Asianhallintapäällikkö Sari Suomela, palvelusihteeri Vuokko Nenonen, projektityöntekijä Taru Hyvönen, palvelusihteeri Elina Nurmi ja hankintapalveluiden osuus hankinta-asiantuntija Samu Laaksonen 17.8.2021

Turun kaupungin Konserninhallinnon Hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia rakennuslupa-aineiston digitoinnista ajalle 1.10.2021 – 30.9.2022 jonka jälkeen sopimusta voidaan jatkaa enintään yhden vuoden pituisella optiokaudella, ajalle 1.10.2022 – 30.9.2023.

Hankinnan kohteina kilpailutuksessa oli kaupungin rakennuslupiin liittyvien piirustusten ja muiden asiakirjojen digitointipalvelu, joka sisältää digitoinnin sekä digitoitujen tiedostojen käsittelyn, nimeämisen ja metatiedottamisen.

Tarjouspyynnössä eriteltiin palvelut osa-alueiksi:

1)Rakennuslupa-aineistojen digitointi (Turun kaupungin asianhallinnan osuus)

2)Rakennuslupa-aineiston digitointi (Turun kaupungin rakennusvalvonnan osuus)

EU-kynnysarvot alittava kansallinen hankintailmoitus julkaistiin 19.5.2021 Hilma-ilmoituskanavassa. Tarjouspyyntö liitteineen julkaistiin samana päivänä Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa. Hankintamuotona käytettiin avointa menettelyä.

Tarjouspyynnön vaatimuksista esitettiin kolme tarkentavaa kysymystä Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa. Kysymyksiin vastattiin 2.6.2021. Esitettyjen kysymyksien johdosta tarjouspyyntöön ei tehty muutoksia tai korjauksia.

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohteet ja digitointipalveluille asetetut ehdottomat vaatimukset sekä kuvattiin tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset. Hankinnassa haettiin yhtä toimittajaa osa-alueittain.

Määräaikaan 17.6.2021 kello 11:00 mennessä saatiin neljä (4) tarjousta. Tarjouksen toimittivat Grano Oy, Niini Co Oy, Punamusta Oy ja Depona Oy, joka antoi tarjouksen ryhmittymän vastuullisena yhtiönä. Depona Oy:n lisäksi ryhmittymässä osapuolina ovat Reisswolf Finland Oy sekä Vaasan Micro Copy Oy.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi, 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen, 3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajat täyttävät tarjouspyynnössä tarjoajille asetetut kelpoisuusvaatimukset.

Tarjouksen tarjouspyynnön mukaisuus

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseet tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin palvelun toimittajilta.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 79 § 1 momentin mukaan ennen tarjousten valintaa hankintayksikön on tarkistettava, että tarjous on hankintailmoituksessa ja hankinta-asiakirjoissa asetettujen vaatimusten, ehtojen ja perusteiden mukainen. Hankintalain 74.1 §:n mukaan hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta.

Tarjoajien tarjoukset täyttivät tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjouksen kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja tarjouksen valinta

Tarjouspyynnössä oli valintaperusteeksi ilmoitettu kokonaistaloudellinen edullisuus, sillä laadulliset tekijät oli huomioitu tarjouspyynnön ehdottomissa vaatimuksissa.

Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu:

1) Rakennuslupa-aineistojen digitointi (Turun kaupungin asianhallinnan osuus)

2) Rakennuslupa-aineiston digitointi (Turun kaupungin rakennusvalvonnan osuus)

Osa-alueiden 1) Rakennuslupa-aineistojen digitointi (Turun kaupungin asianhallinnan osuus) ja 2) Rakennuslupa-aineiston digitointi (Turun kaupungin rakennusvalvonnan osuus), kokonaisvertailuhinnoiltaan halvimman tarjouksen antoi Depona Oy.

Ehdotus        Ehdotamme edellä esitetyin perustein, että rakennuslupa-aineiston digitoinnin palveluntuottajaksi valitaan kumpaankin osa-alueeseen Depona Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Päätös          Päätän edellä esitetyin perustein, että rakennuslupa-aineiston digitoinnin palveluntuottajaksi valitaan kumpaankin osa-alueeseen Depona Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Option mahdollisesta käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä hankintapäätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella sopimuksella. Sopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, valitusosoituksen ja muut oheisasiakirjat tiedoksi.

Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Oikaisuohje ja valitusosoitus ovat tämän pöytäkirjan liitteenä.

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Samu Laaksonen 040 482 8852.