Projektipäällikkö Tapani Järvinen 2.6.2021:

Turun kaupungin konsernihallinnon hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia Turun kaupungille hankittavista viestintätoimistopalveluista ajalle 1.7.2021 - 30.6.2023, minkä jälkeen sopimusta voidaan tilaajan päätöksellä jatkaa alkuperäisin ehdoin enintään kahden vuoden mittaisella optiokaudella.

Hankinta koostuu kahdesta osakokonaisuudesta:

1. Strateginen viestintätoimisto: laajojen kokonaisuuksien, strategian edellyttämien toimien ja kaupungin imagonrakentamiseen liittyvien toimeksiantojen kumppani sekä suunnitteluun että toteutukseen.

2. Toteuttavat viestintätoimistot pienempien kokonaisuuksien toteuttamisten

kumppaniksi tuotannolliseen suunnitteluun ja toteutukseen.

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että Tarjouksen voi antaa yhdestä tai molemmista osakokonaisuudesta sekä että osakokonaisuudesta 1 solmitaan puitesopimus yhden palveluntuottajan kanssa ja osakokonaisuudesta 2 tehdään puitejärjestely, johon valitaan kolme (3) palveluntuottajaa.

Kyseessä on EU-kynnysarvon ylittävä hankinta, josta hankintailmoitus lähetettiin julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa 26.3.2021 ja tarjouspyyntö lähetetiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi-toimittajaportaalissa.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin 13.4. ja samana päivänä julkaistiin hankinnasta korjausilmoitus.

Annettuun määräaikaan 7.5.2021 klo 11.00 mennessä saatiin kymmenen (10) tarjousta. Tarjouksen antoivat:

•Avidly Oyj

•Drama Queen Communications

•Ellun Kanat Oy

•Eurofacts Oy

•Miltton Oy

•MySome Oy

•Otavamedia Oy

•Republic of Communications Oy

•Telegraafi Oy

•Å Communications

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä.

Tarjoukset arvioitiin kolmessa vaiheessa:

1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden arviointi

3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Tarjoajien kelpoisuuden arvioinnissa todettiin kaikkien tarjoajien täyttävän tässä hankintamenettelyssä tarjoajien kelpoisuudelle asetetut vaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Tarjoukset arvioitiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Arvioinnissa todettiin tarjousten täyttävän tarjouspyynnön vaatimukset.

Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta

Valintaperusteeksi ilmoitettiin kokonaistaloudellinen edullisuus siten, että vertailuperusteina käytetään hintaa ja laatua seuraavasti:

OSAKOKONAISUUS 1

1. Hinta, enimmäispisteet 30.

Vertailussa halvin tarjottu tuntihinta saa enimmäispisteet 30. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 30).

2. Laatu, enimmäispisteet 70.

Vertailussa eniten laatupisteitä kerännyt tarjoaja saa laadun enimmäispisteet 70. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa isoimpaan kerättyyn laatupisteiden määrään (tarjoajan laatupisteiden määrä / suurin saatu laatupisteiden määrä x 70).

Osakokonaisuudessa 1 solmitaan puitesopimus parhaat kokonaispisteet saaneen tarjoajan kanssa.

OSAKOKONAISUUS 2

1. Hinta, enimmäispisteet 40.

Vertailussa halvin tarjottu tuntihinta saa enimmäispisteet 40. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa halvimpaan (halvin / vertailtava hinta x 40).

2. Laatu, enimmäispisteet 60.

Vertailussa eniten laatupisteitä kerännyt tarjoaja saa laadun enimmäispisteet 60. Muiden tarjoajien pistemäärä muodostuu suorassa suhteessa isoimpaan kerättyyn laatupisteiden määrään (tarjoajan laatupisteiden määrä / suurin saatu laatupisteiden määrä x 60).

Osakokonaisuudesta 2 tehdään puitejärjestely, johon valitaan kolme parhaat pisteet saanutta tarjoajaa.

Tarjousten vertailu esitetään erillisellä liitteellä.

Liite 1                                  Tarjousten vertailutaulukko

Parhaat pisteet tarjousten vertailussa sai osakokonaisuudessa 1 Miltton Oy. Osakokonaisuudessa 2 kolme parhaat pisteet saanutta tarjoajaa ovat Miltton Oy, Å Communications ja Telegraafi Oy.

Ehdotus        Ehdotan, että Turun kaupungin viestintätoimistopalveluista solmitaan sopimukset tarjotuin hinnoin sekä muutoin tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin ajalle 1.7. 2021 – 30.6.2023

•osakokonaisuuden 1 Strategiset viestintätoimistopalvelut osalta Miltton Oy:n kanssa, ja

•osakokonaisuuden 2 Toteuttavat viestintätoimistot osalta Miltton Oy:n, Å Communications:in ja Telegraafi Oy:n kanssa.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisen option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätän, että Turun kaupungin viestintätoimistopalveluista solmitaan sopimukset tarjotuin hinnoin sekä muutoin tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin ehdoin ajalle 1.7. 2021 – 30.6.2023

•osakokonaisuuden 1 Strategiset viestintätoimistopalvelut osalta Miltton Oy:n kanssa, ja

•osakokonaisuuden 2 Toteuttavat viestintätoimistot osalta Miltton Oy:n, Å Communications:in ja Telegraafi Oy:n kanssa.

Hankintayksikkö ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Mahdollisen option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävillä kirjallisilla sopimuksilla. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä.

Lisätietoja: projektipäällikkö Tapani Järvinen, puhelin 044 907 5896