Hankintapalvelut, projektipäällikkö Pekka Lång ja työryhmän asiantuntijat, 21.6.2021.

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia M-Files palveluiden kehitystyön hankinnasta Turun kaupungin eri toimialojen käyttöön ajalle 1.8.2021(tavoite)-31.7.2024, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) vuoden pituisella optiokaudella ajalle 1.8.2024 – 31.7.2025.

Hankinnassa on kysymys julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) EU-kynnysarvot ylittävästä EU-hankinnasta.

Hankintaa koskeva EU-hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi 17.5.2021 HILMA-ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED) -tietokannassa EU:n laajuisesti.

Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku. Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 3.6.2021. Samana päivänä hankinnasta julkaistiin muutettu liite 1 sopimusluonnos ja liite 3 referenssi lomake.

Tarjouspyynnössä kuvattiin tarjoajalle asetetut kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset sekä hankinnan kohde ja palvelulle/tuotteille asetetut ehdottomat vaatimukset.

Lisäksi tarjouspyynnössä kuvattiin pisteytettävät laatuvaati-mukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjouksia ei hyväksytä.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa on noin 100 000 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen

puitesopimus enimmillään kolmen (3) tarjoajan kesken.

Annettuun määräaikaan, 17.6.2021 klo 11:00, mennessä saapui tarjous neljältä (4) tarjoajalta:

Assetpoint Oy

Digital Office Company Oy

Kosila Digimedia Oy

Storage IT Oy

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien kelpoisuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten vertailu ja valinta.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran/palvelun/rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tar-joukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että hinta on 40 p ja laatu 60 p.

Pisteet muodostuivat seuraavasti:

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että tarjouksen jättäneistä ehdokkaista valitaan enintään kolme (3) kelpoisuusehdot täyttävä palveluntuottajaa sopimustoimittajaksi puitejärjestelyyn.

Halvimman kokonaistarjouksen jättivät Kosila Digimedia Oy, Digital Office Company Oy ja Assetpoint Oy.

EhdotusEdellä esitetyn perusteella ehdotan, että M-Files järjestelmän kehitystyön palvelutoimittajiksi ajalle 1.8.2021(tavoite)-31.7.2024 valitaan yritykset Kosila Digimedia Oy, Digital Office Company Oy ja Assetpoint Oy tarjotuin hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

      Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

PäätösPäätän, että M-Files järjestelmän kehitystyön palvelutoimittajiksi ajalle 1.8.2021(tavoite)-31.7.2024 valitaan yritykset Kosila Digimedia Oy, Digital Office Company Oy ja Assetpoint Oy tarjotuin hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus ovat liitteenä.

Lisätietoja: projektipäällikkö Pekka Lång 040-6350 534