Hankintapalvelut, hankinta-asiantuntija Liisa Heinonen 2.6.2021:

Turun kaupungin hankintapäällikkö on päätöksellään 24.3.2021 § 29 valinnut Turun kaupungin ja muiden tarjouspyynnössä mainittujen hankintayksiköiden käyttöön hankittavista valkoisen kopiopaperin lavatoimitukset hankinnan (2187-2021) 30.4.2025 päättyvälle sopimuskaudelle toimittajaksi Lyreco Finland Oy:n. Sopimusta voidaan tilaajan päätöksellä jatkaa alkuperäisin ehdoin kahdella (2) vuodella ajalle 1.5.2025–30.4.2027 (optio).

Sopimuskaudella on havaittu, ettei tarjouspyynnössä ole asetettu vaatimuksia koskien kuormalavojen mittoja. Lyreco Finland Oy:n tarjoamat A4-kokoiset kopiopaperit (New Future Laser A4) toimitetaan kuormalavoilla, jotka ovat mitoiltaan 87,3cm x 70cm ja korkeus 141,5cm. Nämä kuormalavat ovat liian kapeita Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin logistiikkakeskuksen hyllyihin, mikä toimii myös Turun kaupungin varastona. Varaston hyllyille sopii EUR-lavat, jotka ovat kooltaan 80cm x 120cm.

Lyreco Finland Oy on tarjonnut EUR-lavoilla olevaa kopiopaperia (Budget A4) hintaan 2,34 €/rsi. Tämä paperi täyttää tarjouspyynnön muut paperille asetetut ehdottomat vaatimukset. Lyreco Finland Oy on antanut suostumuksensa sille, että kopiopaperi vaihdetaan em. tavalla kesken sopimuskauden Turun kaupungin osalta.

Ehdotettu lavakoon muutos Lyreco Finland Oy:n kanssa tehdään muuttamalla tehtyä hankintasopimusta (2187-2021).

Kysymyksessä on julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukainen sopimusmuutos. Alkuperäisen sopimuskumppanin eli Lyreco Finland Oy:n on tarpeen suorittaa edellä kuvattuja ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät ole sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen. Alkuperäisen sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisesta syystä. Turun kaupungilla on jo voimassa oleva hankintasopimus Lyreco Finland Oy:n kanssa. Mikäli kaupunki joutuisi vaihtamaan sopimuskumppania, tarkoittaisi tämä sitä, että kaupungilla olisi kaksi voimassa olevaa sopimusta liittyen valkoisen kopiopaperin toimitukseen. Em. mainittua tilannetta ei voida pitää tarkoituksenmukaisena kaupungille taloudellisesta syystä. Sopimuskumppanin vaihtaminen aiheuttaisi hankintayksikön näkökulmasta myös merkittävää haittaa kahden päällekkäisen sopimuksen hallinnoinnin takia. Lisäksi sopimuskumppanin vaihtaminen aiheuttaisi kohtuuttoman ja riskialttiin epäjatkuvuustilanteen kopiopaperien toimituksiin.

Sopimusmuutoksen arvo on alle 50 % sopimuksen alkuperäisestä arvosta. Edellä mainitun perustein sopimusmuutos voidaan tehdä hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan.

Liite 1 Sopimusmuutos koskien valkoisen kopiopaperin lavatoimitusten vaihtoa

Ehdotus        Ehdotan, että Lyreco Finland Oy:n kanssa tehtyä sopimusta (2187-2021) muutetaan siten, että Lyreco Finland Oy:lta hankitaan jatkossa Turun kaupungille EUR-lavoilla toimitettavaa kopiopaperia Budget A4 hintaan 2,34 €/rsi. Tällä päätöksellä ei ole vaikutusta muiden hankintayksiköiden sopimuksiin.

          Hankintapäällikkö, Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös           Päätän, että Lyreco Finland Oy:n kanssa tehtyä sopimusta (2187-2021) muutetaan siten, että Lyreco Finland Oy:lta hankitaan jatkossa Turun kaupungille EUR-lavoilla toimitettavaa kopiopaperia Budget A4 hintaan 2,34 €/rsi. Tällä päätöksellä ei ole vaikutusta muiden hankintayksiköiden sopimuksiin.

Hankintayksikköä sitova sopimusmuutos eivät synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimusliitteen allekirjoittamisella.

Tilaaja ei sitoudu tiettyyn hankintamäärään tai -arvoon.

Hankintayksikköä sitova sopimusmuutos ei synny tällä päätöksellä, vaan

vasta erikseen tehtävän kirjallisen sopimusliitteen allekirjoittamisella.

Hankintasopimukset voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä,

kun asianosainen on saanut tai hänen voidaan katsoa saaneen päätöksen

ja oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus ovat liitteenä.

Lisätiedot: hankinta-asiantuntija, Liisa Heinonen, 0400 944 064