Kiinteistön ylläpitoinsinööri Petri Tulonen ja hankintapalvelut hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen 6.5.2021:

Asian tausta

Turun kaupungin tilapalveluiden ylläpitopäällikkö on päättänyt 25.3.2021 § 4 valita Hirvensalon alueen kiinteistöjenhoitopalveluiden palveluntuottajaksi 1.5.2021 alkaen L&T Kiinteistöhuolto Oy:n.

Päätöksen tekemisen jälkeen päätöksessä huomattiin virhe, jonka seurauksena hankintayksikkö otti omasta aloitteestaan käsiteltäväksi hankintaoikaisun.

Hankintaoikaisu perusteluineen 

Sovellettavat oikeusohjeet

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016) 3 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Hankintalain 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen hylkääminen ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen hylkäämään tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen.

Hankintalain 132 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikkö voi itse poistaa virheellisen päätöksensä tai peruuttaa muun hankintamenettelyssä tehdyn ratkaisun, jolla on oikeudellisia vaikutuksia ehdokkaiden tai tarjoajien asemaan, ja ratkaista asian uudelleen (hankintaoikaisu), jos päätös tai muu hankintamenettelyssä tehty ratkaisu perustuu lain soveltamisessa tapahtuneeseen virheeseen tai jos asiaan on tullut sellaista uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen, ratkaisuun tai hankintasopimuksen tekemisen edellytyksiin.

Asianosaisten lausunnot 

Hankintayksikkö on varannut 30.4.2021 asianosaisille tilaisuuden antaa lausunnon hankintaoikaisuvaatimuksen vireille tulon johdosta.

Coor Service Managent Oy katsoo 3.5.2021 antamassaan lausunnossaan, että se kannattaa annettujen tietojen perusteella hankintaoikaisun tekemistä.

Arkea Oy katsoo 4.5.2021 antamassaan lausunnossaan, että tarjouspyynnössä on edellytetty neljää (4) kiinteistönhoitajaa, eikä L&T Kiinteistönhuolto Oy:n tarjous ole vastannut tarjouspyyntöä ja se tulee tarjouspyynnön vastaisena hylätä.

L&T Kiinteistöhuolto Oy katsoo 4.5.2021 antamassaan lausunnossaan, että tarjouspyyntöasiakirjoista ei ole käynyt yksiselitteisesti ilmi tarjouksiin sisällytettävien kiinteistönhoitajien lukumäärä. Tarjoajien huomattavan erilaiset hinnoittelut viittaavat myös siihen, että tarjouskilpailuun osallistuneet eivät ole ymmärtäneet tarjouspyyntöä samalla tavalla. Tarjousten vertailua ei ole voitu toteuttaa tarjouspyynnössä ilmoitetuin ja hankintalain edellyttämin tavoin. L&T Kiinteistöhuolto Oy:n näkemyksen mukaan tämä on johtanut hankintalain vastaiseen lopputulokseen, jonka oikaisu vaatii hankinnan keskeyttämisen ja uudelleen kilpailuttamisen tarkennetulla tarjouspyynnöllä.

RTK-Palvelu Oy ja JR-Care Oy eivät ole niille varatusta tilaisuudesta huolimatta antaneet lausuntoa asiassa. 

Asian arviointi 

Tarjouspyynnössä on useissa kohdissa todettu, että Palveluntuottaja nimeää ennen sopimuksen allekirjoittamista kokopäiväiset kiinteistönhoitajat (esim. s.15, 18 ja 22). Lisäksi tarjouspyynnössä (s.15/33) on todettu seuraavaa: ’’Jos Palveluntuottaja tuottaa palvelua usealla alueella kaupungin kohteissa, nimetyt henkilöt eivät voi olla kohteille jo nimettyjä henkilöitä". Tarjouspyynnön liitteessä 2, kohdetiedot, mainittiin kiinteistöryhmittäin kiinteistönhoitajien minimäärä. Kiinteistönhoitajia tuli olla minimissään neljä (4).

