Konsernihallinto, hankintapalvelut, projektipäällikkö Jere Lumikko ja hankinnan työryhmä 9.8.2021.

Hankinnan tausta

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia ajoneuvojen huolto- ja korjauspalveluiden hankintaan Turun kaupungin eri palvelukokonaisuuksien käyttöön ajalle 1.9.2021 (tavoite)–31.8.2023, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin kahdella (2) yhden (1) vuoden pituisella optiokaudella.

Hankinnassa on kysymys julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot ylittävästä EU-hankinnasta.

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 3.6.2021 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 23.6.2021 Kysymyksiin annettujen vastausten perusteella hankinnasta julkaistiin korjausilmoitus 24.6.2021

Tarjouspyynnössä, sen liitteissä ja ESPD-lomakkeella kuvattiin tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle asetetut ehdottomat vaatimukset. Lisäksi tarjouspyynnössä kuvattiin pisteytettävät laatuvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjouksia ei hyväksytä.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvo on noin 400 000 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjalliset sopimukset osa-alueittain. Osa-alueesta 1 (henkilö- ja pakettiautojen huolto- ja korjauspalvelut) yhden palveluntuottajan kanssa ja osa-alueesta 2 (kuorma-autojen huolto- ja korjauspalvelut) yhden palveluntuottajan kanssa.

Tarjoukset saatiin osa-alue 1:n osalta määräaikaan 26.7.2021 klo 11.00 mennessä seuraavilta palveluntuottajilta: Atoy Power Oy, Rolan Oy ja Vianor Oy.

Osa-alue 2:n osalta ei saatu tarjouksia.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien soveltuvuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta.

Tarjoajien soveltuvuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjoajille asetetuilla soveltuvuusvaatimuksilla.

Hankintalain 83 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa ehdokkaiden tai tarjoajien rekisteröitymistä, taloudellista ja rahoituksellista tilannetta sekä teknistä ja ammatillista pätevyyttä koskevia 84‒86 §:ssä tarkoitettuja vaatimuksia. Tarjoajat, jotka eivät täytä hankintayksikön asettamia vähimmäisvaatimuksia, on suljettava tarjouskilpailusta.

Kaikki tarjoajat ovat vakuuttaneet täyttävänsä tarjoajalle asetetut soveltuvuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa palvelun olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisuuden vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin seuraavaa:

1. Määräaikaishuoltojen yhteishinta. Enimmäispisteet 50 p.

Kaavalla: Pienin annettu arvo/tarjottu arvo * maksimipisteet 50.

2. Laatu. Enimmäispisteet 50 p

Laatua pisteytettiin palveluiden alennusprosenttien, palvelupisteiden etäisyyksien sekä varaosien alennusprosenttien perusteella.

Kaavalla: Tarjottu arvo / suurin tarjottu arvo * maksimipisteet 50.

Laadun kriteerikohtaiset pisteet lasketaan yhteen. Suurimman pistemäärän saanut saa maksimipisteet ja muut suhteessa suurimpaan kaavalla:

tarjottu arvo/suurin annettu arvo*50.

Hinta- ja laatupisteet lasketaan yhteen ja suurimman pistemäärän saanut valitaan Palveluntuottajaksi.

Osa-alueen 1 pisteet muodostuivat seuraavasti:

Hankintayksikkö pyysi Vianor Oy:ltä ja Atoy Power Oy:ltä 10.8.2021 hankintalain 96 §:n mukaisen selvityksen poikkeuksellisen alhaisesta tarjouksesta. Vianor Oy:ltä 12.8.2021 sekä Atoy Power Oy:ltä 12.8.2021 saatujen selvitysten mukaan tarjouksen hinnoissa ei ole ollut virhettä tai puutteellisuuksia ja että tarjouksessa esitetyt hinnat sisältävät kaikki tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukaiset kustannukset, eikä poikkeuksellisen alhainen tarjous ole johtunut hankintalain 81 §:n 1 momentin 5 kohdassa tarkoitettujen velvoitteiden laiminlyönnistä.

Hankintayksikkö on tämän perusteella katsonut, ettei sille ole syntynyt hankintalain mukaista velvollisuutta eikä myöskään oikeutta hylätä Vianor Oy:n eikä Atoy Power Oy:n tarjouksia.

Osa-alue 2:n osalta ei saatu tarjouksia, joten vertailua ei voitu tehdä.

Toimivalta

Turun kaupungin hallintosäännön (kv 17.5.2021 § 103) 70 §:n 2 momentin mukaan kansliapäällikkö päättää yhteishankinnoista ja niitä koskevista puitejärjestelyistä sekä määrää hankintaan ja tilaamiseen oikeutettuja sitovasti ne hankintapaikat, joista hankintaan ja tilaamiseen oikeutetut saavat tehdä hankintoja. Konsernihallinnon hallinnon järjestämispäätöksen (kp 6.7.2021 § 163) 12 §:n 6 momentin mukaan hankintapäällikölle on siirretty toimivalta päättää yhteishankinnoista mukaan luettuna seutuhankinnat ja niitä koskevista puitejärjestelyistä.

Ehdotus        Edellä esitetyin perusteella ehdotamme, että ajoneuvojen huolto- ja korjauspalveluiden osa-alueen 1 (henkilö- ja pakettiautot) hankinnan palveluntuottajaksi ajalle 1.9.2021 (tavoite)–31.8.2023 valitaan Vianor Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Osakokonaisuus 2:n osalta (kuorma-autot) siirrytään suorahankintaan.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari

Päätös          Päätän edellä esitetyin perustein, että ajoneuvojen huolto- ja korjauspalveluiden osa-alueen 1 (henkilö- ja pakettiautot) hankinnan palveluntuottajaksi ajalle 1.9.2021 (tavoite)–31.8.2023 valitaan Vianor Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin ja että osakokonaisuus 2:n osalta (kuorma-autot) siirrytään suorahankintaan.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: projektipäällikkö Jere Lumikko, 040 184 7328