Hankinta-asiantuntija Samu Laaksonen 30.4.2021:

Turun kaupungin Konsernihallinnon Hankintapalvelut on pyytänyt avoimella hankintamenettelyllä tarjouksia Turun kaupungin, Turun Vesihuolto Oy:n ja Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin käyttöön hankittavista pehmopapereista ja jätesäkeistä 31.3.2023 päättyvälle sopimuskaudelle, jonka jälkeen sopimusta voidaan tilaajan päätöksellä jatkaa alkuperäisin ehdoin kahden (2) vuoden mittaisella optiokaudella 1.4.2023 - 31.3.2025. Tarjouspyynnössä arvioitu hankinnan kokonaisarvo optiokausineen on 3 228 000,00 € ilman arvonlisäveroa.

Hankinnassa on viisi (5) osakokonaisuutta: 1) Pehmopaperit, 2) Jätesäkit, 3) biopussit, 4) Jätesäkit jätekuilussa käytettäväksi ja 5) Veteen liukenevat pyykkisäkit. Tarjouspyynnössä ilmoitettiin, että jokaiseen osakokonaisuuteen valitaan yksi toimittaja, jonka kanssa solmitaan puitesopimus. Osa tarjoukset hyväksyttiin ryhmittäin, mutta ei ryhmän sisällä.

Hankintasopimukset tehdään kahdessa eri vaiheessa. Ensimmäisessä vaiheessa tehtiin osa-alueiden 1) Pehmopaperit, 3) Biopussit ja 5) Veteen liukunevat pyykkisäkit puitesopimukset Turun kaupungin konserninhallinnon hankintapäällikön päätöksellä 17.3.2021 535-2021 § 28.

Osa-alueiden 2) Jätesäkit ja 4) Jätesäkit jätekuilussa käytettäväksi päätökset tehdään tällä päätöksellä.

Hankinnasta lähetettiin 20.1.2021 ilmoitus julkaistavaksi HILMA-ilmoituskanavassa osoitteessa www.hankintailmoitukset.fi, EU:n virallisen lehden (EUVL) täydennysosassa (S-osa) sekä Tenders Electronic Daily (TED)-tietokannassa EU:n laajuisesti. Tarjouspyyntö lähetettiin julkaistavaksi samana päivänä Tarjouspalvelu.fi -toimittajaportaalissa.

Hankinnasta esitettyihin kysymyksiin vastattiin 10.2.2021.

Annettuun määräaikaan 22.2.2021 klo 11.00 mennessä saapui yhteensä 18 tarjousta tarjouspyyntökokonaisuuteen. Tarjoukset päätöksen osa-aluekohtaisesti:

2) Jätesäkit

•Clean Key Oy

•Hel-Pack Oy

•Insinööritoimisto Pentti Laiho Ky

•Lapin Muovi Oy

•OneMed Oy

•Sauplast Oy

•VeliMark Oy

4) Jätesäkit jätekuilussa käytettäväksi

•Chalara Oy

•Hel-Pack Oy

•Insinööritoimisto Pentti Laiho Ky

•SafeSack Finland Oy

•Sauplast Oy

•TOOLS Finland Oy/ TOOLS Turku

•Velimark Oy

Tarjouspyynnössä kuvattiin hankinnan kohde ja ehdottomat vaatimukset sekä tarjoajalle ja tarjoukselle asetetut vähimmäisvaatimukset.

Tarjoukset arvioitiin kolmessa vaiheessa:

1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen

3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja valinta

Tarjoajien kelpoisuuden arviointi

Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisessä vaiheessa selvitetään tarjoajien edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tätä arvioitiin tarjouspyynnössä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla.

Kaikki tarjoajat vakuuttavat täyttävänsä tässä hankintamenettelyssä tarjoajalle asetetut kelpoisuusvaatimukset.

Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuus

Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjoukset tarkistettiin suhteessa niihin vaatimuksiin, joita tarjouspyynnössä edellytettiin.

Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 74 §:n mukaan tarjoajan tulee tarjouksessaan osoittaa tarjoamansa tavaran, palvelun tai rakennusurakan olevan tarjouspyynnössä ja muissa hankinta-asiakirjoissa esitettyjen vaatimusten mukainen. Hankintayksikön on suljettava tarjouspyyntöä tai tarjousmenettelyn ehtoja vastaamattomat tarjoukset tarjouskilpailusta. Oikeuskäytännössä on vakiintuneesti katsottu, että sisällöltään tarjouspyyntöä vastaamattoman tarjouksen hylkääminen ei ole ainoastaan hankintayksikön oikeus, vaan hankintayksikkö on tarjoajien tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaamiseksi velvollinen hylkäämään tarjouspyynnön vastaisen tarjouksen.

