Konsernihallinnon hankintapalvelut, hankinta-asiantuntija Tytti Latva-Teikari 7.6.2021:

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia Turun kaupungn toimialojen käyttöön hankittavista soittimista ja musiikkivälineistä ajalle 1.8.2021 (tavoite) – 31.7.2023, jonka jälkeen sopimusta voidaan tilaajan päätöksellä jatkaa alkuperäisin ehdoin yhdellä (1) kahden (2) vuoden pituisella optiokaudella ajalle 1.8.2023 – 31.7.2025.

Hankinnan ennakoitu arvo vuodessa on noin 50 000 €. Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai arvoon sopimuskauden aikana. Hankinnassa on kysymys julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) kansalliset kynnysarvot ylittävästä kansallisesta hankinnasta.

Hankinta sisältää kaksi (2) osatarjousryhmää:

1. Akustiset soittimet

2. Bändi-/sähkösoittimet ja äänentoista/studiotekniikka

Hankintaa koskeva kansallinen hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 1.4.2021 osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi. Tarjouspyyntö liitteineen lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa osoitteessa www.tarjouspalvelu.fi/turku. Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa 21.4.2021. Hankinnasta julkaistiin korjausilmoitus 22.4.2021.

Tarjoukset tuli antaa sähköisesti Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa. Tarjouspyynnössä kuvattiin tarjoajalle asetetut kelpoisuus- ja vähimmäisvaatimukset sekä hankinnan kohde ja tuotteille asetetut ehdottomat vaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että osatarjoukset hyväksytään osatarjousryhmäkohtaisesti. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin myös, että tarjous ei saa olla ehdollinen eikä siinä voi esittää omia sopimusehtoja.

Tarjous liitteineen tuli jättää suomen kielellä.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että osatarjousryhmittäin valitaan yksi (1) palveluntuottaja ja yksi (1) varatoimittaja. Varatoimittajaa käytetään mikäli valitun toimittajan toimituskyky ei ole tilaajan toimeksiannolle riittävä. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan osatarjousryhmittäin vertailuhinnaltaan halvin ja varatoimittajaksi toiseksi halvin.

Tarjouksia saatiin määräaikaan 6.5.2021 klo 11.00 mennessä neljä (4) kappaletta. Osatarjousryhmiin tarjosivat:

1.Akustiset soittimet

-F-Musiikki Oy

-Musamaailma Oy

-Soitin Laine Oy

-Turkuestradi Oy

2.Bändi-/sähkösoittimet ja äänentoisto/studiotekniikka

-F-Musiikki Oy

-Musamaailma Oy

-Soitin Laine Oy

-Turkuestradi Oy

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1) tarjoajien kelpoisuuden arviointi, 2) tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen ja 3) tarjousten vertailu ja valinta.

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan tuottamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajille asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Hankintalain 105 §:n mukaan hankintayksikkö voi asettaa vaatimuksia tarjoajan soveltuvuudelle. Hankintayksikön on suljettava tarjouskilpailusta tarjoaja, joka ei vastaa asetettuja soveltuvuusvaatimuksia. Hankintayksikkö voi vaatia, että tarjoajat antavat tarjouksensa osana vakuutuksen, että ne täyttävät hankintayksikön asettamat soveltuvuutta koskevat vaatimukset.

Kaikki tarjoajat ovat tarjouksellaan vakuuttaneet täyttävänsä tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetut kelpoisuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Hankintalain 104 §:n 2 momentin mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran olevan hankintailmoituksessa ja tarjouspyynnössä esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintailmoitusta, tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset on suljettava pois tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen sulkeminen pois tarjouskilpailusta ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen sulkemaan tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen pois tarjouskilpailusta.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten vertailu ja valinta

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että osatarjousryhmittäin valitaan yksi (1) palveluntuottaja ja yksi (1) varatoimittaja. Varatoimittajaa käytetään mikäli valitun toimittajan toimituskyky ei ole tilaajan toimeksiannolle riittävä. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan osatarjousryhmittäin vertailuhinnaltaan halvin ja varatoimittajaksi toiseksi halvin.

Tarjoushinta tuli ilmoittaa verottomana kiinteinä kokonaishintoina euroa/kappale.

Osatarjousryhmiin jätettyjen tarjousten arviointi ja vertailu esitetään taulukoissa.

1.Akustiset soittimet

2.Bändi-/sähkösoittimet ja äänentoisto/studiotekniikka

Ehdotus        Edellä esitetyn perusteella ehdotan, että Turun kaupungille hankittavan

-Osatarjousryhmän 1 (Akustiset soittimet) palveluntuottajaksi ajalle 1.8.2021 - 31.7.2023 valitaan Soitin Laine Oy ja varatoimittajaksi F-Musiikki Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

-Osatarjousryhmän 2 (Bändi-/sähkösoittimet ja äänentoisto/studiotekniikka) palveluntuottajaksi ajalle 1.8.2021 - 31.7.2023 valitaan Soitin Laine Oy ja varatoimittajaksi Musamaailma Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisen option käyttöönotosta ajalle 1.8.2023 - 31.7.2025 päätetään erikseen.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätän edellä esitetyn mukaisesti, että

-Osatarjousryhmän 1 (Akustiset soittimet) palveluntuottajaksi ajalle 1.8.2021 - 31.7.2023 valitaan Soitin Laine Oy ja varatoimittajaksi F-Musiikki Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

-Osatarjousryhmän 2 (Bändi-/sähkösoittimet ja äänentoisto/studiotekniikka) palveluntuottajaksi ajalle 1.8.2021 - 31.7.2023 valitaan Soitin Laine Oy ja varatoimittajaksi Musamaailma Oy tarjotuilla hinnoilla sekä muuten tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisen option käyttöönotosta ajalle 1.8.2023 - 31.7.2025 päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tämän hankintapäätöksen tiedoksiannolla, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimuksen allekirjoittamisella. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

Hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Tytti Latva-Teikari, puhelin 040 194 0636