määriä. Mikäli jotain tuotetta ei ollut tarjottu, käytettiin vertailussa kalleinta tarjottua hintaa ko. tuotteesta. Ryhmässä 1 Puutavara sai olla tarjoamatta enintään kymmenen (10) tuoteriviä ja ryhmässä 2 Rakennuslevyt enintään viisi (5) tuoteriviä.

Hankintayksikkö katsoo, että tässä hankinnassa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena voi olla halvin hinta, koska hankinnan laadulliset näkökohdat on huomioitu hankittavassa kokonaisuudessa asettamalla tarjouspyynnössä hankinnan kohteelle tiukat vähimmäisvaatimukset, joita tukevat osaltaan toimittajan kanssa solmittavan hankintasopimuksen tarkat sopimusehdot.

Osa-alue 1 Puutavara (saha-, rakennesaha, puusepänkuiva, kyllästetty sahatavara, höylätty puutavara, listat jne)

Osa-alue 2 Rakennuslevyt (kova-, lastu-, laminaatti- mdf, ja vanerilevyt jne)

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön (kv 17.5.2021 § 103) 69 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista ja niitä koskevista puitejärjestelyistä sekä määrää hankintaan ja tilaamiseen oikeutettuja sitovasti ne hankintapaikat, joista hankintaan ja tilaamiseen oikeutetut saavat tehdä hankintoja. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen (kp 6.7.2021 § 163) 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätän edellä kuvatuin perustein, että

•osa-alueen 1 puutavaran toimittajaksi valitaan ajalle 1.11.2021 – 31.10.2022 DT Finland Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

•osa-alueen 2 rakennuslevyjen toimittajaksi valitaan ajalle 1.11.2021 – 31.10.2022 DT Finland Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Optiokaudelle solmitaan erillinen hankintasopimus.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen, puhelin 044 907 5894