Lisäksi tarjouspyynnössä on todettu seuraavaa:

’’ Tarjous hylätään jos tarjouspyyntöasiakirjoissa esitetyt vaatimukset eivät täyty tai jos tarjous ei muilta osin vastaa tarjouspyyntöä.’’ (s. 38)

’’Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään.’’ (s. 39)

Osa-alue 2) Jätesäkit

Toimittajilta pyydettiin tarjouspyynnön mukaisesti tuotteita tuotetestaukseen. Hankintayksikkö on tuotetestauksen yhteydessä havainnut, että tarjouspyyntö on tulkinnanvarainen ja epäselvä vähimmäisvaatimusten testaamisen osalta, minkä perusteella osa-alue 2 tullaan keskeyttämään jäljempänä esitetyin perustein.

Osa-alue 4) jätesäkit jätekuilussa käytettäväksi

Tuotteiden vähimmäisvaatimukset tarjouspyynnössä:

•Vähimmäisvaatimukset: 750X1200X0,09MM, monikerroskalvollinen. Valmistusmateriaali: LLDPE

•Vähimmäisvaatimukset: 600X1100X0,120MM, monikerroskalvollinen, leveys maksimissaan 600 mm. Valmistusmateriaali: LLDPE

Insinööritoimisto Pentti Laiho Ky ilmoittaa tarjouksensa liitteessä 2 tuotteiden olevan yksikalvoisia. Insinööritoimisto Pentti Laiho Ky:n tarjous osa-alueessa 4) Jätekuilussa käytettävä jätesäkit hylätään tarjouspyynnön vastaisena, eikä sitä oteta vertailuun mukaan.

Arvioinnissa todettiin muiden toimittajien tuotteiden arvioinnista seuraavaa:

•Tarjouspyynnön vähimmäisvaatimus: ”Pyydetyt tuotteet tulee toimittaa tilaajalle neljässä (4) työpäivässä.” Velimark Oy:n ei toimittanut kokonaisia testituotteita testattavaksi. Toimitti pelkät näytepalat tuotteesta, joten tuotteiden vähimmäisominaisuuksien täyttymistä ei voitu todentaa.

•Tarjouspyynnön vähimmäisvaatimukset: ”Tarjotut jätesäkit ovat neitseellisestä materiaalista valmistettuja” ja ”Tarjottujen jätesäkkien tulee kestää jätekuilusta pudottamisen.” Chalara Oy:n tuotteista petti pohja tuotteita avattaessa. Tuotteet eivät ole näin ollen käyttökelpoisia jätekuilusäkkeinä lisäksi materiaali ei ollut tarjouspyynnön mukaista.

•Tarjouspyynnön vähimmäisvaatimus: ”Tarjotut jätesäkit ovat neitseellisestä materiaalista valmistettuja” SafeSack Finland Oy:n tuotteet eivät vastanneet tarjouspyyntöä materiaalin osalta.

•Hel-Pack Oy:n, Tools Finland Oy:n ja Sauplast Oy:n tuotteet täyttivät tarjouspyynnön vähimmäisvaatimukset.

Todettiin Hel-Pack Oy:n, Tools Finland Oy:n ja Sauplast Oy:n tuotteiden täyttävän tarjouspyynnön vähimmäisvaatimukset osa-alueen 4) Jätesäkit jätekuilussa osiossa.

Tarjousten vertailuun tulee ottaa vain tarjouspyynnön mukaisia tarjouksia.

Tarjousten hintavertailu ja tarjousten valinta

Valintaperusteeksi ilmoitettiin osakokonaisuuksittain halvin hinta, huomioiden tarjouspyynnössä ilmoitetut arvioidut vuotuiset hankintamäärät.

Tarjousten vertailu esitetään erillisellä liitteellä.

Liite 1      Tarjousten vertailutaulukko

Osa-alue 4) Jätesäkit jätekuilussa käytettäväksi halvimman tarjouksen antoi Sauplast Oy.

Hankinnan keskeyttäminen osa-alue 2) Jätesäkit

Hankintalain 3 §:n 1 momentin mukaan hankintayksikön on kohdeltava hankintamenettelyn osallistujia ja muita toimittajia tasapuolisesti ja syrjimättömästi sekä toimittava avoimesti ja suhteellisuuden vaatimukset huomioon ottaen.

Hankintalain 125 §:n 1 momentin mukaan hankintamenettely voidaan keskeyttää vain todellisesta ja perustellusta syystä. Perusteltuna syynä voidaan hankintalain 125 §:ään johtaneen valmisteluaineiston nojalla pitää esimerkiksi tarjouspyynnön tulkinnanvaraisuutta ja virheellisyyttä.

Hankintalain 125 §:n 2 momentin mukaan hankintamenettelyn keskeyttämistä koskevaan ratkaisuun sovelletaan, mitä hankintaa koskevasta päätöksestä säädetään hankintalain 123 §:ssä. Hankintalain 123 §:n mukaan hankintayksikön on tehtävä ehdokkaiden ja tarjoajien asemaan vaikuttavista ratkaisuista sekä tarjousmenettelyn ratkaisusta kirjallinen päätös, joka on perusteltava.

