Palveluportfoliot-projekti: Juhani Anttonen, va. palvelujen hallinnan johtaja, Järjestämisen toiminto/palvelujen hallinnan yksikkö. Taru Reuna, Turku PLM IT-projektipäällikkö, 14.6.2021:

Turun kaupungille on otettu käyttöön Turku PLM, jota käytetään kaupungin palvelu- ja tuotetietojen keskitettynä hallintajärjestelmänä. Johtaja Tuomas Heikkinen on hankintapäätöksellään 12.10.2020 § 60 päättänyt, että keskitetyn Turku PLM palvelu- ja tuotetiedon hallintajärjestelmän määrittelyn, kehittämisen, käyttöönoton, ylläpidon ja tuen palveluntuottajaksi valitaan Gofore Oy, nykyisin Gofore Lead Oy (9695-2020).

Hankinnan ensimmäisen osan tarkoitus oli tukea Aura-hanketta ja sen jälkeen johtamisjärjestelmän uudistamista, muita palvelunhallinnan integraatioita ja Auran jatkokehitystä. Turku PLM:n toteutuksen viivästyessä Aura-hankkeen tuotantoon siirron siirryttyä 6 kk eteenpäin 1.6.2021 asti, sekä kaupungin johtamisjärjestelmän uudistamisen viivästyminen ovat kasvattaneet keskitetyn Turku PLM:n odotettua työmäärää. Ennakoimattomia lisätöitä ovat aiheuttaneet Aura-hankkeen toteutuksen uudelleen aikataulutus ja sen edellyttämät muutostyöt. Näistä muutoksista johtuen kustannukset tulevat nousemaan yli alkuperäisen hankintapäätöksen ennakoidun arvon.

Ehdotettu tuntimäärän nosto tehdään muuttamalla Gofore Lead Oy:n kanssa tehtyä hankintasopimusta (9695-2020) ajalle 1.8.2021 (tavoite) -31.12.2021.

Kysymyksessä on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukainen sopimusmuutos. Alkuperäisen sopimuskumppanin eli Gofore Lead Oy:n on tarpeen suorittaa lisäpalveluja eli enemmän työntunteja kuin mitä alkuperäisessä sopimuksessa on määritelty. Hankinnan uudelleen kilpailuttaminen ja sopimuskumppanin vaihdos aiheuttaisivat hankintayksikön näkökulmasta kohtuuttoman ja riskialttiin epäjatkuvuustilanteen Turku PLM kehitykseen ja ylläpitoon. Gofore Lead Oy:lla on keskitetyn palvelu- ja tuotetiedon hallinnan järjestelmän rakentamisessa kerääntynyt sellaista tietotaitoa, jota on erittäin vaikea siirtää uudelle sopimuskumppanille. Uudelleen organisointi uuden sopijakumppanin kanssa aiheuttaisi merkittävää haittaa ja viivästymistä hankintayksikön kriittisten Aura-hankkeen jatkokehityksen, CRM-hankkeen ja palveluhallinnan muiden sidosryhmien hankkeiden aikataulujen osalta, kun mahdollisen uuden sopijakumppanin kanssa jouduttaisiin tuottamaan Turku PLM tekniset määritelmät ja ratkaisut uudestaan. Mikäli hankinta kilpailutettaisiin uudestaan, syntyisi tästä merkittäviä lisäkustannuksia, sillä projektien perustaminen tulisi aloittaa alusta.

Sopimusmuutoksen arvo on alle 50 % sopimuksen alkuperäisestä arvosta. Edellä mainitun perustein sopimusmuutos voidaan tehdä hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan.

Esitämme, että Gofore Lead Oy:n kanssa tehtävää sopimusta (9695-2020) muutetaan siten, että Gofore Lead Oy:ltä hankintaan alkuperäisen 700.000 € lisäksi enintään 349.000 € (alv 0%) arvosta lisätunteja liittyen Turku PLM:n kehittämiseen. Kustannukset 1.8.(tavoite)-31.12.2021 ovat enintään 349.000 euroa (alv 0 %). Kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 14280 KH/Tietojärjestelmien kehittäminen, investointinumero M-1002-103730 Smart and Wise.

IT-palvelujohtaja Joni Ilmanen 16.6.2021:

PäätösPäätin, että IT-palvelut hankkii Gofore Lead Oy:n kanssa tehtävää sopimusta (9695-2020) muutetaan siten, että

Gofore Lead Oy:ltä hankintaan alkuperäisen 700.000 € lisäksi enintään 349.000 € (alv 0%) arvosta lisätunteja liittyen Turku PLM:n kehittämiseen. Kustannukset 1.8.(tavoite)-31.12.2021 ovat enintään 349.000 euroa (alv 0 %). Kustannukset kohdistetaan kustannuspaikalle 14280 KH/Tietojärjestelmien kehittäminen, investointinumero M-1002-103730 Smart and Wise.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävällä tilauksella. Sopimus voidaan muuttaa aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen ja oikaisuvaatimusohjeet tiedoksi. Päätös voi muuttua tehdyn oikaisuvaatimuksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Joni Ilmanen

IT-palvelujohtaja

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.