IT-pääsuunnittelija Johanna Nieminen 9.9.2021:

Turun kaupungilla on käytössä M-Files järjestelmä ja nykyisten lisenssien voimassaolo päättyy niiden vuosipäivänä 13.10.2021. M-Files on uudistanut lisensointimalliaan ja nykyiset lisenssit irtisanotaan ja siirrytään käyttämään uusia Online-lisenssejä, jotka mahdollistavat jatkossa järjestelmän ylläpidon- ja tuen, sekä kaikkien M-Files lisenssituotteiden käytön Enterprise - lisenssimallilla. Siirtymien mahdollistaa myös M-Filesin käytön Pilvipalveluna, mutta vaatii oman käyttöönottoprojektin, johon tässä ei vielä ole varauduttu.

Lisenssit voidaan hankkia Kuntien Tiera Oy:n verkkokauppapalvelusta (Dnro 11010–2019) johon Turun kaupunki on liittynyt. Turun kaupunki on saanut tarjouksen Kuntien Tiera Oy:n Verkkokaupan kautta Atea Oy:ltä, ja tarjous kattaa tämänhetkisen lisenssitarpeen.

Kuntien Tiera Oy on hankintalain 15 § mukainen Turun kaupungin sidosyksikkö. Hankintalakia ei sovelleta hankintoihin, jotka hankintayksikkö tekee sidosyksiköltään.

Lisenssihankinta ei koske Turun kaupungin Osakeyhtiöitä. Sopimukseen sisältyy Turun peruskaupungin yksiköt.

Lisenssit

• Namer User License, nimetyn käyttäjän lisenssi 250 kpl
• Concurrent User License, yhtäaikaisen käyttäjän lisenssi 10 kpl
• Read-Only User License, lukulisenssi 100 kpl

M-Filesin kanssa tehtävä sopimuskausi alkaa 1.10.2021 ja on voimassa ensin 3 (kolme) vuotta, jonka jälkeen M-Files -lisenssit tilataan käyttöön vuodeksi kerrallaan eli tilauskausi on (12) kaksitoista kuukautta.

Tiera-verkkokauppasopimuksen puitteissa tehtävä tilaus päättyy elokuussa 2026 kyseisen verkkokauppasopimuksen ehtojen mukaisesti. Sopijapuolet käynnistävät jatkokeskustelut ennen sopimuskauden päättymistä.

M-Files Online -hankintamalli mahdollistaa lisenssimäärän mahdollisen vähentämisen kolmen vuoden jälkeen, vuosipäivinä. Ensimmäisen vuoden kustannukset tarvittavien M-Files -ohjelmistolisenssien hankkimiseksi ovat 134 640,00 € (alv 0 %).

Sopimuskauden todelliset kustannukset tarkentuvat sopimuskauden aikana mahdollisten lisälisenssien hankintojen myötä.

Esitän, että Turun kaupungin IT-palvelut hankkii Kuntien Tiera Oy:n kautta, Atean verkkokaupasta
M-Files Enterprise -ohjelmistolisenssit, Online-sopimuksella, käyttöön ajalle 1.10.2021-30.9.2024,

ja jatkossa tilauskausittain (12) kahdentoista kuukauden jaksoissa.

Ensimmäisen vuoden kustannukset tarvittavien M-Files -ohjelmistolisenssien hankkimiseksi
ovat 134 640,00 € (alv 0 %). Kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 13174 / Sovelluspalvelut.

IT-palvelujohtaja Joni Ilmanen:

PäätösPäätin, että Turun kaupungin IT-palvelut hankkii Kuntien Tiera Oy:n kautta, Atean verkkokaupasta
M-Files Enterprise -ohjelmistolisenssit, Online-sopimuksella, käyttöön ajalle 1.10.2021-30.9.2024, ja jatkossa tilauskausittain (12) kahdentoista kuukauden jaksoissa.

Ensimmäisen vuoden kustannukset tarvittavien M-Files Enterprise -ohjelmistolisenssien hankkimiseksi
ovat 134 640,00 € (alv 0 %). Kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 13174 / Sovelluspalvelut.

Hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun

tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi. 

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä tilauksella.

Joni Ilmanen

IT-palvelujohtaja

Mahdollisiin tiedusteluihin vastaa IT-pääsuunnittelija Johanna Nieminen puh. 050-4323507