Hankintayksikkö keskeyttää osa-alueen 2) Jätesäkit hankintamenettelyn hankintaa tekemättä. Keskeyttämisen syynä on tarjouspyynnön tulkinnanvaraisuus ja virheellisyys tuotteiden vähimmäisvaatimuksien arvioinnin osalta. Esimerkiksi tuotteiden vähimmäisvaatimuksen arviointia ja tuotteiden testausta ei ole kuvattu tarjouspyynnössä kattavasti, jolloin tuotteiden testaamisessa ei ole voitu taata tarjoajien tasapuolista asemaa hankintamenettelyssä. Myös tuotteiden hajuttomuuskriteeri on määritelty suppeasti tarjouspyynnössä, jolloin tarjoajilla ei ole selkeää kuvaa sitä, mitä hajuttomuudella on tarkoitettu ja millaisia vaatimuksia tuotteelta edellytetään hajuttomuuden osalta.

Hankintayksiköllä on edellä mainitusta syystä todellinen ja perusteltu syy keskeyttää hankintamenettely. Keskeyttämispäätöstä tehtäessä toimitaan tasapuolisesti ja tarjoajia syrjimättä.

Hankintayksikkö tulee käynnistämään hankinnan kohteessa uuden hankintamenettelyn, joka on keskeytettyyn hankintamenettelyyn nähden erillinen ja uusi prosessi.

Ehdotus        Ehdotan, että

•Osa-alueen 2) Jätesäkit hankinta keskeytetään edellä esitetyin perustein hankintaa tekemättä ja hankinnan kohteesta käynnistetään uusi hankintamenettely, joka on keskeytettyyn hankintamenettelyyn nähden erillinen ja uusi prosessi. Hankintamenettelyn keskeyttäminen ei vaikuta Turun kaupungin konserninhallinnon hankintapäällikön hankintapäätökseen muiden osa-alueiden täytäntöönpanoon.

•Velimark Oy:n, Chalara Oy:n, SafeSack Finland Oy:n ja Insinööritoimisto Pentti Laiho Ky:n tarjoukset hylätään tarjouspyynnön vastaisena osa-alueen 4) Jätesäkit jätekuilussa käytettäväksi osalta.

•Turun kaupungin, Turun Vesihuolto Oy:n ja Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin käyttöön hankittavien pehmopaperien ja jätesäkkien toimittajaksi 31.3.2023 päättyvälle sopimuskaudelle valitaan osa-alueeseen 4) Jätesäkit jätekuilussa käytettäväksi halvimman tarjouksen antanut Sauplast Oy tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin hinnoin ja ehdoin.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Tarjouspyynnössä olleita tuotteita tullaan tilaamaan tarpeen mukaan sopimuskauden aikana, eivätkä hankintayksiköt sitoudu tiettyihin hankintamääriin tai -arvoon.

Hankintapäällikkö Susanna Sarvanto-Hohtari:

Päätös          Päätän, että

•Osa-alueen 2) Jätesäkit hankinta keskeytetään edellä esitetyin perustein hankintaa tekemättä ja hankinnan kohteesta käynnistetään uusi hankintamenettely, joka on keskeytettyyn hankintamenettelyyn nähden erillinen ja uusi prosessi. Hankintamenettelyn keskeyttäminen ei vaikuta Turun kaupungin konserninhallinnon hankintapäällikön hankintapäätökseen muiden osa-alueiden täytäntöönpanoon.

•Velimark Oy:n, Chalara Oy:n, SafeSack Finland Oy:n ja Insinööritoimisto Pentti Laiho Ky:n tarjoukset hylätään tarjouspyynnön vastaisena osa-alueen 4) Jätesäkit jätekuilussa käytettäväksi osalta.

•Turun kaupungin, Turun Vesihuolto Oy:n ja Varsinais-Suomen sairaanhoitopiirin käyttöön hankittavien pehmopaperien ja jätesäkkien toimittajaksi 31.3.2023 päättyvälle sopimuskaudelle valitaan osa-alueeseen 4) Jätesäkit jätekuilussa käytettäväksi halvimman tarjouksen antanut Sauplast Oy tarjouspyynnön ja tarjouksen mukaisin hinnoin ja ehdoin.

Mahdollisesta option käyttöönotosta päätetään erikseen.

Tarjouspyynnössä olleita tuotteita tullaan tilaamaan tarpeen mukaan sopimuskauden aikana, eivätkä hankintayksiköt sitoudu tiettyihin hankintamääriin tai -arvoon.

Hankintayksikköjä sitova sopimus ei synny tällä päätöksellä, vaan vasta erikseen tehtävillä kirjallisilla sopimuksilla. Päätös voi muuttua tehdyn valituksen, hankintaoikaisun tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella.

Hankintasopimus voidaan tehdä ja päätös panna täytäntöön aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen päätöksen, oikaisuohjeen ja valitusosoituksen tiedoksi.

Susanna Sarvanto-Hohtari

hankintapäällikkö

Oikaisu ja valitusosoitus liitteenä

Lisätietoja: hankinta-asiantuntija Samu Laaksonen, puhelin 040 482 8852

Jakelu

ao   tarjoajat

tied   Kaupunginhallitus

tied   Turun Vesihuolto Oy

tied   Varsinais-Suomen sairaanhoitopiiri

tpv   Samu Laaksonen