Konsernihallinnon hankintapalvelut, projektipäällikkö Tapani Järvinen:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia oppikirjoista ja ohjeismateriaalista Turun kaupungin ja muiden tarjouspyynnössä eriteltyjen hankintayksiköiden käyttöön tarjouspyynnössä mainituin rajoituksin ajalle 1.10.2021 (tavoite) - 30.9.2023, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin kahden (2) vuoden pituisella optiokaudella.

Hankinta ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 13.8.2021 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 2.9.2021. Kysymyksiin annettujen vastausten perusteella hankinnasta lähetettiin julkaistavaksi korjausilmoitus samana päivänä.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle sekä tuotteille asetetut ehdottomat vaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja että osatarjoukset hyväksytään osa-alueittain.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa on noin 4,8 M €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Hankintaan kuuluu kaksi osakokonaisuutta:

- Osakokonaisuus 1 Oppikirjat ja oheismateriaalit peruskouluihin

- Osakokonaisuus 2 Oppikirjat ja oheismateriaalit 2. asteelle

Tarjouksen sai antaa yhdestä tai molemmista osakokonaisuuksista.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että toimittajaksi valitaan osakokonaisuuksittain yksi toimittaja.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 16.9.2021 klo 11.00 mennessä vain Suomen Kirjastopalvelu Oy:ltä, joka antoi tarjouksen molemmista osakokonaisuudesta.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Tarjoaja on vakuuttanut täyttävänsä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran sekä palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin tarjouksen täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että Tarjouksista tullaan valitsemaan kokonaistaloudellisesti edullisin.

Kokonaistaloudellisesti edullisin on tarjous, joka on hinnaltaan halvin eli

kokonaisvertailuluvultaan pienin.

Tarjoukset ilmoitettiin vertailtavan kokonaisvertailuluvun perusteella. Tarjoajan kokonaisvertailuluku muodostuu tarjoajan ohjeiden ja vaatimusten mukaisesti täyttämille tarjouspyynnön liitteille 2 ja 3 "Tarjoajan kokonaisvertailuluku"-otsikoituihin soluihin. Tarjoajan kokonaisvertailuluvun muodostumisesta kerrottiin tarkemmin tarjouspyynnön liitteillä 2 ja 3.

Osakokonaisuuksittain pienimmän kokonaisvertailuluvun tarjonnut tarjoaja valitaan puitesopimustoimittajaksi.

Koska tarjouksia saatiin vain 1 kpl, ei tarjousten vertailua suoritettu.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön (kv 17.5.2021 § 103) 69 §:n mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista ja niitä koskevista puitejärjestelyistä sekä määrää hankintaan ja tilaamiseen oikeutettuja sitovasti ne hankintapaikat, joista hankintaan ja tilaamiseen oikeutetut saavat tehdä hankintoja. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen (kp 6.7.2021 § 163) 12 § mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätän edellä esitetyin perustein, että oppikirjojen ja oheismateriaalin hankinnan toimittajaksi ajalle 1.10.2021 (tavoite)– 30.9.2023 valitaan ainoana tarjoajana tarjouksen antanut Suomen Kirjastopalvelu Oy tarjotuilla hinnoitteluperusteilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksiköt eivät sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköjä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: projektipäällikkö Tapani Järvinen, 044 907 5896