Tilapalvelut, kiinteistön ylläpitoinsinööri Mika Vallenius sekä hankintapalvelut, hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen, 8.9.2021:

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt Turun kaupungin konsernihallinnon tilapalveluiden toimeksiannosta avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia Itä-Turun alueen kiinteistöjen ja ulkoalueiden hoitotyöstä sekä rakennusten teknisten järjestelmien hoito- ja huoltotöistä ajalle 1.11.2021 (tavoite) – 31.10.2024, jonka jälkeen se jatkuu toistaiseksi voimassa olevana noudattaen yhdeksän (9) kuukauden molemminpuolista irtisanomisaikaa kuitenkin siten, että sopimuskausi on enintään viisi (5) vuotta, päättyen viimeistään 31.10.2026.

Hankinnassa on kysymys palveluhankinnasta, joka ylittää julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot (EU-hankinta).

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 17.6.2021 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 11.8.2021. Hankinnasta lähetettiin julkaistavaksi korjausilmoitukset 19.7.2021 ja 11.8.2021. Korjausilmoituksessa 11.8.2021 tarjousten jättöaikaa pidennettiin 6.9.2021 klo 11:00 asti.

Tarjouspyynnössä ja sen liitteissä sekä Granlund Manager-ohjelmassa kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä ja, että osatarjoukset hyväksyttiin ryhmittäin.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinta on jaettu kahteen (2) ryhmään seuraavasti:

Ryhmä 1 Pääskyvuori – Itäharju – Hannunniittu – Kohmo – Halinen

Ryhmä 2 Varissuo – Lauste

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjalliset sopimukset ryhmittäin yhden (1) palveluntuottajan kanssa.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 6.9.2021 klo 11.00 mennessä seuraavilta palveluntuottajilta:

•Arkea Oy (Ryhmät 1 ja 2)

•Akseli Kiinteistöpalvelut Oy (Ryhmä 2)

•Coor Service Management Oy (Ryhmät 1 ja 2)

•ISS Palvelut Oy (Ryhmä 1)

•L&T Kiinteistöhuolto Oy (Ryhmät 1 ja 2)

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Kaikki tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Hankintayksikkö pyysi Akseli Kiinteistöpalvelut Oy:ltä 7.9.2021 hankintalain 96 §:n mukaisen selvityksen poikkeuksellisen alhaisesta tarjouksesta. Akseli Kiinteistöpalvelut Oy:ltä 7.9.2021 saadun selvityksen mukaan tarjouksen hinnoissa ei ollut tapahtunut virhettä. Akseli Kiinteistöpalvelut Oy:n lisäselvityksen mukaan tarjouspyynnön mukaiset työt tullaan käytännössä suorittamaan noin kymmenen (10) eri kiinteistönhoitajan toimesta.

Hankintayksikkö lähetti Akseli Kiinteistöpalvelut Oy:lle 8.9.2021 lisäselvityspyynnön siitä, sisältyikö tarjoushintoihin tarjouspyynnön ehtojen mukaisesti neljä (4) kokopäiväistä kiinteistönhoitajaa. Akseli Kiinteistöpalvelut Oy:ltä 8.9.2021 saadun selvityksen mukaan tarjoushinnat eivät sisällä neljää (4) kokopäiväistä kiinteistönhoitajaa. Vastaava työpanos tuotetaan jo annetun lisäselvityksen mukaisesti.

Tarjouspyynnössä 11.8.2021 mainittiin useammassa kohdassa (sivuilla 15, 27 ja 33-34/43), että tarjoaja nimeää vähintään neljä (4) kokopäiväistä kiinteistönhoitajaa.

Tarjouspyynnön mukaan Akseli Kiinteistöpalvelut Oy:n tarjous ei ole täten tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen, minkä vuoksi se tulee hankintalian 74 §:n perusteella sulkea tarjouskilpailusta ryhmän 2 Varissuo - Lauste osalta tarjouspyyntöä vastaamattomana, eikä sitä oteta mukaan tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailuun ja valintaan.

Arvioinnissa todettiin muiden tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kaikissa ryhmissä kokonaistaloudellisesti edullisin. Arviointi perusteena oli kokonaishinta / vuosi, erillisveloituksena tehtävät työt ja kohteiden käyttäjien tarvitsemat lisäpalvelut arvioiduilla määrillä.

Vertailussa käytettiin tarjouspyynnössä ilmoitettuja määriä. Arvioidut määrät eivät sido Tilaajaa.

Hankintayksikkö katsoo, että tässä hankinnassa kokonaistaloudellisen edullisuuden perusteena voi olla halvin hinta, koska hankinnan laadulliset näkökohdat on huomioitu hankittavassa kokonaisuudessa asettamalla tarjouspyynnössä hankinnan kohteelle tiukat vähimmäisvaatimukset, joita tukevat osaltaan palveluntuottajan kanssa solmittavan hankintasopimuksen tarkat sopimusehdot.

Ryhmä 1 Pääskyvuori – Itäharju – Hannunniittu – Kohmo – Halinen

Ryhmä 2 Varissuo – Lauste

Ylläpitopäällikkö Soile Viiri:

Päätös          Päätän edellä esitetyin perustein, että

•Akseli Kiinteistöpalvelut Oy suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle ryhmän 2 Varissuo – Lauste osalta, koska tarjous on tarjouspyynnön vastainen

•ryhmän 1 Pääskyvuori – Itäharju – Hannunniittu – Kohmo – Halinen alueen kiinteistöjen ja ulkoalueiden hoitotöiden sekä rakennusten teknisten järjestelmien hoito- ja huoltotöiden palveluntuottajaksi valitaan 1.11.2021 alkaen Arkea Oy tarjouspyyntöasiakirjojen ja tarjouksen mukaisin ehdoin

•ryhmän 2 Varissuo – Lauste alueen kiinteistöjen ja ulkoalueiden hoitotöiden sekä rakennusten teknisten järjestelmien hoito- ja huoltotöiden palveluntuottajaksi valitaan 1.11.2021 alkaen Arkea Oy tarjouspyyntöasiakirjojen ja tarjouksen mukaisin ehdoin

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Hankintayksikköä sitovat sopimukset eivät synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävien kirjallisten sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Soile Viiri

ylläpitopäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen, puhelin 044 907 5894