IT-suunnittelupäällikkö Auli Järvinen:

Turun kaupunginhallituksen hyväksymän tietoturvapolitiikan mukaan, toiminnan kannalta tärkeille usean käyttäjän käyttämille sovelluksille nimetään sovelluksen omistaja. Omistajan nimeää toimialajohtaja tai vastaava virkamies.

Hyvinvoinnin palvelukokonaisuus (hyvinvointitoimiala) on tehnyt aiemmin sovellusten omistajuuspäätöksen. Hyvinvointitoimialan päätös 26.9.2016 on edelleen ajantasainen, joten sitä ei ole tarvetta uudistaa. Muiden palvelukokonaisuuksien sovellusten osalta on tehtävä päätös. Liitteinä 1-4 kunkin palvelukokonaisuuden merkittävien sovellusten listat omistajatietoineen.

Liite 1Konsernihallinnon sovellukset

Liite 2Kasvatuksen ja opetuksen palvelukokonaisuuden sovellukset

Liite 3Vapaa-ajan palvelukokonaisuuden sovellukset

Liite 4Kaupunkiympäristön palvelukokonaisuuden sovellukset                          

Omistajan vastuut

Omistaja vastaa sovelluksen tietoturvasta ja -suojasta, päätöksistä, rahoituksesta, lainmukaisuudesta sekä kehittämislinjauksista.

1. Päättää sovelluksen, sen ylläpidon ja kehittämisen sopimuksista, hankinnoista ja rahoituksesta.
2. Vastaa sovelluksen tietoturvasta ja tietosuojasta asettamalla vaatimukset sovelluksella käsiteltävien tietojen eheydelle ja luottamuksellisuudelle.
3. Vastaa siitä, että sovelluksen käyttöönoton ja suurten muutosten yhteydessä laaditaan kirjallinen tietosuojaa ja tietoturvaa koskeva riskianalyysi, joka kattaa myös käyttövaltuuksien hallinnan.
4. Tekee kriittisten toimintojen osalta vaikutusanalyysin ja asettaa vaatimukset sovelluksen saatavuudelle, varmistuksille ja toipumissuunnittelulle.
5. Vastaa sovelluksen lainmukaisuudesta ja rekisterinpitäjän velvollisuuksista; tiedonhallintalaissa, henkilötietolaissa, julkisuuslaissa ja digipalvelulaissa mainituista velvollisuuksista. Vastaa rekisteriselosteen, saavutettavuusselosteen, tiedonhallintamallin ja asiakirjajulkisuuskuvauksen ajantasaisuudesta ao. sovelluksen osalta. Vastaa myös siitä, että tiedonhallintalain edellyttämä muutosvaikutusten arviointi tehdään.
6. Pitää yllä luetteloa toiminnoista, joissa sovellusta käytetään, sekä niistä vastaavista tahoista.
7. Asettaa vaatimukset sovelluksen käyttövaltuushallinnalle.
8. Vastaa sovellukseen liittyvästä käyttäjäkoulutuksesta ja käyttäjien tukipalvelusta yhteistyössä toiminnoista vastaavien kanssa.
9. Vastaa varajärjestelyjen toimintakunnosta ja päättää tarvittaessa tietojen palauttamisesta.

Omistaja nimeää sovellukselle haltijan, joka käytännössä huolehtii useista omistajan vastuulle määritellyistä tehtävistä.

Haltija huolehtii tai toteuttaasovellukseen liittyvistä tehtävistä, esimerkiksi yhteistyöstä järjestelmätoimittajaan ja IT-palveluihin, tietoturvan ja tietosuojan toteutuksesta, käyttövaltuushallinnan organisoinnista, sopimusten hallinnasta, dokumentaation hallinnasta sekä sovellusta koskevien lainvaatimusten täyttämisestä.

Sovelluksille on nimetty myös yksi tai useampi pääkäyttäjä, jotka toteuttavat omistajan ja haltijan vastuulla olevia tehtäviä yhteistyössä IT-palvelupäälliköiden, palveluntuottajan ja toiminnan eri yksiköiden kanssa.

Omistajan, haltijan ja pääkäyttäjien vastuut sekä sovelluksen määritelmät ovat liitteessä 5.

Liite 5Vastuut ja määritelmät

Omistajan nimeäminen uusille sovelluksille

Kun kaupungissa otetaan käyttöön tai hankitaan uusi sovellus, omistaja nimetään sovelluksen käyttöönottoprosessissa tai hankintaprosessissa ennen sovelluksen käyttöönottoa.

Uusien sovellusten omistajat ja muutokset omistajatietoihin viedään tiedoksi tietohallinnon ohjausryhmään sekä laajennettuun tietohallinnon ohjausryhmään. Uusien sovellusten listaa ja sen omistajatietoja ylläpidetään IT-palveluissa.

Sovellusten omistajatiedot tallennetaan IT-palveluiden ylläpitämään ict-omaisuudenhallintajärjestelmään.

IT-palvelujohtaja Joni Ilmanen ja strategia- ja kehittämisjohtaja Rami Savila ovat olleet valmistelussa mukana ja puoltavat ehdotusta.

EhdotusEhdotan, että sovellusten omistajat nimetään seuraavien liitteiden mukaan kunkin palvelukokonaisuuden osalta.

Kansliapäällikkö Tuomas Heikkinen:

PäätösPäätin, että kaupungin sovellusten omistajat nimetään edellä esitetyllä tavalla liitteiden mukaisesti.

Tuomas Heikkinen

kansliapäällikkö