Työterveysjohtaja Marjo Sinokki, työhyvinvointipäällikkö Caj Karlsson ja hankinta-asiantuntija Liisa Heinonen 18.6.2021:

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia Erityistyölasit, optisesti hiotut suojalasit, näöntarkastukset ja näönseulonnat hankintaan Turun kaupungin eri palvelukokonaisuuksien käyttöön ajalle 1.10.2021 (tavoite) – 30.9.2023, minkä jälkeen sopimusta voidaan jatkaa Tilaajan kirjallisella päätöksellä alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) kahden (2) vuoden pituisella optiokaudella ajalle 1.10.2023 – 30.9.2025.

Hankinnassa on kysymys julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) kansalliset kynnysarvot ylittävästä kansallisesta hankinnasta.

Hankintaa koskeva kansallinen hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 10.5.2021 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku. Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 28.5.2021. Hankinnasta julkaistiin korjausilmoitus 28.5.2021.

Tarjouspyynnössä kuvattiin tarjoajalle asetetut kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset sekä hankinnan kohde ja tuotteille asetetut ehdottomat vaatimukset. Lisäksi tarjouspyynnössä kuvattiin pisteytettävät laatuvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ja osatarjouksia ei hyväksytä.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa on noin 15 800 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus yhden toimittajan kanssa.

Tarjoukset saatiin määräaikaan 11.6.2021 klo 11.00 mennessä seuraavilta toimittajilta: Instru Optiikka Oy, Silmäasema Optiikka Oy, Specsavers Finland Oy, Synsam Group Finland Oy ja Turun Silmäexpertit Oy.

Tarjouspyynnön mukaisesti tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien kelpoisuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten vertailu ja valinta.

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajille asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Hankintalain 105 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa vaatimuksia tarjoajan soveltuvuudelle. Hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta tarjoaja, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia. Hankintayksikkö voi vaatia, että tarjoajat antavat tarjouksensa osana vakuutuksen, että ne täyttävät hankintayksikön asettamat soveltuvuutta koskevat vaatimukset.

Tarjouspyynnössä oli asetettu referenssivaatimukseksi, että ”Tarjoajalla tulee olla kokemusta ja näyttöjä suuren organisaation (yli 1000 työntekijää) näönseulontojen sekä näöntutkimusten ja työlasien toimittamisesta. Riittävän kokemuksen osoittamiseksi tarjoajalla tulee olla viimeisen kolmen (3) vuoden ajalta vähintään kaksi (2) referenssiä edellä vaaditusta (referenssit tulee olla hankittuna tarjouksen jättöhetkeen mennessä).”

Tarjoajien kelpoisuuden arvioinnissa hankintayksikkö on havainnut tarpeen tiedustella Turun Silmäexpertit Oy:ltä sen referenssivaatimuksen täyttymistä. Turun Silmäexpertit Oy:ltä saadun tiedon mukaan sillä ei ole tarjouspyynnössä vaadittuja referenssejä. Turun Silmäexpertit Oy ei ole edellä kuvatulla tavalla tarjoajalle tarjouspyynnössä asetettuja kelpoisuusvaatimuksia referenssien osalta, minkä vuoksi Turun Silmäexpertit Oy suljetaan hankintalain 105 §:n mukaisesti tarjouskilpailusta. Turun Silmäexpertit Oy:n tarjousta ei oteta mukaan tarjousten kelpoisuuden arviointiin eikä tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden arviointiin.

Muiden tarjoajien todettiin täyttävän tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetut kelpoisuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 104 §:n 2 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran olevan hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintailmoitusta, tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Kaikkien tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointiin päässeiden tarjousten todettiin olevan tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukaisia.

Tarjousten vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä valinnan perusteeksi ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan kokonaistaloudellisesti edullisin. Arviointiperusteina ovat palvelun hinta ja laatu. Hinnan painoarvo on 70% ja laadun 30%. Enimmäispistemäärä on 100. Pisteet lasketaan kahden desimaalin tarkkuudella.

Parhaat kokonaispisteet tarjousten vertailussa sai Synsam Group Finland Oy. Tarjousten vertailu esitetään erillisellä liitteellä (Liite 1).

Liite 1 Tarjousten vertailutaulukko

Ehdotus        

Edellä esitetyn perusteella ehdotamme, että

Turun Silmäexpertit Oy suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle, koska se ei ole täyttänyt tarjoajalle tarjouspyynnössä asetettuja kelpoisuusvaatimuksia ja

erityistyölasien, optisesti hiottujen suojalasien, näöntarkastuksien ja näönseulontojen hankinnan toimittajaksi ajalle 1.10.2021 (tavoite)–30.9.2023 valitaan Synsam Group Finland Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          

Päätän, että

Turun Silmäexpertit Oy suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle, koska se ei ole täyttänyt tarjoajalle tarjouspyynnössä asetettuja kelpoisuusvaatimuksia ja erityistyölasien, optisesti hiottujen suojalasien, näöntarkastuksien ja näönseulontojen hankinnan toimittajaksi ajalle 1.10.2021 (tavoite)–30.9.2023 valitaan Synsam Group Finland Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

      Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätiedot: hankinta-asiantuntija, Liisa Heinonen, p. 0400 944 064