Talouspalvelut vastuualue, talousjohtaja Valtteri Mikkola, konsernilaskennanpäällikkö Merja Vuorinen ja kirjanpitopäällikkö Jutta Nieminen 27.9.2021:

KPMG Oy Ab, vastuunalaisena tilintarkastajana JHTT, KHT Jorma Nurkkala on jättänyt raportin tilinpäätöksen 2020 tilintarkastuksesta 27.4.2021. Tarkastuslautakunta on lähettänyt tilintarkastusta koskevan raportin kaupunginhallitukselle tiedoksi ja toimenpiteitä varten 24.5.2021 § 54. Toimenpiteistä pyydetään antamaan selvitys tarkastuslautakunnalle 31.10.2021 mennessä.

Selvitykset annetaan ainoastaan kohtiin, joihin sisältyy tilintarkastajan suositus tai joihin tilintarkastaja edellyttää toimenpiteitä.

Kirjanpitoaineistoa, kirjanpidon hoitoa ja tilinpäätöstä varmentavaa aineistoa koskevat havainnot

Tilintarkastaja toistaa kolmen edellisen vuoden havaintonsa siitä, että monista muistiotositteista puuttuivat liitteet, joista olisi käynyt ilmi tehdyn kirjauksen peruste. Vaikka tilanne liitteiden osalta on parantunutkin, on puutteita havaittu edelleen. Tarkastuksessa ei ole voitu todeta muistiotositteiden aukottomuutta. Muistiotositteilla ei ole omaa tositesarjaa vaan samaan tositesarjaan kirjataan eri tositelajeja. Tilintarkastaja suosittelee edelleen, että muistiotositteille perustetaan omia tositesarjoja.

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

•Muistiotositteen laadinnasta on ollut ohjeistusta tilinpäätösohjeissa, sekä Sarastia Oy:n (jatkossa Sarastia) SAP SIPS -muistiotositteen esikirjaus- ja tarkastusohjeissa, jonne on lisätty erityismaininta muistiotositteiden liitteiden/tausta-aineiston tarpeellisuudesta. Toimialoja on muistutettu ja tullaan edelleen muistuttamaan, että pääsääntöisesti muistiotositetta ei pitäisi hyväksyä, ellei siihen ole liitetty tausta-aineistoa, josta kirjaus- ja tai laskentaperuste käy ilmi. Lisäämisen voi tehdä myös tositteen hyväksymisen jälkeen. Kaupungin toimialoille on tähdennetty, että muistiotositteissa tulee käyttää SIPS-Excel -tositteita Winshuttle-tositteiden sijaan.

•Sarastian laatimista muistiotositteista on sovittu, että SA-muistioiden tositesarjan aukottomuus varmistetaan ohjelmasta saatavalla listauksella.

•Kesäkuussa 2021 käyttöön otetussa uudessa SAP S/4 Hana-järjestelmässä on muistioille perustettu omia tositesarjoja. Tämän lisäksi järjestelmän käyttöönoton yhteydessä henkilöstölle järjestetään koulutuksia, joiden yhteydessä muistutetaan liitteiden tärkeydestä kirjauksen perusteena.

Tilinpäätöseräkohtaisia havaintoja

Analyyttisen tarkastelun yhteydessä tilintarkastajat havaitsivat, että tuloslaskelmalla ja taseella tapaturmavakuutusmaksuja oli kirjattu virheellisesti 2,7 milj. euroa.

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

•Virhe tullaan korjaamaan vuoden 2021 tilinpäätöksessä edellisten tilikausien yli-/alijäämää oikaisemalla, koska se havaittiin niin myöhään, ettei sitä ehditty enää korjaamaan vuoteen 2020.

Hankinnat

Tilintarkastaja kiinnittää huomiota kilpailutusten kattavuuden varmistamiseen ja hankintalainsäädännön muotoseikkojen noudattamiseen koko kaupunkikonsernin tasolla. Erityisesti yksittäisten suurten hankkeiden kustannusten hallintaan hankkeiden aikana tulee kiinnittää enemmän huomiota.

Edelleen tilintarkastaja korostaa kaupungin sisäisten ohjeiden noudattamista hankintatoimessa myös siinä, että laskut perustuvat niitä koskeviin sopimuksiin ja muuhun dokumentaatioon myös niin, että näiden dokumenttien yhteys laskuihin on myös jälkikäteen todennettavissa käytössä olevien hyväksymisrutiinien lisäksi.

Selvitys ja toimenpiteet suosituksen johdosta:

•Tilintarkastajan huomiot kilpailutusten kattavuuden varmistamisesta ja hankintalainsäädännön muotoseikkojen noudattamisesta koko kaupunkikonsernin tasolla sekä kustannustenhallinnasta ovat aiheellisia ja näihin tullaan edelleen kiinnittämään erityistä huomiota. Erityisesti yksittäisten suurten hankkeiden kustannusten hallintaan hankkeiden aikana tullaan kiinnittämään enemmän huomiota.

•Sisäisten ohjeiden noudattamista hankintatoimessa ja laskuja koskevat huomiot ovat niin ikään aiheellisia. Ohjeiden noudattamista ja oikeellista laskuttamista voidaan seurata aiempaa paremmin uudistettujen sähköisten järjestelmien avulla. Tällaisia järjestelmiä ovat etenkin Cloudian pienhankintajärjestelmä ja SAP S4Hana (tilaukset) ja VIM (ostolaskujen käsittely).