Tarjouspyynnössä (s. 27/33) on myös todettu seuraavaa:

’’ Tarjottujen kuukausihintojen tulee sisältää kaikki tarjouspyynnössä, palvelunkuvauksessa / tehtävänkuvauksissa esitetyt työt palkka- ja yleiskuluineen sekä töissä tarvittavat laitteet ja koneet ellei muuta ole mainittu, lukuun ottamatta arvonlisäveroa.’’

Lisäksi tarjouspyynnössä todettiin, että tarjous hylätään, jos tarjouspyyntöasiakirjassa esitetyt vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä (s.29/33).

L&T Kiinteistöhuolto Oy:n kanssa 13.4.2021 käydyssä selonottoneuvottelussa kävi ilmi, että L&T Kiinteistöhuolto Oy:n tarjous ei ole sisältänyt tarjouspyynnön mukaisesti neljää (4) kiinteistönhoitajaa, eikä L&T Kiinteistönhuolto Oy:n tarjotut kuukausihinnat sisällä kaikkia tarjouspyynnössä, palvelukuvauksessa/tehtävänkuvauksessa esitettyjä töitä palkka- ja yleiskuluineen.

Asiassa on em. perustein hankintapäätöksen tekemisen jälkeen tullut ilmi hankintalain 132 §:ssä tarkoitettua uutta tietoa, joka voi vaikuttaa päätökseen ja jonka perusteella hankintayksikölle syntyy oikeus oikaista ylläpitopäällikön hankintapäätöstä 25.3.2021 § 4.

L&T Kiinteistönhuolto Oy:n tarjous on ollut tarjouspyynnön vastainen ja se tule hankintaoikaisuna hylätä tarjouspyynnön vastaisena hankintalain 74 §:n mukaisesti, eikä yrityksen tarjousta tule ottaa mukaan tarjousten vertailuun.

Muiden tarjoajien Arkea Oy:n, Coor Service Management Oy:n, JR-Care Oy:n ja RTK-Palvelu Oy:n kiinteistöhoitajien mitoitukset olivat tarjouspyynnön mukaisia.

Tarjousten vertailu ja tarjousten valinta 

Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että annetuista tarjouksista valitaan se, joka ovat kokonaistaloudellisesti edullisin.

Arviointiperusteena oli ryhmän kokonaishinta / vuosi, erillisveloituksena tehtävät työt, kohteiden käyttäjien tarvitsemat lisäpalvelut sekä palvelukoordinaattori arvioiduilla määrillä.

Vertailuissa käytettiin tarjouspyynnössä ilmoitettuja määriä. Arvioidut määrät eivät sido tilaajaan.

Hankinnalle asetetut laatuvaatimukset oli esitetty huoltodokumenteissa, eikä niitä pisteytetty.

Sopimuskauden alkaminen 

Tämän hankintaoikaisun johdosta uusi sopimuskausi voi alkaa aikaisintaan 1.8.2021. Nykyisen palveluntuottajan Arkea Oy:n kanssa on sovittu, että heidän sopimusta jatketaan 31.7.2021 asti.

Ylläpitopäällikkö Soile Viiri:

Päätös

Päätän, että tilapalveluiden ylläpitopäällikön hankintapäätöstä 25.3.2021 § 4 oikaistaan seuraavasti:

·         L&T Kiinteistöhuolto Oy:n tarjous hylätään edellä esitetyin perustein ja

·         Hirvensalon alueen kiinteistöjen ja ulkoalueiden hoitotöiden sekä rakennusten teknisten järjestelmien hoito- ja huoltotöiden palveluntuottajaksi valitaan 1.8.2021 alkaen Coor Service Management Oy tarjouspyyntöasiakirjojen ja tarjouksen mukaisin ehdoin.

Hankintayksikköä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävien kirjallisten sopimuksien allekirjoittamisilla, jotka voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun asianosainen on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen sekä oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Soile Viiri

ylläpitopäällikkö

Oikaisuohje ja valitusosoitus liitteenä

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Kirsi Mäntynen, puhelin 044 907 5894.