Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

Hallintosäännön 114 §:ssä säädetään toimielinten päätöksentekotavoista. Em. hallintosäännön pykälän mukaan toimielin voi käsitellä asian varsinaisessa kokouksessaan, jossa kokoukseen osallistujat ovat läsnä kokouspaikalla (läsnäolokokous) tai vaihtoehtoisesti kokous voidaan pitää sähköisessä toimintaympäristössä, johon osallistutaan sähköisen yhteyden avulla (sähköinen kokous). Hallintosäännön 113 §:n mukaan toimielin päättää kokouspaikasta eli myös siitä, pidetäänkö kokous läsnäolokokouksena vai sähköisenä kokouksena. Hallintosäännön mukaan toimielimen puheenjohtaja voi kuitenkin erityisestä syystä määrätä muunkin kokouspaikan. 

Hallintosääntö ei mahdollista ns. hybridikokouksen järjestämistä, jossa osa päätöksentekijöistä olisi läsnä kokouspaikalla ja osa osallistuisi kokoukseen sähköisen yhteyden avulla. Hallintosääntö ei kuitenkaan estä sitä, että kokousasioihin liittyviä esityksiä pidettäisiin etäyhteyden avulla, vaikka kokous sinänsä järjestettäisiinkin läsnäolokokouksena. Tällaisella menettelyllä pystytään tietyissä tilanteissa joustavoittavaan asioiden käsittelyä kokouksessa.

Päätöksentekijöiden tiedonsaannin parantamiseksi on luonnollisesti mahdollista järjestää myös erillisiä tilaisuuksia (vrt. kaupunginhallituksen aamukoulut), joissa päätöksentekoon tulevia merkittäviä asioita esitellään toimielimen jäsenille varsinaisen toimielimen kokouksen ulkopuolella. Tällaiset esittelytilaisuudet on tarkoituksenmukaista järjestää pääsääntöisesti etäyhteydellä. Em. menettelyn käyttöönotolla voidaan jäntevöittää toimielinten varsinaisia kokouksia siten, että kokouksissa voidaan keskittyä varsinaiseen päätöksentekoon. Lisäksi ns. listapalaverit, joissa toimielimen puheenjohtajiston kanssa käydään läpi toimielimen esityslistalle tulevia asioita, on toimintatapa, jolla voidaan joustavoittaa päätöksentekoprosessia. Em. listapalaverit ovat käytössä lukuisissa toimielimissä, ja kokemukset niistä ovat myönteisiä. Listapalaverien pitämistä tulee jatkaa niissä toimielimissä, jossa ne ovat jo käytössä ja ottaa käyttöön niissä toimielimissä, joissa listapalaverit ei vielä ole käytössä.   

Kaupunginhallitus on 16.8.2021 § 382 päättänyt siirtyä etäkokouksiin toistaiseksi. Lisäksi kaupunginhallitus päätti antaa muille toimielimille etäkokoussuosituksen sitä, että kokoukset tulee järjestää etäkokouksina, mikäli kokouksessa käsiteltävien asioiden luonne ei ehdottomasti edellytä kokouksen pitämistä läsnäolokokouksena. Em. kaupunginhallituksen päätös perustui pahentuneeseen koronatilanteeseen. Koronarokotekattavuuden parannuttua ja koronatilanteen muutoinkin parannuttua, voidaan siirtyä läsnäolokokouksiin lokakuun alusta lukien.

Hallintosäännön mahdollistamien etäkokouksien pitäminen on tähän asti liittynyt pelkästään koronapandemiaan. Etäkokouksilla on osaltaan pyritty estämään koronaviruksen leviämistä. Toimielimen kokouksen pitäminen etäkokouksena voi poikkeuksellisesti olla tarkoituksenmukaista myös muissa tilanteissa, esimerkiksi silloin kun esityslistalla olevien asioiden luonne ei edellytä kokouksen pitämistä läsnäolokokouksena. Pääsääntönä tulee kuitenkin olla, että kokoukset järjestetään läsnäolokokouksina.

EhdotusKaupunginhallitus päättää lokakuun 2021 alusta alkaen siirtyä läsnäolokokouksiin.

Lisäksi kaupunginhallitus päättää lokakuun 1.10.2021 alusta alkaen kumota 16.8.2021 § 382 antamansa etäkokoussuosituksen.

PäätösEhdotus hyväksyttiin.