Sisäinen tarkastus, tarkastusjohtaja Tuula Weckman 23.4.2021:

Sisäinen tarkastus tekee säännöllisesti selvityksiä kaupungin hankinnoista, mm. ohiostoista ja SAP-hankintojen prosenttiosuuksista suhteessa esim. suorahankintoihin. Selvitykset tehdään tällä hetkellä käsityönä, mikä vie huomattavan määrän aikaa. Lisäksi näiden selvityksien edellyttämä tietojen yhdistely on manuaalisesti tehtynä haastavaa suuren tietomäärän vuoksi. Graafianalytiikkaa hyödyntämällä lähdeaineistojen yhdistelyä ja analysointia pystytään automatisoimaan. Hankinta-analytiikkaa hyödyntämällä saavutetaan seuraavia hyötyjä:

-       säästöt työajassa

-       tarkastuksien osumatarkkuus paranee

-       selvityksien kattavuus paranee nykyisestään

-       selvityksen näkökulmaa voidaan laajentaa mm. erilaisiin yritysyhteyksiin, joka parantaa tuotetun tiedon hyödyntämistä.

Hankinnan tuloksista merkittävin on graafianalytiikan mahdollisuuksien kartoittaminen hankintoja koskevan tarkastustoiminnan automatisoinnissa. Samalla tullaan selvittämään, onko analytiikkaa mahdollista laajentaa myös muun tyyppisiin sisäisen tarkastuksen tehtäviin. Projektissa syntyviä tietomalleja, algoritmeja ja muita tuotoksia tullaan joka tapauksessa käyttämään hankkeen tuotantokäyttöön tähtäävän jatkovaiheen pohjana.

Kuntien Tiera Oy on tarjonnut kaupungin sisäisen tarkastuksen toimistolle robotiikkaan perustuvan hankinta-analytiikkaohjelman kehittämistä. Tarjous vastaa samalla toimistossa aiemmin määriteltyjä karkean tason tarpeita hankintojen seurannan ja valvonnan toimintatapojen kehittämisestä.

Sisäisen tarkastuksen toimisto on seurannut vuosittain mm. toimialojen hankintojen aikataulutusta, kilpailutettujen hankintapaikkojen hyödyntämistä sekä niin sanottuja ohiostoja. Seuranta on vaatinut paljon manuaalista tietojen kokoamista ja analysointia ja on ollut siitä syystä erittäin paljon resursseja vaativaa työtä.

Onnistuessaan hanke tuottaa kustannussäästöjä työajan tehokkaampana käyttönä manuaalisen työn vähenemisen myötä ja mahdollistaa myös hankintojen nykyistä kattavamman seurannan ja analyysin. Kuntien Tiera Oy:n alihankkijana projektissa tulee toimimaan Turku City Data Oy, jolla on jo käytössään pitkälti yllä kuvattua tarvetta vastaava analytiikka. Projektin jatkosta tehdään erillinen esitys ensimmäisen vaiheen onnistumisen arvioinnin jälkeen.

Projektin ensimmäisen vaiheen kustannukset ovat 9.360 euroa (alv 0%). Kustannukset esitetään suoritettavaksi sisäisen tarkastuksen kustannuspaikalta 11102 asiantuntijapalveluihin kohdennettuna.

Toimivalta hankinta-asiassa on hallintojohtajalla konsernihallinnon hallinnonjärjestämispäätöksen 10 §:n mukaan.

Edellä mainituilla perusteilla esitän, että hankinta-analytiikkaan perustuvan sovelluksen ensimmäisen vaiheen rakentaminen käynnistetään yhteistyössä Kuntien Tiera Oy:n kanssa siten, että yhtiön alihankkijana projektissa toimii Turku City Data Oy. Projektin ensimmäisen vaiheen kustannukset ovat 9.360 euroa (alv 0%) ja maksetaan kustannuspaikalta 11102.

Hallintojohtaja Max Lönnqvistin varahenkilö, hallintopäällikkö Päivi Ahvenainen:

PäätösPäätin hankkia hankinta-analytiikkasovelluksen kehittämispalvelun esityksen mukaisesti Kuntien Tiera Oy:n alihankkijana toimivalta Turku City Data Oy:ltä 9.360 euron (alv 0%) hintaan. Kustannukset kohdistetaan sisäisen tarkastuksen kustannuspaikalle 11102.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny päätöksen tiedoksiannolla vaan vasta erikseen tehtävällä tilauksella. Päätös voi muuttua hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Päivi Ahvenainen

hallintopäällikkö, hallintojohtajan varahenkilö

Oikaisu- ja valitusosoitusohje liitteenä